Руководитель предприятия вправе делегировать часть своих полномочий в отдельных сегментах работы ответственным должностным лицам. В сфере товарооборота для передачи прав по проверке поставляемой партии продукции используют так называемую доверенность на получение ТМЦ. Шаблон этого документа утвержден Госкомстатом.
Бланк доверенности
Доверенность можно оформлять по одному из образцов:
- форма № М-2;
- форма № М-2а.
Регламентацию содержания и структуры обоих бланков производит постановление Госкомстата от 30.10.1997 № 71а.
Различие двух утвержденных законодательством форм – в периодичности их применения и структуре. Если закупка материалов и других имущественных активов происходит нечасто, то рекомендуем использовать образец доверенности на получение товара формы № М-2:
При регулярных операциях по приобретению товаров и других ТМЦ надо вводить в систему документооборота форму № М-2а:
Бланк № М-2 состоит из двух частей:
- Первую должно хранить на предприятии. Она содержит подпись ответственного работника, на чье имя составлен документ.
- Вторая часть – отрывная.
В форме № М-2а нет отрывного корешка. Чтобы наладить систему учета выдаваемых доверенностей этого типа необходимо вести журнал их регистрации. Когда оформляют такую доверенность на получение материальных ценностей и передают сотруднику компании, запись об этом факте вносят в журнал. Работник, получивший документ на руки, подтверждает это событие своей подписью.
Обе формы доверенности имеют одинаковую юридическую силу. Какой из бланков применять – самостоятельное решение субъекта коммерческой деятельности. Предприятиям предоставлено право пользоваться как этими рекомендованными Госкомстатом шаблонами, так и аналогичными бланками с внесенными в них дополнительными структурными элементами.
Для делегирования расширенного спектра полномочий, выходящих за рамки оборота имущественных активов, используют генеральную доверенность. Этот документ не имеет законодательно утвержденной формы.
В итоге бланк доверенности на получение материальных ценностей может быть совмещен с формой генеральной доверенности, если на одного сотрудника возложена обязанность по проверке поставок от всех контрагентов. Это даст возможность не составлять на каждую приемку товаров отдельный документ, а использовать один экземпляр для участия во всех сделках на протяжении срока действия бланка.
Также см. «График документооборота для учетной политики 2018 года: как составить».
Порядок оформления
Доверенность можно составлять на имя любого работника предприятия. Допустима ситуация с делегированием полномочий сторонним лицам, но в этом случае руководству компании надо заранее подготовить пояснения по вопросу безвозмездной помощи в виде такой услуги фирмы третьими лицами (проверяющие могут заподозрить в этом схему с «серой» или «черной» зарплатой).
Документ можно заполнять при помощи ПО или от руки. Скачать бланк доверенности на получение материальных ценностей обоих рассмотренных видов можно бесплатно по прямой ссылке ниже:
Каждый выдаваемый экземпляр руководитель визирует собственноручной подписью и утверждает печатью (если есть). Формы, на которых отсутствует подпись директора или печать компании, считаются недействительными.
Также см. «Директор в отпуске: кто подписывает документы?».
После заполнения и утверждения документа его регистрируют в учетном журнале. Форма такого журнала не регламентирована – каждой организации предоставлено право применять собственный образец страниц этой учетной книги.
В журнал заносят информацию:
- о дате выдачи заполненного бланка доверенности;
- сроке его актуальности;
- цели оформления;
- обязательно указывают фамилию должностного лица, которому поручено организовать приемку материальных активов.
Факт передачи документа на принятие ТМЦ подтверждают подписью ответственного сотрудника в журнале.
Также см. «Как получить зарплату другому лицу: образец доверенности».