Какими правилами составления авансового отчета руководствоваться в 2024 году
Организации, отправляющие сотрудников в командировку, должны разработать внутренний документ по командировочным расходам и инструкцию с правилами составления авансового отчета по командировке по шагам. Это избавит работников бухгалтерии от ответов на часто задаваемые вопросы «подотчетников».
В инструкцию следует включить следующие пункты: Кроме того, в локальном акте должна содержаться информация о размере суточных. Законодательно установлены две цифры: Предприятие вправе самостоятельно определить сумму, причем с разбивкой по странам и регионам. Например, учитывая московские цены, можно установить больший размер для лиц, которые туда командированы.
Обязательные реквизиты авансового отчета
Шапка документа не отличается от остальных первичных документов. Здесь проставляется число, ФИО командированного лица, количество приложений к документу.
В авансовом отчете по командировке должно быть указано количество дней, в течение которых лицо находилось в поездке. На основании этого реквизита рассчитываются суточные. В табличной части перечисляются документы, которые дают основание на возмещение сотруднику произведенных расходов.
Подпись под документом ставит сотрудник, а утверждает авансовый отчет руководитель. Также документ проверяет бухгалтер (главный бухгалтер). При проверке сопоставляются суммы в первичных документах и указанные в отчете. Также бухгалтер проверяет правильность заполнения первичных документов, приложенных к отчету.
Авансовый отчет по командировке в 1С
Программа позволяет сформировать отчет, в котором уже имеются некоторые данные:
- Если был выдан аванс перед отправкой в командировку, то эта сумма видна в отчете. Сведения «подтягиваются» из приходного кассового ордера, который можно просмотреть
- При указании количества дней командировки автоматически рассчитываются суточные.
В нижней части экрана видна сумма, за которую подотчетное лицо должно отчитаться. С нее минусуются расходы и виден остаток, который нужно вернуть в кассу.
Для заполнения авансового отчета нужно зайти в пункт меню «Банк и Касса». Здесь в блоке с кассовыми документами имеется строка «Авансовый отчет»
При нажатии на эту строку на экране появится окно со списком ранее составленных авансовых отчетов. Нужно выбрать «новый». Программа предложит два варианта:
- Авансовый отчет
- Авансовый отчет по командировке.
Выбираем второй вариант. Появляется окно для заполнения. Номер и число проставляются автоматически. Далее нужно заполнить даты начала и окончания командировки. Здесь также имеется реквизит «Аванс». В нем показана сумма, которая выдана подотчетному лицу. Сотрудник может проверить достоверность нажав на сумму. На экране появится документ, где можно просмотреть, когда выдан аванс и по какому документу.
Ниже на странице идет таблица, в которую вносятся данные первичных документов, подтверждающих расходы. В каждой строке нужно заполнить название документа, его номер и дату выдачи. Также здесь заполняется сумма, субконто «Командировочные расходы». Здесь проставляется номер счета бухгалтерского учета, по которому делаются проводки по авансовому отчету по командировке. При подаче авансового отчета кредитуется счет 71 в корреспонденции с «затратными» счетами: 20, 26, 25, 23, 44.
Вопросы – ответы
Вопрос: Сотруднику не был выдан аванс на командировку. Можно ли в 1С на основании авансового отчета создать документ на выдачу денег?
Ответ: Да, программа позволяет это сделать. Для этого нужно в верхней строке отчета перейти по кнопке «создать на основании» и выбрать «выдача наличных», «платежное поручение».
Вопрос: Где в программе 1С Бухгалтерия 8.3 посмотреть сальдо расчетов с подотчетными лицами?
Ответ: Для этого нужно сформировать документ «Оборотно-сальдовая ведомость» по счету 71. В ней поименно отражаются расчеты с подотчетниками.
Вопрос: Для чего в авансовом отчете в программе 1С имеется кнопка «Выплатить»?
Ответ: Это – более быстрый вариант создать документ для погашения долга перед подотчетным лицом. Выше был рассмотрен вариант через «Создать на основании».
Внимание!