Есть ли такой реквизит
Сразу скажем, что информация о маршруте не входит в перечень сведений путевого листа, перечисленных:
- в части 3 ст. 6 Устава автомобильного транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ);
- пункте 1 Состава сведений и порядка оформления путевого листа (утв. приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390).
Поэтому информацию о маршруте движения или следования указывать в путевом листе формально необязательно.
Более того, с 1 сентября 2023 года в путевом листе нужно указывать дополнительные сведения о водителе. Это закрепил приказ Минтранса от 05.05.2023 № 159. То есть про маршрут ничего не добавили.
Зачем указывать маршрут
Тем не менее очень советуем указывать в путевом листе подробную информацию о маршруте. Тогда сможете использовать его как документ, подтверждающий в налоговом учете:
- расходы на ГСМ;
- другие затраты на эксплуатацию автомобиля.
Имейте в виду: если в путевом листе нет информации о маршруте, налоговикам не будет понятно, что авто использовали именно в служебных целях, и откажут в признании расходов на ГСМ и других затрат на его эксплуатацию. Этот вывод следует из писем Минфина от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 № 20-12/064123.2.
Маршрут как допреквизит
Из ч. 4 ст. 6 Устава автотранспорта и п. 2 Состава сведений и порядка оформления путевого листа следует, что в путевом листе можно отражать дополнительные сведения. В том числе информацию о пройденном маршруте.
Как расписывать маршрут
Сведения о маршруте желательно указывать подробно. Распишите, в частности:
- полные адреса мест отправления и назначения;
- названия посещаемых организаций, мест и мероприятий в месте отправления и месте назначения;
- деловую цель поездки;
- время отправления и прибытия по каждому пункту маршрута;
- пройденный путь в километрах.
При описании маршрута не используйте общие формулировки типа”поездка по городу” или “поездка по заданию”. По ним невозможно установить конкретные места, куда следовало авто, и подтвердить, что поездки были связаны с деятельностью вашей компании, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Также см. Нужен ли путевой лист при аренде авто.
Другой документ о маршруте
К путевому листу дополнительно можно составлять маршрутный лист. Но это 2 разных документа, которые не подменяют друг друга.
Путевой лист – обязательный документ, оформление которого предусмотрено законом. За его отсутствие в определенных случаях могут привлечь к административной ответственности.
А маршрутный лист – необязательный документ, который составляют в свободной форме. Организация сама решает, использовать его или нет.
Маршрутный лист можно оформлять на сотрудника, передвигающегося как на авто, так и общественном транспорте, а путевой лист – только на конкретное транспортное средство.