Автор:

Что входит в обязанности делопроизводителя

Обычно основной работой, связанной с оборотом документов, в т. ч. первичных, занимается бухгалтер. Однако штатным расписанием может быть предусмотрена отдельная должностная единица, которая за это отвечает. В данной статье разобраны основные должностные обязанности делопроизводителя в организации.

Правовые основы работы делопроизводителем

Отдельная профессия «делопроизводитель», в частности, предусмотрена Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих. Он утверждён постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37.

Кроме того, существует отдельный профстандарт делопроизводителя. Он закреплён приказом Минтруда от 06.05.2015 № 276н. Причём в нём делопроизводитель также официально назван специалистом по организационному и документационному обеспечению управления организацией.

Отметим, что должностная инструкция делопроизводителя не должна противоречить этим двум документам Минтруда.

Как правило, вакансии делопроизводителя размещают организации, которые имеют большой и частый документооборот.

Основные функциональные обязанности делопроизводителя

Ключевые обязанности делопроизводителя для резюме или для поиска соответствующего специалиста должны быть следующие:

  • принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения компании;
  • в соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных;
  • ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;
  • отправляет исполненную документацию по адресатам;
  • ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива;
  • ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
  • подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив;
  • обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

Основные требования к делопроизводителю в части знаний

По закону квалификация делопроизводителя подразумевает, что он должен знать:

  • нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
  • основные требования законодательства к делопроизводству;
  • структуру предприятия и его подразделений;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
  • основы организации труда;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы трудового законодательства;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.

Вот что должен знать делопроизводитель в первую очередь.

Основные требования к образованию делопроизводителя

Минтруд предъявляет следующие квалификационные требования к делопроизводителю(одно из двух):

  • начальное профессиональное образование (без требований к стажу работы);
  • среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе (без требований к стажу).