В специальном бесплатном ПО от ФНС России под названием «Налогоплательщик ЮЛ» задача «Документы по НДФЛ» даёт возможность вводить документы по налогу на доходы физлиц. Это формы 2-НДФЛ, 3-НДФЛ, 4-НДФЛ и 6-НДФЛ для последующего представления в налоговые органы в электронном виде. Рассказываем, как сделать справку 2-НДФЛ в программе «Налогоплательщике ЮЛ» в 2019 году.
С чего начать
Чтобы заполнить отчет 2-НДФЛ в «Налогоплательщике ЮЛ» для ввода справки о доходах физического лица необходимо выбрать соответствующий подпункт пункта меню Документы→Документы по НДФЛ→Справки о доходах (2-НДФЛ).
В данном режиме предусмотрен ввод справки о доходах физлиц для представления ее в налоговые органы либо по запросу иных органов (лиц). То есть, можно сформировать в «Налогоплательщик ЮЛ» и 2-НДФЛ для сотрудника.
Для добавления нового сообщения вы должны воспользоваться кнопкой 
(клавишей [Insert]), после чего появиться окно выбора.
Ввод справки предусмотрен в 2-х вариантах:
- по сотрудникам;
- по контрагентам.
Ввод по сотрудникам предусматривает изначально ввод всех необходимых реквизитов для автоматизированного заполнения справки (например, Ф.И.О., адрес и т. д.) по сотруднику в пункте меню Налогоплательщик→Сотрудники. Аналогично по контрагентам в пункте меню Налогоплательщик→Контрагенты.
После выбора варианта ввода открывается список сотрудников (контрагентов). Пользуясь кнопкой <Выбрать> необходимо определить физическое лицо.
Также см. «Что даёт бухгалтеру программа «Налогоплательщик ЮЛ».
Ставки и ОКТМО
После выбора будет предоставлен для выбора Справочник «Налоговые ставки» с признаком справки:
- «1» – сведения о доходах в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ;
- или «2» – сообщение о невозможности удержать налог в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ).
Также на выбор будет дан размер ставки, ОКТМО (ОКАТО до 2012 г. вкл.). Выбор необходимого из списка обеспечит формирование справки с выбранным признаком, ставкой и ОКТМО для дальнейшего ввода сведений о доходах, вычетах и т. д.
В соответствии с порядком заполнения справки 2-НДФЛ в «Коде ОКТМО» приводят код территории муниципального образования, на территории которого находится организация или её обособленное подразделение, где оборудовано стационарное рабочее место того работника, на которого заполняют справку.
Если в течение календарного года физлицо, по доходам которого заполняют справку, получало доходы от работы в нескольких обособках, расположенных на территории разных муниципальных образований, то о его доходах заполняют несколько справок (по количеству кодов ОКТМО, на территории которых находятся обособленные подразделения и в которых физлицо получало доходы).
Произвести в «Налогоплательщик ЮЛ» заполнение 2-НДФЛ по одному физлицу по одной ставке и нескольким ОКТМО можно следующим образом: для ввода справки нужно добавить в справочник необходимое количество одной и той же ставки для разных ОКТМО.
Данный справочник доступен для просмотра и редактирования в Налогоплательщики → Списки и Документы→ Документы по НДФЛ→ Справки о доходах (форма 2-НДФЛ) при редактировании справки.
Для добавления новой ставки необходимо заполнить следующие реквизиты:
- описание (комментарий; для себя);
- значение;
- ОКАТО (выбор из списка ОКАТО текущего налогоплательщика; при отсутствии нужного значения есть возможность редактирования данного списка);
- ОКТМО (выбор из списка ОКТМО текущего налогоплательщика);
- признак справки: «1: сведение о доходах» (в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ) или «2: сообщение о невозможности удержать налог» (п. 5 ст. 226 НК РФ), а также «3: сведения о доходах представляются правопреемником налогового агента» и «4: сообщение о невозможности удержать налог представляется правопреемником налогового агента» – для случая сдачи справки правопреемником налогового агента.
Все реквизиты (кроме ОКАТО – данный реквизит был обязательным в форматах справки 2-НДФЛ до 2012 года вкл.) обязательны для заполнения.
Действия со справкой
Для редактирования справки вы должны воспользоваться кнопкой 
(клавишей [Enter]).
Для удаления справки вы должны воспользоваться кнопкой 
(клавишей [Delete]). Отметим, что для удаления необходимо подтвердить такое намерение.
Для выгрузки документа вы должны воспользоваться кнопкой 
.
Попутно формируется в «Налогоплательщик ЮЛ» реестр справок 2-НДФЛ: после выгрузки информация о выгруженном файле сохраняется в реестре выгруженных файлов.
Реестр можно посмотреть в режиме Сервис→Реестр выгруженных файлов.
Также предусмотрена функция копирования справки по шаблону. Она позволяет создавать справки 2-НДФЛ на основе введенной справки.
Кроме того, предусмотрена функция перенумерации справок. Необходимость в ней может возникнуть при представлении справок в ИФНС. Для этого необходимо:
1. Выбрать нужные справки (пометить галочкой).
2. Воспользоваться пунктом Еще-Перенумеровать. В появившемся окне необходимо задать номер первой справки.
Проверка справок
Для выполнения расчета и контроля над группой справок необходимо воспользоваться меню Еще-Выполнить расчет, Еще-Выполнить контроль соответственно.
При представлении справки в ИФНС нужно формировать реестр, пользуясь кнопкой 
.
Есть возможность приема справки, выгруженной в другом ПК в соответствии с утвержденным форматом. Для этого необходимо воспользоваться кнопкой 
.
Перенос данных
Допустим, ранее вы работали на другой программе и при переходе на ПО «Налогоплательщик ЮЛ» хотите перенести списки сотрудников/контрагентов, не набивая их заново. Нет проблем: программа обеспечивает прием как справки, так и физического лица с учетом анкетных сведений в пределах данных справки 2-НДФЛ в список сотрудников или контрагентов.
Для этого:
1. Укажите путь к папке, где лежит выгруженный файл (в формате 2-НДФЛ).
2. Курсором встаньте на нужный файл.
3. Нажмите кнопку <Выбрать>.
4. Затем нажмите кнопку <Выполнить>.
ИМЕЙТЕ В ВИДУ
Прием справки и сведений по сотрудникам можно выполнить только в том случае, если налоговый агент присутствует в списке налогоплательщиков и его список сотрудников не заполнен/в списке сотрудников отсутствует данное физлицо.
Проверить присутствие налогового агента в списке налогоплательщиков можно по ИНН и КПП.
Проверка присутствия физлица в списке сотрудников возможна по ИНН, а в случае его отсутствия – по дополнительным обязательным реквизитам (дата рождения, реквизиты документа, подтверждающего личность и т. д.).
Также предусмотрена возможность загрузки данных из DBF файлов. Так, для загрузки справок о доходах из DBF файла необходимо создать файлы doc1.dbf, doc2.dbf, doc3.dbf, doc4.dbf с соответствующей структурой. Далее необходимо выбрать пункт меню Документы-Справки о доходах 2-НДФЛ -кнопка Загрузить. Потом выбрать файл.
Также см. «С какими документами и отчётностью можно работать в программе ФНС «Налогоплательщик ЮЛ».