Автор:

Хранение и выдача нотариусом электронных документов с 2021 года

Теперь сохранность электронных документов и файлов обеспечит нотариус. Дело в том, что в практику введено с июля 2021 года новое нотариальное действие нотариусов – принятие на хранение и выдача электронного документа. Рассказываем, когда это происходит, какие плюсы, порядок хранения и какова цена этой услуги.

Что можно хранить у нотариуса

Теперь, кроме бумаг, нотариусу можно передавать:

  • электронные документы (книги, контракты, договоры и др. причём не только текстовые);
  • фото-, аудио- и видеофайлы;
  • программные коды;
  • базы данных и др.

До июля 2021 года на хранение нотариусу можно было передать только документы в бумажном виде, теперь – любой электронный документ или файл, который в итоге попадет по защищенным каналам прямо в Единую информационную систему нотариата.

Какие плюсы

Суть в том, что возможность создать свой цифровой архив у нотариуса гарантирует:

  • сохранность и неизменяемость важных с правовой точки зрения и при этом оцифрованных документов;
  • их защиту от доступа третьих лиц.

Все мы храним дома важные документы – договоры, дипломы, семейные фотоальбомы и прочее. Каждая организация ежедневно имеет дело с огромным массивом документов, хранение которых зачастую вызывает проблемы. И дело не только в огромном количестве бумаг, но и в том, что особо ценные из них (например, контракты с конфиденциальной информацией) требуют надежного хранилища.

Любой носитель (флэшки, жесткие диски, облачные сервисы и т. п.) имеет ограниченный срок эксплуатации и в целом подвержен деформации, потере. А электронные документы, хранящиеся в папках компьютеров или на общедоступных облачных сервисах, могут стать легкой добычей взломщиков.

На носителе, где размещены данные, может произойти сбой, ошибка записи, чтения. Достаточно открыть письмо, в котором находится зловредный код, и злоумышленник получит чужие логины, пароли.

Возможность передать цифровые файлы нотариусу позволяет избежать таких рисков, что особенно актуально в эпоху тотальной цифровизации и распространения электронного документооборота.

Как воспользоваться новой услугой нотариусов

Это можно сделать, не выходя из дома – через специальный сервис на портале Федеральной нотариальной палаты. Для этого заявителю нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.

На сайте ФНП есть раздел «Удаленные нотариальные действия», где указан список доступных для совершения в онлайн-формате нотариальных действий. Среди них – принятие на хранение либо выдача электронных документов.

Как защищены файлы

Ключевая характеристика Единой инфосистемы (ЕИС) нотариата – ее безопасность, поэтому хранение в ней файлов и документов отличается гарантиями надежности.

Система имеет защитный фильтр – т. н. карантинную зону – благодаря которой переданные файлы проходят проверку на наличие вредоносных программ, что важно для обеспечения безопасности хранения информации.

Даже передача файла через сайт Федеральной нотариальной палаты надёжно защищена, поскольку идёт через защищенные каналы. Файлы не будут находиться на рабочем месте нотариуса или в нотариальной конторе.

Документ, загруженный в ЕИС нотариата, будет храниться в том виде, в котором заявитель его передал. При этом никто не сможет увидеть его содержание, даже нотариус, поскольку документы и файлы зашифрованы.

Единственное, что он видит – имя, дату и размер файла.

Порядок и срок хранения нотариусом файлов

В качестве подтверждения принятия на хранение электронных документов и файлов нотариус выдает свидетельство в электронной форме, подписанное его усиленной квалифицированной подписью и содержащее идентификатор хранилища электронного документа.

Срок хранения цифровых документов определяет сам владелец. При этом, когда срок подходит к концу, система обязательно оповестит об этом заявителя.

Получить документы и файлы обратно можно в любое удобное время у любого удобного нотариуса.

Если спустя 6 месяцев после окончания заявленного срока хранения файлы не востребованы – система их безвозвратно удалит. Владелец документов при этом заблаговременно получит несколько уведомлений.

Отметим, что ранее, когда дело касалось только документов на бумажном носителе, за их выдачей нужно было идти в ту контору, куда они были переданы.

Кому лучше передать файлы на хранение нотариусу

Возможность создать собственный цифровой архив в Единой информационной системе нотариата и тем самым сохранить свои работы от случайной порчи, потери или кражи особенно актуальна для людей творческих профессий.

В этом случае передача файлов на хранение нотариусу – эффективный инструмент защиты авторских прав.

Случаи присвоения авторства (плагиат) и незаконное извлечение прибыли из результатов чужой интеллектуальной деятельности нередки. Отстоять свои права на результат интеллектуального или творческого труда можно, зафиксировав время создания или передачи на хранение произведения. Именно нотариус может удостоверить время предъявления файлов. Если позднее кто-то решит присвоить чужую работу себе – зафиксированные нотариусом сведения позволят быстро поставить точку в споре и защитить авторские права создателя произведения.

Кроме того, с помощью нотариуса можно удостоверить:

  • соглашение об авторских правах (распределении долей соавторов), которое урегулирует вопросы использования произведения и извлечения доходов;
  • любой авторский договор, чтобы избежать возможных конфликтов в будущем.

Если права автора уже нарушены, пострадавший также может обратиться к нотариусу в целях обеспечения доказательств – даже если речь идет о нарушении прав в Интернет-среде.

ПРИМЕР 1

Фотограф из Новосибирска обнаружил, что его работы постоянно используются в рекламных буклетах без его согласия. Он предоставил в суде нотариальный протокол, подтверждающий факт неправомерного использования фотографий, выиграл его и получил компенсацию.

ПРИМЕР 2

Женщина с детства занимается музыкой. Делиться своим творчеством в Интернете она начала недавно, но даже первые пробы пера там умудряются скопировать. То есть, воровали музыку.

Узнав о новой услуге нотариусов, она решила ею воспользоваться. Ведь, если произведение размещено на ресурсе нотариата, это ещё одно подтверждение того, что именно она его создала.

Передача электронных документов нотариусу может выручить и в других ситуациях. Например, когда нужно срочно предъявить документы в какую-либо организацию или ведомство, а сделать лично это по тем или иным причинам не получается. Нотариус может взять эту задачу на себя, гарантировав при этом исполнение заявленных сроков заявителем.

Цена услуги хранения файлов

Стоимость хранения зависит от:

  • размера передаваемых файлов;
  • заявленного срока их хранения.

Тариф составляет 5 рублей за 1 МБ в год, но не менее 200 рублей. Так, например, документ –word на 10 страницах нотариус будет хранить 40 лет за 200 рублей.

Заключение

Таким образом, время, когда важные документы хранили только на бумаге, ушло в прошлое.

Электронный формат значительно удобнее и привлекательнее. Тем более, что сегодня перевод в «цифру» отнюдь не означает потерю юридической значимости документа.

Воспользоваться новым нотариальным действием граждане, ИП и юрлица могут только онлайн через сайт Федеральной нотариальной палаты.

Источник: сайт Федеральной нотариальной палаты (ФНП).