Что изменилось с 2023 года
Пенсионный фонд и Фонд социального страхования объединились. Поэтому сведения о персональных данных и выплатах сотрудникам аккумулируются в одном месте. Чиновники посчитали, что справка о доходах за последние два года – лишний документ и освободили работодателей от обязанности выдавать справку 182н при увольнении.
С 2023 года существует такая цепочка:
Учитывая, что для работодателя установлены сжатые сроки для исчисления суммы больничной выплаты, такая схема представляет неудобства.
Выдавать ли справку 182н при увольнении?
В обязательном порядке справка выдается по запросу сотрудника. При этом неважно, работает он в настоящее время в организации или уволился и запрашивает документ за период прошлой работы.
Срок выдачи документа – 3 дня с момента обращения. Сотрудник может написать заявление о предоставлении документа при увольнении или в любое другое время, когда в этом возникнет необходимость.
| Если сотрудник укажет в заявлении номер справки (182н) или напишет, что документ нужен для расчета больничного листа, работодатель не вправе заменить форму 182н справкой о доходах. |
Как заполнить справку 182н
Справка имеет длинное название:
Документ состоит из четырех блоков информации:
- Первый содержит сведения о страхователе
- Второй – о застрахованном лице
- Третий – о сумме заработка за последние два года
- Четвертый – о периодах временной нетрудоспособности.
Первой строкой идет информация о документе: дата и номер справки.
Рассмотрим заполнение справки на примере:
| Пример: Сотрудница ООО «Лабиринт» Иванова Т.Н. уволилась 10 января 2024 год. В этот же день она написала заявление с просьбой выдать ей справку за предыдущие два года. Бухгалтер проанализировал доходы за предыдущие два года и выдал справку по форме 182н с данными за 2 года. Доход, применяемый при расчете больничных пособий, составил: 400 тыс. руб. – в 2022 году, 500 тыс. руб. – за 2023 год. |
Как заполнить сведения о страхователе
Форма документа предусматривает наличие определенного набора сведений:
- Полное название работодателя, например, «Общество с ограниченной ответственностью «Лабиринт» или «Индивидуальный предприниматель Маркелов Михаил Вячеславович»
- Название территориального отделения фонда. Ранее здесь указывался номер и код подчиненности ФСС. При выдаче справок в 2023 и 2024 году стоит придерживаться этого же правила. Если Социальный фонд присвоил номер работодателю, то указывают его
- ИНН/КПП страхователя. Предприниматели указывают только первый реквизит
- Адрес регистрации юридического лица/предпринимателя. Он должен соответствовать заявленному в регистрационных документах
- Номер контактного телефона.
Следующий блок посвящен застрахованному лицу.
Как заполнить сведения о застрахованном лице
В справке находится исчерпывающая информация о работнике. Здесь нужно указать:
- Фамилия, имя, отчество полностью
- Данные паспорта, включающие в себя номер, серию, дату выдачи и сведения о подразделении, выдавшем документ, удостоверяющий личность
- Адрес проживания
- СНИЛС
- Периоды работы у работодателя.
Как заполнить сведения о суммах при расчете выплат по больничному
Сюда вносятся сведения о заработке за два года построчно. Здесь нужно указать год, суммы выплат числами и прописью.
Как заполнить сведения о днях временной нетрудоспособности
Четвертый блок справки посвящен информации о периодах, когда сотрудник отсутствовал на работе по причине временной нетрудоспособности. Здесь нужно указать, как общее количество дней в каждом году, так и расписать периоды болезни по каждому периоду отдельно.
Количество дней вносится цифрой и прописью, а даты в формате «Две цифры числа. Две цифры месяца. Четыре цифры года»
| Пример: Исходя из предыдущего примера представим, что сотрудница ООО «Лабиринт» Иванова Т.Н. находилась на больничном в 2022 году на протяжении 14 дней с 03.07.2022 по 16.07.2022. |
Раздел четвертый справки 182н будет выглядеть так:
Завершает заполнение справки указание должности руководителя, подписи его и главного бухгалтера, а также внесением их фамилий и инициалов. Печать проставляется при наличии.
Как мотивировать сотрудника на предоставление справки при устройстве на работу
Новый работодатель не вправе требовать предоставить справку. Но бухгалтеру будет легче рассчитать выплаты по больничному листу при наличии информации с прошлого места работы.
Поэтому сотруднику нужно объяснить: если он не предоставит справку, а в Социальном фонде не окажется отчетов от прежнего работодателя, то больничное пособие будет рассчитываться исходя из минимального размера оплаты труда. Из этого следует, что он сам заинтересован предоставить сведения в бухгалтерию нового работодателя.
Как исправить ошибки в справке 182н
Для справки не существует особых правил для исправления неточностей. Можно внести корректировки, зачеркнув неверное значение и вписав правильное за подписью ответственного лица. Но делать этого не стоит. Лучше заполнить новый бланк и передать его сотруднику.
Откуда работодателю взять сведения о доходах для расчета больничного в 2024 году
С 2023 года порядок взаимодействия медицинского учреждения, Социального фонда и работодателя в отношении оформления и уплаты больничного изменился. Схема выглядит так: Социальный фонд получает сведения об электронном листке от медицинского учреждения – передает сведения работодателю – последний оформляет свой раздел и возвращает в фонд.
Если у работодателя отсутствует информация о выплатах сотрудникам за предыдущие годы, то он направляет запрос в Социальный фонд. Если сведения в СФР отсутствуют, то сотруднику придется обратиться к бывшему работодателю.
Коротко о главном
С 2023 года выдача справки по форме 182н при увольнении перестала быть обязанностью работодателя. Однако по заявлению сотрудника документ должен быть выдан в течение трех дней после получения обращения. При отсутствии справки у вновь принятого сотрудника работодатель может отправить запрос на получение сведений в Социальный фонд России.