Как налоговому агенту сдавать справки 2-НДФЛ по ТКС с 2019 года

В 2018 году порядок представления в налоговую справок по форме 2-НДФЛ в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) несколько скорректировали в связи с введением нового бланка этой справки. Далее подробности.

Чем руководствоваться

Приказ ФНС России от 2 октября 2018 года № ММВ-7-11/566 (далее также – Порядок представления) утвердил с 2019 года совершенно новый бланк сведений о доходах физических лиц и суммах НДФЛ. Даже сама справка теперь называется иначе.

Это изменение автоматически затронуло электронный формат и порядок представления справок 2-НДФЛ по ТКС. Этот регулирует:

• Раздел III Приложения № 4 названного приказа ФНС;
• Приложение № 3.

Подробнее об этом см. «С 2019 года введена абсолютно новая форма справки 2-НДФЛ».

Если доход от компании (ИП) получили 25 человек и более, то справки 2-НДФЛ на них сдают в налоговую только по электронке (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Регламент с 2019 года

При сдаче Сведений о доходах физлиц и суммах налога на их доходы по форме 2-НДФЛ в электронной форме по телекоммуникационным каналам налоговый агент не дублирует их на бумажном носителе.

Справки представляют по месту учета налогового агента (нанимателя) через оператора, обеспечивающего обмен открытой и конфиденциальной информацией по ТКС в рамках электронного документооборота между ИФНС и налоговым агентом.

Также см. «Операторы ЭДО: перечень».

У налогового агента есть возможность сдавать справки 2-НДФЛ в электронном виде по ТКС, если он может:

1. Формировать справки для их последующей передачи в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи;
2. Шифровать при отправке и дешифровать при получении информации с использованием шифровальных средств;
3. Формировать усиленную квалифицированную электронную подпись при передаче информации и проверять её при получении данных.

По каждому обособленному подразделению налоговый агент по НДФЛ формирует отдельный файл со справками 2-НДФЛ.

При отправке справок в электронной форме по ТКС налоговый орган обязан передать налоговому агенту извещение о получении электронного документа. Оно подтверждает факт получения справок налоговиками. Указанное извещение инспекция заверяет своей усиленной квалифицированной электронной подписью.

Процедура отправки

При отправке справок 2-НДФЛ в электронной форме по ТКС налоговый агент соблюдает следующий порядок электронного документооборота:

В течение 10 рабочих дней с даты отправки справок 2-НДФЛ налоговый орган направляет налоговому агенту два электронных документа:

1. Реестр (Приложение № 1 к Порядку представления);
2. Протокол приема справок о доходах и суммах налога физических лиц за 20__ год (Приложение № 2 к Порядку представления).

Учтите, что представленными можно считать только те справки, которые прошли в ИФНС контроль на предмет соответствия своему актуальному электронному формату.

Также см. «За какой период выдается 2-НДФЛ».