Нередко в организации существует такая мера поддержки работника: ему из средств предприятия выплачивают материальную помощь. Она может быть приурочена к рождению ребенка, уходу в очередной отпуск. Нередко материальную помощь выдают также по поводу смерти близкого человека или еще по каким-нибудь значимым в жизни событиям. А порой жизненные обстоятельства и, в частности, трудное материальное положение сами заставляют сотрудника обращаться к работодателю за материальной поддержкой. Нередко все эти виды помощи заложены в коллективный договор. И чтобы не ошибиться в начислении того или иного вида матпомощи, работодатель должен быть знаком с определенными нюансами.
Всегда ли работодатель обязан выплачивать матпомощь
Вообще, суть материальной помощи в том, что работодатель выплачивает ее по собственной инициативе, и потому она вроде как не может быть обязательной. Вместе в тем, соглашаясь внести в коллективный договор пункт о выплате материальной помощи, работодатель берет на себя конкретные обязательства и уже должен её выплатить.
Также см. «Матпомощь при рождении ребенка в 2018 году: заявление и проводки».
Как правильно оформлять материальную помощь
Первое, что необходимо сделать сотруднику, чтобы получить материальную помощь – это подать заявление работодателю. Можно сделать это в свободной форме, но обычно на предприятии существуют готовые образцы написания данного прошения.
Например, см. «Материальная помощь к отпуску: как писать заявление».
После получения заявления работодатель обязан издать приказ на выплату матпомощи по определённому образцу.
См. «Приказ на оказание материальной помощи работникам».
Порядок начисления
Согласно законодательству, единовременная материальная помощь облагается налогами и страховыми взносами в следующем порядке:
| Вид выплаты | Как облагать |
| Материальная помощь по рождению ребенка | Не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами, если подпадает под условия НК РФ и Закона № 125-ФЗ.
Речь идет об ограничении срока выплаты помощи – не позднее 1 года после рождения ребенка и если ее размер не выше 50 000 руб. При этом данный лимит по необлагаемой выплате положен каждому родителю. Сверхлимитные суммы подлежат обложению НДФЛ и взносами по общим правилам. |
| Помощь в связи со смертью близкого родственника | Весь размер не подлежит налогообложению. При этом к членам семьи относят:
|
| Матпомощь по смерти родственника, который не относится к числу близких членов семьи | Тут есть лимит в 4000 рублей на календарный год, который не облагается налогом и взносами. Превышающий размер подлежит обложению по общим правилам. |
| Помощь к отпуску/по случаю бракосочетания/в связи со сложным материальным положением | См. предыдущий пункт |
Как сказано выше, во всех случаях, где есть превышение лимита в 4000 рублей, будет налог на сумму превышения, равно как и страховые взносы.
Если работник неоднократно получал в течение одного календарного года материальную помощь, то все суммы объединяются вместе и рассчитывают, попадают ли они под лимит. А лимит для неначисления НДФЛ и страховых взносов ограничен всё той же суммой в 4000 рублей. Вместе с тем бухгалтер должен знать и помнить, что в общую сумму не включают пособие по рождению ребенка и по смерти близкого родственника.
Также см. «Как облагается НДФЛ материальная помощь».
Учитывать материальную помощь, которая была выплачена работнику, в расходах для уменьшения базы по налогу на прибыль и при УСН нельзя. На это прямо указывает п. 23 ст. 270 и п. 2 ст. 346 НК РФ.