Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», март 2019.
Алексей Пушкарев, системный инженер отдела интенсивного роста компании «ГЭНДАЛЬФ».
Рассмотрим изменения в справках о доходах физических лиц, внесенные Приказом ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566, и порядок их формирования в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
2-НДФЛ
Для начала рассмотрим изменения, произошедшие непосредственно в форме справки. Так, ранее справка имела более короткое название «Справка о доходах физического лица», а с 2019 г. она будет называться «Справка о доходах и суммах налога физического лица», однако сокращенное название справки «2-НДФЛ» сохранилось. Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС изменила свою форму: теперь существует регламентированная форма как для подачи в налоговые органы (она же форма 2-НДФЛ), так и для выдачи на руки сотруднику (форма, которая пока не имеет сокращенного названия).
Справка 2-НДФЛ, которая предназначена для налоговых органов, теперь имеет машиноориентированный формат, что означает наличие знакомест для введения только одного символа в каждое знакоместо. Это нововведение позволит сканировать справки, предоставленные на бумажных носителях, в единую федеральную базу данных налоговых органов РФ. Также добавлен штрихкод для автоматической обработки справок налоговыми органами. Штрихкод является частью утвержденной формы справки и не может быть удален или перемещен в другое место. При отсутствии штрихкода налоговый орган вправе отказать в приеме документа. Также для упрощения считывания данных такие поля как «Уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет», «Уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет», «Уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи» убраны и заменены в форме справки полем «Код вида уведомления».
Количество разделов справки уменьшено с пяти до трех. Новая форма состоит из основного листа, отражающего суммы дохода и НДФЛ за весь налоговый период, и приложения («Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода»), в котором отражена помесячная расшифровках доходов, ранее находящаяся в разделе № 3. В случае если физическому лицу выплачивались доходы, которые облагаются по разным ставкам, то первые три раздела и приложение к справке необходимо заполнять несколько раз.
Что же касается Приложения 5 Приказа ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566, то по форме справка схожа со справкой 2-НДФЛ действующего образца 2018 г. Здесь было убрано поле для номера справки, и не установлен порядок заполнения данной формы. Заполнение справки происходит по аналогичным правилам, действующим для справки прошлогоднего образца.
Сроки представления справок о доходах и порядок их предоставления остались прежними. По правилу справки 2-НДФЛ необходимо предоставить в налоговый орган по месту нахождения организации (индивидуального предпринимателя) – налогового агента по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Срок подачи справок различен в зависимости от цели ее представления. Если представляются справки о суммах НДФЛ, которые невозможно было удержать в течение отчетного года (2-НДФЛ с признаком «2» или «4»), то для этих справок срок подачи – не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. В этот срок нужно не только сдать справку в налоговый орган, но и вручить физлицу, с дохода которого не представилось возможным удержать НДФЛ (ст. 216, п. 5 ст. 226 НК РФ).
Если же справка содержит сведения обо всех полученных физическим лицом доходах за год (2-НДФЛ с признаком «1» и «3»), то подавать ее необходимо не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным. Если последний день срока выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, то последним днем представления справки 2-НДФЛ будет ближайший следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
В случае если справка не предоставлена вовремя, к налоговому агенту будут применены штрафные санкции в соответствии с п. 1 ст. 126 НК РФ. Штрафы будут также, если налоговый орган выявит ошибки до предоставления корректирующей справки.
Также следует помнить, что форма справки 2-НДФЛ и порядок ее заполнения в соответствии с Приказом ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566 не предусматривает печати. Достаточно подписи руководителя организации либо любого другого лица по доверенности.
Чтобы сформировать справку в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3, необходимо перейти на вкладку «2-НДФЛ для передачи в ИФНС», далее выбрать «2018 год» и вид справки «Ежегодная отчетность». Затем при нажатии кнопки «Заполнить» программа заполняет справку данными. При нажатии «Печать» и выборе «Справка о доходах (2-НДФЛ)» программа выведет окно предварительного просмотра, где можно увидеть новую форму справки 2-НДФЛ для передачи в налоговые органы.
При печати же справки 2-НДФЛ для сотрудника мы увидим форму из Приложения №5 Приказа ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566.
6-НДФЛ
Форма 6-НДФЛ не претерпела таких коренных изменений, как форма 2-НДФЛ и не изменилась по сравнению с отчетом за 2017 г. Форма и формат предоставления в налоговые органы остались прежними. Отчет необходимо сдать не позднее 1 апреля 2019 г. в налоговый орган (абз. 3 п. 2 ст. 230 НК РФ).
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3, необходимо войти в раздел «1С-Отчетность». Для правильного формирования отчета необходимо отразить все доходы, полученные физическими лицами за выбранный период, введены сведения о праве на налоговые вычеты, рассчитаны и учтены суммы исчисленного налога. Далее нажимаем «Создать» и выбираем «Отчетность по физлицам».
В появившейся форме указываем организацию (если ведется учет по нескольким организациям) и период, за который составляется отчет. По кнопке «Создать» получаем сформированный отчет. Для формирования расчета сразу по всем регистрациям ФНС установите галочку «Создать для нескольких налоговых органов» и выберите налоговые органы, куда следует предоставить расчет.