Автор:

Каким должен быть отчет о командировке

Когда работник вернулся из служебной поездки, он обязан сдать авансовый отчет по командировке в бухгалтерию. Из этой статьи узнаете, как отчитаться за командировку, какие приложить документы к авансовому отчету и что делать, если потерял посадочный талон и как теперь отчитаться.

Также смотрите:

Срок предоставления отчета о командировке

Авансовый отчет на командировочные расходы работник должен заполнить и отдать главному бухгалтеру или лицу, его заменяющему, в течение 3-х рабочих дней с момента возвращения из командировки. Причем в данном случае не важно, в какой командировке находился сотрудник: в зарубежной или на территории РФ. Такой срок прописан в указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Нарушить срок в 3 дня можно только по уважительной причине – например, по болезни или при направлении в другую командировку. По окончании болезни и выхода на работу в течение 3-х дней работник должен сдать авансовый отчет.

Бывают случаи, когда работник фактически живет в командировках. Это особенно актуально для водителей-дальнобойщиков. Они привозят груз, разгружаются и снова уезжают. Иногда новая командировка может начаться в тот же день, как закончилась предыдущая, или в течение пары дней после ее окончания. В этом случае рекомендуем работнику не тянуть время со сдачей отчетных документов по командировке, чтобы не потерять или не испортить оправдательные документы.

Как заполнить авансовый отчет по командировке

Форма отчета о командировке законодательно не утверждена. Поэтому право работодателя – утвердить свою форму отчета (авансового отчета) или использовать форму АО-1. Рассмотрим заполнение авансового отчета о командировке на примере формы АО-1.

В таком отчете после командировки сотрудник должен заполнить графы 1 – 6 оборотной стороны авансового отчета на основании документов, которые он с собой привез.

Остальные графы отчета заполняет бухгалтер.

Срок утверждения отчета по командировочным расходам не установлен. Данный порядок прописывает работодатель. Но лцчше утвердить авансовый отчет в течение ближайших дней, чтобы вовремя провести расходы в бухгалтерском и налоговом учете.

Ознакомиться, как заполнять бланк отчета о командировке (образец) вы можете здесь:

Если билеты и гостиницу заказывала и оплачивала компания, то в авансовом отчете работник указывает только величину суточных по командировке. Размер суточных рассчитывают исходя из норматива, установленного в акте компании, и количества дней служебной командировки.

По возвращении из заграничной командировки работник должен заполнить специальную графу 6 «в валюте» авансового отчета, если на командировку он получал валюту.

Оправдательные документы по командировке

Перечень оправдательных документов по командировке законодательно не установлен.

К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы. Это могут быть отчетные документы за проживание в гостинице или аренде жилья:

  • счет и онлайн-чек гостиницы или акт оказанных услуг;
  • отчетные документы за проживание в квартире – договор аренды или акт аренды и документ на оплату (расписка, выписка с карты, другой документ оплаты).

Затраты на проезд к месту назначения и обратно можно подтвердить такими документами:

  • пассажирский билет и багажная квитанция, посадочный талон;
  • железнодорожные билеты;
  • документы на прочие виды транспорта (на междугородний автобус, паром и т. п.);
  • документы на аренду автотранспорта (договор аренды, акт об оказанных услугах и документ на оплату).

Зачем нужен посадочный талон

Если утерян посадочный талон, как отчитаться в бухгалтерии? Посадочный талон или купон (все чаще он электронный и работник самостоятельно распечатывает его или в аэропорту при регистрации/посадке на рейс) подтверждает факт использования авиабилета, т. е. факт состоявшегося перелета.

Бывают случаи, когда посадочный талон не выдают. Это возможно на чартерном рейсе или при аренде воздушного судна. В данном случае факт полета подтверждает полетный лист, который обязательно есть на каждом борту.

В том случае, если потерян посадочный талон – как можно отчитаться? Посадочный талон или купон работник обязан приложить вместе с авиа-билетом к своему авансовому отчету – так как именно посадочный талон с отметкой о досмотре подтверждает состоявшуюся поездку. Есть много разъясняющих писем Минфина по данному поводу (от 28.01.2020 № 03-03-06/1/4908, от 28.02.2019 № 03-03-05/12957, от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/84409, от 09.01.2017 № 03-03-06/1/80056).

Однако, обосновать факт проезда в командировку или обратно можно любыми документами, которые подтверждают использование приобретенных билетов. Эта позиция нашла отражение в следующих письмах Минфина: от 10.03.2020 № 03-03-07/17700, от 28.01.2020 № 03-03-06/1/4908, от 09.12.2019 № 03-03-05/95878, от 28.02.2019 № 03-03-05/12957, от 18.06.2018 № 03-03-07/41457.

При утере посадочного купона сотрудник может запросить в авиа-компании справку о состоявшемся перелете на конкретном рейсе. Любая авиакомпания имеет данную информацию. Однако некоторые перевозчики выдают такие справки за дополнительную плату. Поэтому, если работник виноват в утере посадочного талона, он и должен оплачивать стоимость справки.

Отчетные документы по загранкомандировке

По возвращении из зарубежной поездки работник должен приложить к отчету документы, подтверждающие его расходы. Кроме документов, озвученных выше, к отчету должна быть приложена копия паспорта с отметками таможенного контроля о пересечении границы. Также сотрудник может иметь расходные документы на обмен валюты, получение визы, услуги переводчика, обязательную медицинскую страховку, сборы за право въезда транспорта, консульские сборы и т. п.

Все отчетные документы, в т. ч. и на проживание, должны быть переведены на русский язык построчно. Перевод может быть сделан в специализированной компании или выполнен штатным работником, на которого возложена обязанность по переводу документов.

При получении аванса на загранкомандировку в рублях работнику может потребоваться обмен валюты. Документом, который подтвердит данные расходы, может быть справка из банка о движении по счету (при оплате рублевой картой) или справка о покупке валюты, выданная обменным пунктом.

Отчет по командировке

Подготовка отчета о командировке для руководства может быть прописана в локальных актах компании. Такой отчет не нужно путать с авансовым отчетом.

Отчет о командировке содержит информацию о выполнении служебного задания руководства, которое выдали на период командирования.

ПРИМЕР СОСТАВЛЕНИЯ ОТЧЁТА ПО КОМАНДИРОВКЕ:

Принял участие в рабочих встречах с ….. (например, представителями компании-партнера).

Решил вопросы по дальнейшему выполнению работ по проекту 11-А/2019 (по обеспечению надежного электроснабжения в период подготовки и проведения ВЭФ в 2020 году):

…. (раскрыть перечень проработанных вопросов и результат решения).

В компании могут быть утверждены формы отчета о командировке. Или же его пишут как служебную записку в свободной форме.

Подведем итоги

В статье раскрыта информация по отчетным документам для командировочных. Также есть пример, как написать отчет о командировке.