Приказ о назначении ответственного за персональные данные в 2023-2024 году

СКАЧАТЬ БЛАНК ПРИКАЗА О НАЗНАЧЕНИИ ОТВЕТСТВЕННОГ ЗА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

СКАЧАТЬ ОБРАЕЦ ПРИКАЗА О НАЗНАЧЕНИИ ОТВЕТСТВЕННОГ ЗА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Что входит в персональные данные

К персональным данным относятся сведения, позволяющие идентифицировать человека, зафиксированные в бумажном или электронном виде. Это паспортные данные, ИНН, СНИЛС, сведения из трудовой книжки, данные медицинских карт, документов об образовании и других.

Поскольку сейчас невозможно вести документооборот без указания личных сведений о гражданах, возникает понятие обработки персональных данных. В связи с этим правительство разработало закон, регулирующий все аспекты работы с информацией о гражданах. Сюда относятся получение, хранение, обработка, систематизация данных, а также порядок их передачи третьим лицам в случаях, предусмотренных законодательством и подзаконными актами, включая локальные.

Также в категорию личных сведений о гражданах входит информация о судимостях, административных делах, финансовом и семейном положении, номера банковских карт, адреса проживания, электронная почта и всё, что даёт возможность установить личность человека.

Кто может отвечать за обработку персональных данных

Ответственность за персональные данные обычно возлагается на того, кто с ними работает. Это может быть секретарь, руководитель или специалист отдела кадров, штатный юрист. Выбор обусловлен тем, как на предприятии организована работа с личными делами и другими документами, содержащими персональные данные работников.

Закон не устанавливает строгих требований к кандидатуре человека, ответственного за персональные денные, к его опыту, образованию и квалификации. У индивидуального предпринимателя такого сотрудника может и не быть, что не освобождает от обязанности разработать и соблюдать политику в отношении личных данных.

Гражданин, поступающий на работу, учёбу, лечение или реабилитацию, подписывает согласие на обработку конфиденциальных данных о себе. В случае с несовершеннолетними согласие подписывают законные представители. Организация несёт ответственность за обращение с этими данными и принимает меры к тому, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к ним.

Содержание приказа

Унифицированного бланка приказа нет, поэтому его можно составить в произвольной форме, указав обязательные сведения. В документе указывают:

• юридическое наименование организации или ИП;
• дату оформления, номер документа;
• обоснование — в связи с чем составляется распоряжение;
• ссылка на локальный нормативный акт или статьи и пункты закона;
• ФИО и должность работника, назначаемого ответственным за обработку персональных данных;
• сведения о сотруднике, на которого возлагаются функции заместителя на периоды отсутствия основного ответственного лица;
• информация о том, на кого возлагается контроль за исполнением приказа;
• подписи, ФИО, печать (при наличии).

Порядок оформления, учёта и хранения приказа

В государственной организации приказ о назначении ответственного за персональные данные обычно оформляется на стандартном бланке. Коммерческие предприятия оформляют этот документ в свободном виде или разрабатывают типовые формы. Если для распорядительной документации предусмотрен унифицированный шаблон, это должно быть отражено в учредительных документах.

Приказ можно напечатать на бланке с логотипом организации или на обычной офисной бумаге. Также допускается написать его от руки, при условии, что текст содержит все обязательные реквизиты. Подписывать документ должен руководитель или сотрудник, временно исполняющий его обязанности. Эта подпись идёт первой, за ней — подписи и ФИО лиц, в отношении которых составлен приказ. Далее расписываются те, на кого возложен контроль за исполнением.

Приказ подшивают в папку, где он должен храниться, пока актуален. Затем его отправляют в архив и находится там столько времени, сколько предусмотрено законом или локальными актами, после чего утилизируется. Как и вся документация, исходящая от руководства, приказы о назначении ответственных лиц подлежат учёту. В специальный журнал вносят номер, дату и название документа. Благодаря этому можно быстро найти приказ среди других документов. Журнал хранится у секретаря, штатного юриста или в отделе кадров.