Основным документом, подтверждающим наличие у человека рабочего стажа, выступает трудовая книжка. Вписанная в нее информация отражает прием на должность, перевод и увольнение. Причём фиксация сведений в трудовой книжке невозможна без заключения трудового контракта между сотрудником и нанимателем. Хотя договор найма на работу без трудовой книжки всё-таки может быть оформлен в исключительных случаях.
Ситуации, которые допускает закон
Из трудового законодательства вытекает ряд оснований, когда оформление по трудовому договору без трудовой книжки можно считать не нарушающим нормы права.
В частности:
- физическое лицо принято на должность в качестве совместителя;
- трудовые функции протекают дистанционно;
- в роли работодателя выступает физическое лицо, не имеющее статуса ИП;
- общий срок отработанного времени в компании не достиг минимального 5-дневного лимита.
Записи в трудовой книжке рекомендуем оформлять после первого выхода на рабочее место новопринятого человека.
При прогуле в первый же рабочий день договор с физическим лицом может быть аннулирован работодателем в одностороннем порядке. В этой ситуации заполнять трудовую не надо. Но если запись о приеме уже была сделана, она должна быть отменена по причине аннулирования трудового контракта.
Также см. «Правила заполнения трудовых книжек в 2018 году».
Особенности оформления дистанционных работников
Под дистанционным выполнением должностных обязанностей подразумевают работу наемного специалиста за пределами территории нанимателя. Его контакты с руководством фирмы идут обычно через интернет-связь. С таким специалистом может быть заключен трудовой договор без записи в трудовую книжку.
Критерии признания работы дистанционной следующие:
- фактическое рабочее место оборудовано за пределами территории компании-нанимателя;
- работник находится в РФ;
- трудовым графиком не предусмотрены командировки;
- рабочие отношения исключают наличие личных контактов с другими членами трудового коллектива и/или руководством предприятия.
Также см. «Электронный трудовой договор: новая возможность в 2018 году».
Если работодатель – физическое лицо
Физлица могут быть работодателями в качестве ИП или в качестве субъекта хозяйствования без статуса предпринимателя. Первые обязаны заниматься оформлением трудовых книжек по наемному персоналу, вторые – не уполномочены принимать на хранение трудовые и вносить в них записи.
Если произошло оформление по трудовому договору без трудовой книжки, подтверждением рабочего стажа будет соглашение с нанимателем.
Особенность сотрудничества с работодателями из числа физических лиц без статуса ИП в том, что они не могут вести трудовые книжки, но при начислении зарплаты должны удерживать подоходный налог и перечислять страховые взносы. Такие трудовые взаимоотношения не являются гражданско-правовыми. Договор ГПХ используют в ситуациях, когда надо привлечь внештатных специалистов для выполнения разовой работы.
Трудовой договор или соглашение ГПХ
Трудовые контракты подписывают с работниками, если предполагается регулярное выполнение нанятым человеком определенных функций. В свою очередь, договор ГПХ нужен для решения отдельных задач без обязательств по продлению сотрудничества после выполнения оговоренных работ. Такая форма труда применима к специалистам, проводящим ремонт, починку служебного автотранспорта или офисной техники и т. п.
Гражданско-правовые соглашения можно заключать как с гражданами России, так и с иностранными специалистами. Этот тип контрактов нельзя использовать при оформлении работников на штатные должности.
При подмене трудовых взаимоотношений их гражданско-правовым аналогом работодателя могут привлечь к ответственности по нормам ст. 5.27 КоАП РФ.
Обычно образец договора трудового найма без трудовой книжки субъекты предпринимательства разрабатывают самостоятельно. Принципиальных отличий от стандартного трудового контракта он не имеет.
Также см. «ГПХ и трудовой договор: разница в судебной практике».