Счет-фактура: что это такое простыми словами и для чего нужен

СКАЧАТЬ АКТУАЛЬНЫЙ БЛАНК СЧЕТА-ФАКТУРЫ

Общие сведения о счет-фактуре

Что такое счет-фактура, зачем требуется иметь подотчетный бланк строгой отчетности в организации?

Подотчетный бухгалтерский документ содержит информацию о продавце и покупателе, а также подробные сведения о товарах, работах или услугах, которые были приобретены или проданы.

В отчетном документе указывается количество (разумная базовая величина сделки), стоимость (в рублях или валюте) и сумма НДС (рубль или валюта) по каждой позиции. Дополнительно в бухгалтерском документе указывается номер и дата, на основании которого производится операция (например, договор купли-продажи или счет-договор).

Бланк строгой отчетности (БСО) является обязательным документом при проведении операций с НДС. БСО выписывается продавцом и передается покупателю вместе с товарами или после оказания услуг:

• Покупатель обязан принять счет-фактуру и проверить ее соответствие фактическим поставкам или оказанным услугам.
• При несоответствии данных в БСО реальным поставкам или услугам, покупатель имеет право отказаться от принятия подтверждающего документа.

ВАЖНО

Для предъявления НДС к возможному налоговому вычету покупатель должен иметь правильно оформленную счет-фактуру. В случае если продавец ошибся в оформлении счет-фактуры, покупатель имеет право потребовать исправления документа. Некоторые образцы счет-фактуры используются для учета доходов и расходов предприятия. БСО является основанием для проведения бухгалтерских проводок по операциям с НДС.

Склонение по падежам

• счёт-фактура: счета-фактуры
• счёта-фактуры: счетов-фактур
• счёту-фактуре: счетам-фактурам
• счёт-фактуру: счета-фактуры
• счётом-фактурой: счетами-фактурами
• о счёте-фактуре: о счетах-фактурах

Какие реквизиты указываются для счет-фактуры

Форма заполнения реквизитных сведений документа, регулируется Налоговым кодексом РФ. Согласно действующему НК РФ, в счете-фактуре должны содержаться следующие реквизиты.

1. Официальное наименование и адрес поставщика товаров (работ, услуг).
2. Налоговые компоненты поставщика – ИНН и КПП.
3. Наименование и адрес покупателя товаров (работ, услуг).
4. Налоговые компоненты покупателя – ИНН и КПП.
5. Суммарное количество и вид товаров (работ, услуг), их цена без учета НДС.
6. Сумма налога на добавленную стоимость (НДС).
7. Суммарная часть общей стоимости товаров (работ, услуг) с учетом НДС.
8. Дата составления счета-фактуры.

Эти реквизиты являются обязательными для включения в БСО в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Кроме этого, при заполнении документа, нужно учитывать некоторые особенности:

• если был получен аванс, указывается номер платежного документа, подтверждающий поступление денежных средств на счет покупателя;
• указывается объем предоставленных услуг (товаров, работ), измерение в понятной шкале величин;
• при необходимости, вносятся данные по акцизу;
• если товар имеет иностранное происхождение, в специальном разделе указываются страна происхождение товара, номер ТД – таможенной декларации.

ВНИМАНИЕ

Поставщик обязан заполнить все поля документации. Менять данные местами строго запрещено.

Порядок заполнения документа

Счет-фактура должна быть выставлена в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и предоставлена покупателю в течение определенного срока после совершения сделки. Документ содержит определенное количество строк.

Чтобы БСО имел юридическую силу, необходимо заполнить все доступные сведения о сделке.

1. Строка 1 . Указываем присвоенный номер счет – фактуры, и дату заполнения бланка.
2. Строка 2 и строка 6. Отображаем данные продавца и покупателя (ИНН, КПП, юридический адрес).
3. Строка 3 и строка 4. Фиксируем полный адрес получателя и отправителя по сделке. Если товар (работа, услуга) оказываются самим продавцом, необходимо указать текстом «он же», для услуг – ставим прочерк.
4. Строка 5. Отображаем дату, номер платежного документа, если был предоставлен аванс. Сумма указывается в денежном выражении.
5. Строка 7. Указываем валюту сделки, в соответствии с классификатором ОКВ.

Дополнительно указываем сведения и данные в графах таблицы.

1. Полное описание услуг, товаров или работ.
2. Объем услуги. Фиксируется разумная учетная величина сделки без НДС(штука, единица, кг, тонна и т.д.). Если нет величины (не предусмотрена), ставим прочерк.
3. Указываем сумму акциза. Если такового нет, пишем «Без акциза».
4. Фиксируется налоговая ставка, и полная сумма с НДС (сумма полная в рублях и копейках).
5. Отображается общая сумма, как с учетом НДС, так и без НДС.

Для иностранных товаров (позиций) предусмотрена Графа 10 и 11. В этих графах пишем название страны, номер таможенной декларации. Если наименование страны Россия, в 10-11 ставится прочерк или пишем только название страны» «Российская Федерация».

ВАЖНО

Если в документе не предусмотрено внесение записей, графы должны иметь прочерк. Запрещено оставлять пустые значения графы.

Заполнение счет-фактуры осуществляется преимущественно на компьютере. Допускается ручное заполнение документа. Документ подписывается главным бухгалтером или руководителем организации (или доверенным лицом от имени директора предприятия).

ОБРАЗЕЦ СЧЕТА-ФАКТУРЫ НА ТОВАРЫ

ОБРАЗЕЦ СЧЕТА-ФАКТУРЫ НА УСЛУГИ

 Электронные БСО

С недавних пор, разрешено использовать электронные счета-фактуры между юридическими лицами.

Для заполнения этого документа, необходимо соблюдение ряда параметров:

• юридические лица должны быть подключены к оператору электронного документооборота ЭДО;
• оператора ЭДО назначат налоговая служба в регионах ИФНС;
• для подписи используется УКЭП (усиленная электронная квалифицированная подпись).

Счет-фактуры в рамках ЭДО проходят специальную проверку в базе данных ФНС.

Дополнительные сведения

Все счета-фактуры в обязательном порядке должны быть зарегистрированы в журнале учета, причем форма заполнения разработана ФНС (книжный, альбомный вариант). Допускается вносить изменения в счет-фактуру, при этом все изменения подтверждаются печатями и подписями ответственных сторон. В этом случае используется корректировочная счет-фактура, для которой предусмотрены обособленные правила заполнения продавцом и покупателем.

Также см. “Корректировочный счет-фактура в 2024 году“.