СКАЧАТЬ БЛАНК ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ
СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ
Как правильно написать докладную записку
Чтобы правильно составить документ можно использовать образцы и бланки.
- Образец – это уже готовый пример докладной записки. Его использование помогает исключить вероятность появления недочетов, которые могут негативно сказаться на скорости рассмотрения докладной записки.
- Бланк – это незаполненный документ, его нужно заполнить самостоятельно.
Докладная записка должна быть написана информационно и раскрыто. Необходимо самостоятельно изложить все мысли, описать важные моменты, прикрепить доказательства в случае их наличия, и только после этого отправлять документ на рассмотрение.
Особенности написания докладной
Докладная записка директору может оформляться на основании имеющегося в компании образца, следуя определенным требованиям относительно формы и содержания. Однако никто не может запретить подготовить докладную записку в свободной форме.
Главная цель написания записки заключается в передаче важной информации. В отличие от служебной записки или заявления, в ней отсутствует просьба или требования что-то сделать. Преимущественно это описание той или иной работы, возникшей проблемы, недопонимания, сложности с осуществлением рабочего процесса вследствие некомпетентности сотрудников и так далее.
В начале докладная записка содержит, как правило, фразу « довожу до вашего сведения…», и только после этого описывается ситуация, проделанная работа, возникшая проблема и так далее. В верхней части должно присутствовать, кому адресована записка – на основании этих сведений она будет передана тому или иному лицу. Важно указать не только ФИО, но и должность.
Получается, что докладная записка отличается от иных форм документов, которые также могут оформляться работниками в компании.
Как правильно написать докладную записку
Докладная записка имеет понятную и простую форму – не требуется указание большого количества личных сведений, а также личное посещение руководства для ее рассмотрения.
Докладная записка руководителю должна быть написана грамотно, чтобы у адресата не возникало вопросов и недопониманий. Поэтому важно понять, по каким принципам составляется документ, просмотреть пример докладной записки и сравнить ее со своим полученным результатом:
В докладной записке должна быть указана причина ее составления. Допускается использовать сокращения, но в небольшом количестве, чтобы не возникало недопониманий во время прочтения. Также рекомендуется исключать сложные термины и запутанные формулировки. Желательно писать сухо и по фактам, чтобы руководителю не пришлось тратить много времени на чтение длинного текста. Кстати, часто первыми разбираются небольшие по объему обращения, поскольку на них требуется малое количество времени.
Объективное предоставление сведений, без появления личных чувств и ощущений, а также отсутствие критики и осуждений – важный аспект. Не стоит предаваться чувствам и негативно высказываться относительно работы компании или коллег – это может указать руководителю на гиперэмоциональность работника.
В конце записки поставьте подпись. Если в записке все четко описано – ее будет достаточно для рассмотрения ситуации и принятия того или иного решения.
Виды должностных записок
Выделяют 3 основных вида:
- Инициативные. Содержат предложение, которое подкрепляется фактами и логическими выводами.
- Информационные. Доводят до руководителя сведения о состоянии работы на текущий момент, выполненных целях и задачах, промежуточных результатах.
- Отчетные. Формируются после окончания работы или выполнения распоряжений, данных сотруднику.
Примеры докладных записок
Такая записка является подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Ведь чтобы наложить на сотрудника дисциплинарное взыскание, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.
В докладной записке укажите Ф.И.О. и должность отсутствующего работника, дату и время его отсутствия, укажите ссылку на пункт и реквизиты документа, который работник нарушил (как правило, это трудовой договор).
Подробнее о составлении такой записки смотрите в Консультант Плюс по ссылке.
