Что работодатель обязан выдать
Согласно положениям ст. 84.1 ТК РФ, в день увольнения работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку либо сведения о его трудовой деятельности у нанимателя. Кроме того, другие документы при увольнении сотрудника, связанные с работой, предоставляют только по его требованию в тот же срок.
Таким образом, в ТК РФ не закреплено безусловное обязательство работодателя выдать увольняемому документы по его трудовой деятельности без официального запроса. Однако другими законодательными актами установлена обязанность нанимателя в обязательном порядке выдать в день увольнения (п. п. 2 – 2.3, 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ; ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ):
- выписку по сотруднику из формы СЗВ-М за месяц увольнения;
- выписку из СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 (только при наличии отчислений на накопительную часть пенсии);
- выписку из раздела 3 формы РСВ с начала квартала по дату увольнения.
Также к числу обязательных документов отнесена справка о сумме зарплаты по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н. Она содержит сведения о доходах, с которых уплачивались взносы в ФСС за текущий год и 2 года, предшествующих ему. Она необходима для начисления больничного у следующего работодателя сотрудника.
Какие документы выдать по требованию работника
Помимо указанных выше выписок и справок, в последний рабочий день по письменному запросу сотрудника ему должны быть выданы следующие документы при увольнении (по собственному желанию, инициативе работодателя или иным основаниям):
- справка о доходах и уплаченном с них НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ) по форме, указанной в Приложении № 5 к приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566 (бывшая 2-НДФЛ);
- справка для центра занятости о средней зарплате за последние 3 месяца (её типовой формы нет, но на практике применяют бланк из письма Минтруда России от 10.01.2019 № 16-5/В-5);
- копия приказа об увольнении;
- копия записки-расчета о начисленных при увольнении суммах;
- иные документы, связанные с трудовой деятельностью работника.
В последнем случае это могут быть:
- копии приказов – о приеме на работу, переводе на новую должность или в другое подразделение, распоряжений о поощрениях и отпусках;
- копии документов, связанных с учетом рабочего времени – табели, приказы о привлечении к работе сверхурочно и в выходные дни, графики работ;
- справка о времени работы у данного работодателя;
- копия трудового договора.
Важно
Общий список документов при увольнении сотрудника открыт и может быть расширен. При условии, что:
- он сделал соответствующий письменный запрос;
- они непосредственно связаны с его трудовой деятельностью.
Законодательно до сих пор не урегулирован вопрос об обязанности работодателя предоставлять копии локальных актов, связанных с оплатой труда, трудовой дисциплиной, учетом рабочего времени (правила внутреннего трудового распорядка, колл. договор, положение о структурных подразделениях, коммерческой тайне, оплате труда). Судебная практика по данному вопросу так же неоднозначна.
ПРАВОВАЯ СПРАВКА
Часть судей предполагают, что работодатели должны только знакомить сотрудников с этими актами (при этом их нормы распространяются на всех работников компании) и не обязаны давать выписки из них (апелляционные определения Санкт-Петербургского горсуда от 04.02.2020 № 33-87/2020 по делу № 2-7632/2019, Московского горсуда от 06.06.2016 по делу № 33-19109/2016).
Вместе с тем, есть судебные решения, где указано на необходимость выдачи таких копий работнику (определение Московского городского суда от 24.08.2011 по делу № 33-25677).
Компании придется отдельно рассматривать каждый конкретный случай обращения и принимать решение о выдаче таких документов при увольнении самостоятельно. Однако если в подобных копиях нет персональных данных других сотрудников, их можно выдать.
В заявлении работника должны быть четко указаны требуемые ему наименования документов. При наличии обобщенной формулировки вроде «документы, связанные с моей работой» выдачу документов при увольнении не производят. Следует попросить переписать заявление с конкретизацией требуемой информации.
Обязанность выдать указанный выше перечень документов сохраняется и после того, как сотрудник уже уволен. Но в этом случае передать их нужно в течение 3-х рабочих дней с момента письменного обращения бывшего работника (ст. 62 ТК РФ).