Разберём восемь ключевых моментов, которые бухгалтеру необходимо учесть при подготовке отчёта. Эти правила касаются материальной помощи при рождении ребёнка, расчёта пособий с учётом районных коэффициентов, выплат иностранным агентам и других нюансов налогообложения доходов физлиц.
1. Матпомощь при рождении ребёнка: новый лимит млн рублей
Главное изменение 2026 года — увеличение необлагаемого лимита единовременной материальной помощи при рождении или усыновлении ребёнка. Теперь работодатель может выплатить до млн рублей без удержания НДФЛ, если выплата произведена в течение первого года после появления ребёнка в семье.
Важные детали:
- Лимит действует для каждого родителя отдельно. Если оба супруга работают в вашей компании, каждый может получить по млн рублей без налога.
- Выплаты в пределах лимита не отражаются в 6-НДФЛ вообще — ни в доходах, ни в вычетах.
- Если сумма превышает млн рублей, разницу нужно показать в отчёте.
Как заполнить 6-НДФЛ при превышении лимита:
Допустим, вы выплатили сотруднице млн рублей в связи с рождением ребёнка.
- Строка 120 (раздел 2): руб. — вся сумма выплаты
- Строка 130 (раздел 2): руб. — необлагаемая часть
- Строка 140 (раздел 2): руб. — НДФЛ с разницы ()
- Строки 020–026 и 160–166: отражаете удержанный налог по срокам перечисления
Это правило основано на информации ФНС от 04.02.2026 и применяется ко всем выплатам, произведённым начиная с 1 января 2026 года.
2. Районные коэффициенты в пособиях: раздельный учёт обязателен
С 2026 года при расчёте НДФЛ с больничных, отпускных и командировочных нужно отдельно выделять часть, приходящуюся на районные коэффициенты и северные надбавки. Это требование распространяется на случаи, когда у работодателя есть данные о заработке сотрудника за два предшествующих года.
Почему это важно:
Районные коэффициенты и северные надбавки облагаются НДФЛ по пониженной ставке для резидентов РФ. Если не разделить выплату на основную часть и «северную», можно переплатить налог или получить претензии от налоговой.
Как это работает на практике:
Предположим, сотрудник получил отпускные рублей, из которых рублей — это районный коэффициент.
- С рублей удерживаете НДФЛ по ставке 13% (или 15%, если доход превысил млн рублей нарастающим итогом)
- С рублей — по ставке, установленной для районных коэффициентов
В 6-НДФЛ эти суммы показываются раздельно, с указанием соответствующих кодов доходов.
Исключение: Если сотрудник — нерезидент РФ, районный коэффициент облагается вместе с основным доходом по ставке 30%, и раздельный учёт не требуется.
Это разъяснение содержится в письме ФНС от 18.02.2026 № ЗГ-35-11/1411.
3. Невзысканный ущерб — это доход работника
Если работник причинил ущерб имуществу компании (сломал оборудование, потерял товар, испортил материалы), а работодатель решил не взыскивать компенсацию, налоговая служба рассматривает это как доход в натуральной форме.
Что это означает для бухгалтера:
- Сумму невозмещённого ущерба нужно включить в налоговую базу по НДФЛ.
- С этой суммы удерживается налог при ближайшей денежной выплате сотруднику.
- В 6-НДФЛ отражаете как обычный доход с соответствующим кодом.
Пример:
Водитель повредил служебный автомобиль, ремонт обошёлся в рублей. Работодатель решил не требовать возмещения. Эти рублей становятся доходом водителя, с которого нужно удержать рублей НДФЛ (при ставке 13%).
Практический совет:
Если планируете простить долг сотруднику, заранее просчитайте налоговые последствия и предупредите работника о предстоящем удержании. Это поможет избежать недоразумений при выплате зарплаты.
4. Средний заработок на период трудоустройства облагается налогом
Когда организация ликвидируется или проводит сокращение штата, уволенным сотрудникам выплачивается выходное пособие и сохраняется средний заработок на период поиска новой работы (обычно до двух-трёх месяцев).
Ранее возникали споры о том, нужно ли удерживать НДФЛ с этих сумм. В 2026 году ФНС окончательно разъяснила: средний заработок, сохраняемый на период трудоустройства, облагается НДФЛ в полном объёме.
Как отразить в отчёте:
- Выплаченный средний заработок показываете в разделе 2 формы 6-НДФЛ как обычный доход.
- НДФЛ рассчитываете по стандартной ставке (13% или 15% для резидентов).
- Налог перечисляете в бюджет в установленные сроки.
Обратите внимание:
Выходное пособие в размере трёх среднемесячных заработков (для обычных работников) или шести (для жителей Крайнего Севера) не облагается НДФЛ. Налог начисляется только на суммы сверх этого лимита.
5. Выплаты иностранным агентам: особый порядок отражения
Физические лица, признанные иностранными агентами, выделены в отдельную категорию для целей налогообложения. Выплаты таким лицам отражаются в 6-НДФЛ по правилам для нерезидентов, но с некоторыми особенностями.
Ключевые моменты:
- Ставка НДФЛ: 30%, независимо от статуса резидентства (если иное не установлено международными соглашениями).
- КБК: Используется единый код бюджетной классификации 182 1 01 02010 01 1000 110 для всех выплат иноагентам, независимо от суммы дохода.
- Код в справке о доходах: В годовой справке 2-НДФЛ по иностранному агенту проставляется код 0.
Как заполнить 6-НДФЛ:
Выплаты иноагентам показываете в тех же разделах, что и выплаты обычным нерезидентам, но с указанием специального кода дохода (если он введён) и обязательным применением ставки 30%.
Это правило основано на письме ФНС от 30.12.2025 № БС-4-11/11826.
Важно:
Перед выплатой дохода проверьте, включено ли физическое лицо в реестр иностранных агентов. Реестр публикуется на сайте Минюста и регулярно обновляется.
6. Компенсация за использование личного имущества: новые лимиты
Если сотрудник использует личный автомобиль, телефон или другое имущество в служебных целях, работодатель может выплачивать компенсацию. Часть этой компенсации не облагается НДФЛ — в пределах установленных нормативов.
Что изменилось в 2026 году:
Скорректированы размеры необлагаемых лимитов для некоторых видов имущества. Точные суммы зависят от типа имущества и региона.
Как отразить в 6-НДФЛ:
- Компенсация в пределах норматива не показывается в отчёте.
- Сумма сверх норматива включается в доход работника и облагается НДФЛ.
Пример:
Сотрудник использует личный автомобиль для служебных поездок. Норматив компенсации — рублей в месяц, фактически выплачено рублей.
- рублей — не облагаются, в 6-НДФЛ не попадают.
- рублей — облагаются НДФЛ, отражаются в разделе 2.
Рекомендация:
Оформите приказ о компенсации и соберите подтверждающие документы (копию ПТС, путевые листы, отчёты о поездках). Это поможет обосновать выплату при проверке.
7. Детализация компенсаций и возмещений в отчёте
ФНС требует более точного разделения облагаемых и необлагаемых частей различных компенсационных выплат. Это касается:
- Суточных сверх установленных лимитов ( рублей по России, рублей за границей)
- Оплаты проезда и проживания в командировках
- Компенсации за задержку зарплаты
- Некоторых социальных выплат
Как правильно заполнить:
В разделе 2 формы 6-НДФЛ нужно чётко разграничивать:
- Строка 120: всю сумму выплаты
- Строка 130: необлагаемую часть
- Строка 140: начисленный НДФЛ
Каждый вид компенсации может иметь свой код дохода. Обязательно уточните актуальный перечень кодов в актуальной версии справочника кодов ФНС.
Пример с суточными:
Сотрудник отправлен в командировку по России на 5 дней. Суточные выплачены в размере рублей в день (всего рублей).
Необлагаемая часть: рублей
Облагаемая часть: рублей
НДФЛ: рублей
В 6-НДФЛ покажите:
- Сумма выплаты: рублей
- Необлагаемая часть: рублей
- Исчисленный НДФЛ: рублей
8. Медицинские услуги и страховка при зарубежных командировках
Когда компания отправляет сотрудника в служебную командировку за границу, часто оплачивает его медицинскую страховку или медицинское обслуживание, необходимое во время поездки.
Правило простое: такие расходы не облагаются НДФЛ, если они прямо связаны с выполнением служебных обязанностей и оплачены работодателем.
Условия, при которых выплаты не облагаются:
- Страховка получена для защиты работника на период командировки за границу.
- Медицинские услуги оказаны непосредственно во время командировки.
- Оплата произведена работодателем, а не возмещена работнику из его кармана.
В отчёте 6-НДФЛ:
Такие суммы не отражаются вообще — они не входят в доход работника и не облагаются налогом.
Что делать, если работник вернулся и требует возмещения:
Если сотрудник сам оплатил страховку или медицинские услуги за границей, а затем попросил возмещение, это рассматривается как возмещение командировочных расходов. Оно не облагается НДФЛ при наличии подтверждающих документов (квитанции, счета, чеки).
Важный момент: Если работодатель выплачивает сотруднику деньги наличными под возмещение, убедитесь, что у вас есть:
- Приказ о направлении в командировку
- Служебное задание
- Авансовый отчёт со всеми подтверждающими документами
- Справка о расходах, подписанная работником
Без этого документов налоговая может рассматривать выплату как обычный доход и потребовать удержания НДФЛ.
Итоговый чек-лист для заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2026 года
Перед сдачей отчёта проверьте:
✓ Матпомощь при рождении ребёнка — выплаты в пределах млн рублей не показаны в отчёте, превышение отражено с расчётом НДФЛ
✓ Пособия и отпускные — районные коэффициенты и северные надбавки выделены отдельно
✓ Невзысканный ущерб — если работник не возместил ущерб, показано как доход с НДФЛ
✓ Выходное пособие — облагаемые суммы отражены верно, необлагаемая часть выделена
✓ Выплаты иноагентам — применена ставка 30%, использован правильный КБК
✓ Компенсация за имущество — разграничены облагаемая и необлагаемая части
✓ Суточные и командировочные — показаны правильные лимиты для России и зарубежья
✓ Медицинская страховка за границей — не отражена в отчёте (если оплачена работодателем)
Сроки и формальности
Крайний срок сдачи: 27 апреля 2026 года (так как 25 апреля — суббота)
Форма: Используйте утверждённую ФНС форму расчёта 6-НДФЛ (Приказ ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649 в редакции от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1)
Способ предоставления:
- Если в течение года выплаты производились более чем 10 сотрудникам — обязательно электронно через личный кабинет на сайте ФНС
- Если получателей дохода 10 человек и менее — можно подать как в электронном виде, так и на бумаге (в двух экземплярах с подписями)
Штрафы за ошибки:
Неправильное заполнение отчёта влечёт штраф в размере рублей за каждый показатель. Несвоевременная сдача — рублей в день просрочки, но не менее рублей.
Заключение
Восемь правил, рассмотренные в статье, охватывают основные изменения в налоговом учёте при подготовке 6-НДФЛ за первый квартал 2026 года. Внимательное заполнение отчёта с учётом этих нюансов поможет избежать ошибок, переплат налогов и претензий со стороны налоговой службы.