Что нужно знать
Если квалифицированную электронную подпись (ЭП) организации выдала ФНС, это значит, что владелец сертификата – руководитель и обычные сотрудники не вправе заверять ею служебные документы. Для этого нужны личная цифровая подпись из коммерческого удостоверяющего центра и доверенность от руководителя. И с 1 марта 2022 года она должна быть машиночитаемой.
Такие изменения установили Федеральные законы от 30.12.2021 № 443-ФЗ и от 27.12.2019 № 476-ФЗ.
Отметим, что на уровне Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ) установлены лишь основные требования к такой доверенности. Детали приведены в документах Минцифры и Правительства РФ. Это:
- приказ Минцифры от 18.08.2021 № 857 – единые требования к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи (далее – Приказ № 857);
- постановление Правительства РФ от 21.02.2022 № 224 – требования к нормативным актам федеральных органов исполнительной власти, устанавливающим порядок представления доверенности (далее – Постановление № 224);
- постановление Правительства РФ от 21.02.2022 № 223 – организационно-технические требования к порядку хранения, использования и отмены таких доверенностей.
Обязательные реквизиты
Согласно приказу Минцифры от 18.08.2021 № 857, доверенность создается в формате XML и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью в формате:
- XMLDSIG;
- или в соответствии с Форматом электронной подписи, обязательным для всех средств электронной подписи (утв. приказом Минцифры от 14.09.2020 № 472).
Доверенность должна содержать:
- наименование документа;
- сведения о доверителе:
| Для физлица/ИП | Для российского юрлица | Для иностранного юрлица (организации) |
| Ф.И.О. (при наличии)
СНИЛС ИНН ОГРНИП |
Наименование
Адрес в пределах места нахождения ИНН ОГРН КПП Сведения о лице, действующем от имени юрлица без доверенности (вкл. Ф.И.О. (при наличии), СНИЛС) |
Наименование
Адрес на территории государства, в котором зарегистрировано ИНН (при наличии) Регистрационный номер – для иностранной организации (в т. ч. филиалов, представительств и иных её обособленных подразделений) Сведения о лице, действующем без доверенности (вкл. Ф.И.О. (при наличии)) |
- сведения о представителе, вкл. Ф.И.О. (при наличии), дату рождения, серию и номер документа, удостоверяющего личность (вид, серия, номер, дата выдачи, наименование и код выдавшего органа), СНИЛС и ИНН;
- дату совершения доверенности (в случае создания метки доверенного времени в момент подписания машиночитаемой доверенности датой совершения доверенности считается дата создания метки);
- срок действия доверенности (при его наличии);
- перечень полномочий представителя;
- идентификатор полномочия (идентификаторы) из классификатора, предусмотренного ч. 2 ст. 17.1 Закона № 63-ФЗ;
- при отсутствии идентификаторов в классификаторе в машиночитаемой доверенности полномочия указывают текстом в соответствующем текстовом поле и/или с помощью идентификаторов;
- идентифицирующие сведения об информационной системе, которая предоставляет техническую возможность получения информации о досрочном прекращении действия доверенности, в т. ч. в силу ее отмены доверителем;
- номер;
- усиленную квалифицированную ЭП, которой подписана;
- возможность передоверия (ст. 187 ГК РФ).
Эти требования к машиночитаемой доверенности на подписание действуют до 1 марта 2028 года.
Порядок представления доверенности
По общему правилу доверенность нужно включить в пакет электронных документов, которые сотрудник заверил личной подписью. Но можно представить ее так:
- через любую систему из перечня (п. 4 Требований к нормативным актам из Постановления № 224) – если компания взаимодействует со всеми, кроме государственных и местных органов (нужно соглашение между оператором системы и компанией об однократной передаче документа в инфосистему);
- систему головного удостоверяющего центра или федерального органа исполнительной власти, органа государственного внебюджетного фонда – если компания взаимодействует с государственными или местными властями.
Хранение доверенности
Документ следует хранить в одной из инфосистем.
После отправки руководителем туда доверенность, оператор подтверждает её поступление.
Использование доверенности
Этот этап включает:
- получение доверенности в пакете с электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной ЭП на основании доверенности, или получение доверенности из инфосистемы;
- получение результата проверки срока действия доверенности на момент подписания электронного документа от оператора инфосистемы, в которой она хранится;
- проверку полномочий представителя, указанных в доверенности;
- проверку усиленной квалифицированной ЭП доверителя.
Лицо, использующее доверенность, должно обеспечивать конфиденциальность и целостность доверенности.
Отмена доверенности
Доверитель формирует заявление об отмене доверенности двумя способами:
- В инфосистеме, где и хранится доверенность.
- Направляет сформированное в иной инфосистеме заявление в систему, где хранится доверенность.
Форму и формат такого заявления устанавливает оператор информационной системы, в которой хранится доверенность.
Если речь идёт о сайте Госуслуг, то подача заявления об отмене происходит через личный кабинет. Информация об отмене доверенности должна появиться здесь не позднее 12 часов с момента получения заявления.