Автор:

Равнозначность подписания документов электронной подписью и собственноручной

На практике подписание документов электронной подписью прочно вошло в оборот. Но в связи с этим постоянно возникает вопрос, равнозначна ли электронная подпись собственноручной. Отвечаем на него на основании норм действующего законодательства об ЭЦП.

Что говорит закон

Основные условия признания электронных документов равнозначными бумажным прописаны в ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ).

Правовые подходы к использованию электронной подписи в электронных документах таковы.

Ситуация

Решение

Информация в электронной форме подписана квалифицированной электронной подписью Признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ.

Исключение: если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Информация в электронной форме подписана простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью Признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных:

  • федеральными законами;
  • принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами;
  • соглашением между участниками электронного взаимодействия (например, в отношении бухгалтерской первички).

Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной ЭЦП, равнозначными документам на бумаге, подписанным собственноручно, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.

Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой ЭЦП, равнозначными бумажным документам, подписанным собственноручно, должны соответствовать требованиям ст. 9 Закона № 63-ФЗ.

Также см. «Какими бывают электронные подписи».

Что с печатью

Иногда в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью. Тогда электронный документ, подписанный усиленной ЭЦП и признаваемый равнозначным документу на бумаге, подписанному собственноручно, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

Причём федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным бумажному, заверенному печатью. Действующая на предприятии система электронной подписи документов должна учитывать этот принцип.

Также см. «Заверение документов с 1 июля 2018 года: что меняется в связи с новым ГОСТом».

Если несколько подписантов

Иногда федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами предусмотрено, что документ должен быть подписан несколькими лицами.

Это значит, что электронный документ должны подписать лица (уполномоченные должностные лица органа/организации), изготовившие этот документ, тем видом подписи, который установлен законодательством РФ для подписания изготовленного электронного документа электронной подписью.

Таково одно из условий признания электронных документов.

Если пакет документов

По закону одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов).

Тогда каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан сам пакет.

Исключение составляют случаи, когда в состав пакета электронных документов лицом, подписавшим его, включены электронные документы:

  • созданные иными лицами (органами, организациями);
  • подписанные ими тем видом электронной подписи, который установлен законодательством РФ для подписания таких документов.

В этих случаях электронный документ, входящий в пакет, считается подписанным лицом, первоначально создавшим такой электронный документ, тем видом ЭЦП, которым этот документ был подписан при создании. При этом не имеет значения, каким видом электронной подписи подписан пакет электронных документов.