Автор:

Что нужно знать про дату подписания электронного документа

Документооборот между организациями, а также при взаимодействии с государственными органами и иными структурами постепенно переходит в электронную плоскость. А это значит на первый план выходит юридическое понимание даты электронных документов, которое особенно актуально в работе бухгалтера.

Особенности даты в бумажных документах

Как было сказано, подтвердить дату электронного документа первичного характера имеет большое значение в бухгалтерском и налоговом учете. Например, подписание акта заказчиком или накладных покупателем.

Дело в том, что именно с момента (даты) приема товаров (работ, услуг) организация вправе отразить расходы в учете и принять к вычету НДС при соблюдении других требований законодательства (ст. 9 Закона о бухучете, ПБУ 10/99, ст. 172 НК РФ).

Так, при формировании акта (накладной) в бумажном виде дату приема товаров (работ, услуг), как правило, приводят в самом документе. Если дата приемки отдельно не прописана, расходы берут к учету на дату составления первичного документа.

Дату подписания документа обычно не указывают. Это значит, что он подписан в день его составления. Хотя в реальности может быть иначе.

Таким образом, при работе с бумажной первичкой часто совпадают:

  • дата составления документа;
  • дата его подписания;
  • дата приема работ.

Обычно стороны дополнительно приводят в первичном документе дату подписания документа, только если она имеет значение для каких-то целей (например, в договоре отдельно оговорено, что работы нельзя считать принятыми, пока заказчик не подпишет акт).

Также см. «Вступаем в эпоху ЭДО».

Особенности даты документа в электронном документообороте

При электронном документообороте в первичке отражается:

  • дата создания документа;
  • дата приема товара (работ, услуг);
  • дата подписания документа.

И вот на какую из этих дат нужно принимать расходы в бухгалтерском и налоговом учете.

Также см. «Способы и порядок исправления бухгалтерских документов».

По закону так:

В бухгалтерском учете Расходы признают в том отчетном периоде, в котором они были произведены.

Данный период определяется датой приема работ (услуг), если договором не предусмотрено другое (ПБУ 10/99).

В налоговом учете Расходы принимают также по дате приема работ (услуг), если договором не предусмотрено иное (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, если электронный акт подписан позже фактического выполнения работ, то это не значит, что хозяйственная операция имела место в день проставления электронной подписи на нём: если дата приемки работ (услуг) отражена в документе, то отразить расходы в учете нужно именно на дату приема работ – т. е. на дату совершения хозяйственной операции (ПБУ 10/99, п. 1 ст. 272 НК РФ).

Напомним: имущество принимают к бухгалтерскому и налоговому учету на день фактического поступления в организацию. То есть, даже если электронный документ на приход имущества подписан через какое-то время после его составления, имущество надо учесть по факту принятия его покупателем.

На практике дату подписания электронного документа фиксирует информационная система. По сути, ею выступает дата формирования электронной подписи, которая подтверждает действительность сертификата электронной подписи на этот момент (п. 2 ст. 11 Закона об ЭП № 63-ФЗ).

Также см. «Особенности работы с электронными платежными документами».