В первичные документы могут закрасться ошибки. Как исправить ошибку в путевом листе? Какой порядок действий? Какие правила исправления? На эти и другие вопросы ответим в статье.
Компания решает
Действующее законодательство не возбраняет вносить исправления в первичные документы (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Более того, организация должна самостоятельно разработать порядок внесения исправления в первичные документы (бумажные и электронные), ориентируясь на правила ведения бухучета и особенности своего документооборота.
В качестве примера исправления ошибок можно использовать нормативку, регулирующую аналогичные вопросы. Например, Правила заполнения счетов-фактур, утвержденные постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Как исправить ошибку в путевом листе автомобиля? Взять за основу алгоритм исправления ошибок, допущенных в счетах-фактурах (письмо Минфина от 22.01.2016 № 07-01-09/2235).
Порядок исправления первичных документов нужно включить в учетную политику для целей бухгалтерского учета или оформить соответствующее приложение к ней.
Как счета-фактуры
Одним из самых популярных способов, как правильно исправить ошибку в путевом листе, является составление нового документа с правильными данными. В нем нужно указать:
- номер и дату первоначального документа, в который вносятся исправления;
- порядковый номер и дату исправления.
Первоначальный ошибочный документ нужно приложить к новому верному экземпляру. При использовании такой схемы внесения исправлений у организации будет (письмо ФНС от 23.03.2018 № СД-4-3/5412):
- информация о неправильном и верном текстах документа;
- сведения о дате исправления;
- подписи ответственных лиц.
Однако это не единственный способ, как исправить ошибку в путевом листе автомобиля спустя месяц или даже год. Вторым способом является зачеркивание неправильного текста и указание правильных сведений над зачеркнутой информацией.
Важно зачеркнуть неверную информацию одной чертой, чтобы можно было прочитать исправленное. Сделанную корректировку нужно заверить подписями лиц, которые составляли документ. Следует указать их Ф.И.О., а также дату внесения исправлений.
Предложим образец, как исправить ошибку в путевом листе. Например, неверно указана дата рейса – 24.06.2019. Реально поездка состоялась 25.06.2019. В этом случае неверную дату нужно зачеркнуть одной чертой 24.06.2019, указав сверху правильную – 25.06.2019. Заверить внесенное исправление должен сотрудник, ответственный за составление путевых листов и водитель транспортного средства. В аналогичном порядке исправляются ошибки в путевом листе обнаруженные даже год спустя после составления первичного документа.