Одна из важных обязанностей кадровиков/бухгалтеров на предприятии – ведение трудовых книжек. В этом документе фиксируют всю информацию о трудовой деятельности сотрудников: прием на работу, перевод на новую должность, награждения, увольнения с указанием причин. Запись в трудовой книжке в дальнейшем станет основанием для начисления пенсии, поэтому кадровики должны быть предельно внимательны к соблюдению установленных правил. Важен каждый нюанс: даже небольшие ошибки могут привести к серьезным проблемам для сотрудника, поэтому образцы формулировок записей в трудовую книжку нужно блюсти.
Кто отвечает за внесение записей
По действующему законодательству запись в трудовой должен делать работодатель, который вступает с сотрудником в трудовые отношения.
На предприятиях для этого есть специально уполномоченное лицо – ведением книжек обычно занимается сотрудник кадровой службы. В небольших организациях функции кадровиков нередко возлагают на бухгалтера, но в любом случае обязанности должны быть закреплены письменным приказом руководителя.
Также см. «Должностные обязанности бухгалтера-кадровика».
Для человека, который впервые устраивается на работу, первая запись в трудовой книжке должна быть сделана этим работодателем. В этом случае представитель кадровой службы или иной уполномоченный сотрудник, помимо прочего:
- заполняет титульный лист;
- указывает наименование организации;
- делает запись о приеме на работу с указанием даты и номера приказа.
Также см. «Приказ о приеме на работу по срочному трудовому договору: образец».
Общие требования к оформлению
Сначала нужно понимать, где сделать запись в трудовой книжке. Также её ведение требует внимания к деталям и строгого соблюдения до мелочей требований, которые были закреплены законодательно.
В первую очередь, любой образец записи в трудовую книжку должен быть легитимен. Титульный лист следует заполнять только при документальном подтверждении информации: новый работник должен предоставить паспорт и документ об образовании, дающий право занимать определенную должность.
Если на титульном листе будут допущены ошибки, сотруднику придется обращаться в суд, чтобы доказать принадлежность трудовой книжки. Поэтому от кадровика требуется предельное внимание.
Существуют общие правила внесения записи в трудовую книжку:
- любые записи должны быть внесены только чернилами черного, синего или фиолетового цвета с максимальной аккуратностью;
- записи нумеруют, порядковый номер ставят в специально отведенной для этого графе;
- при внесении любой информации недопустимы сокращения: необходимо вписывать слова полностью: не «п.», а «пункт», не «расп.», а «распоряжение»;
- даты вписывают только цифрами в формате дд.мм.гггг. К примеру, дата приема сотрудника на работу будет выглядеть как «25.09.2018».
Все формулировки должны соответствовать нормативам. Они регламентированы правилами и специальной Инструкцией, опубликованной Минтрудом в 2003 году.
Также см. «Правила заполнения трудовых книжек в 2018 году».
Какие действуют сроки внесения записей в трудовую книжку
После официального принятия на работу запись в трудовой книжке делают в течение 5 дней.
Если сотрудник впервые официально трудоустроен, он должен приобрести трудовую книжку и передать ее в отдел кадров работодателя для заполнения. Необходимые данные будут внесены в нее в течение 5 дней, причем первый день работы – это день опубликования приказа о трудоустройстве.
Сведения о переводе на другую должность или переходе в другой отдел должны быть зафиксированы в трудовой книжке в течение 1 недели с опубликования приказа.
Если же сотрудник увольняется, запись об этом должна быть внесена в книжку в день увольнения, после чего её выдают на руки сотруднику.
В период трудоустройства книжку сотрудника хранят в кадровой службе организации и не выдают на руки. Если сотруднику нужно подтвердить наличие официальной работы – например, для получения кредита в банке – он должен написать заявление для предоставления заверенной копии.
Также см. «Обязан ли работодатель выдать работнику оригинал трудовой книжки для оформления пенсии?»
Внесение сведений о работе
Наиболее важный – 3-й раздел. Именно в него вносят информацию о трудоустройстве, должности, переводе на новую работу или увольнении.
При заполнении 3-го раздела существует несколько правил:
- первая запись в нём при трудоустройстве – это полное название организации (необходимо указывать именно полное наименование);
- в графу вносят запись о том, что сотрудник принят на работу, указывают структурное подразделение и должность (отдел указывают не всегда: его необходимо вписывать только в том случае, если он – существенное условие трудового договора);
- если сотрудника переводят на новую должность или он на постоянных условиях переходит в другой отдел, информацию об этом также нужно обязательно отразить;
- если сотрудник увольняется, записи в трудовой книге отражают факт и причину увольнения, а также соответствующую статью Трудового кодекса.
Также см. «Запись в трудовой книжке о приеме гендиректора: образец».
Каждую запись в 3-й графе обосновывают записью в четвертой. В ней необходимо указывать номера приказов, распоряжений и иных документов, на основании которых сотрудник принят на работу, переведен, уволен и др.
Если при заполнении были допущены ошибки, необходимо вписать сроку о недействительности записи с указанием ее номера, а затем вписать верную информацию.
Также см. «Запись в трудовой недействительна: как исправить (образец)».
В завершение отметим, что в Интернете можно найти массу реальных фото записей трудовой книжки. Однако бездумно копировать их мы не советуем: следуете общим нормативным требованиям, основные из которых мы отразили в этой статье.