Порядок составления оборотно-сальдовой ведомости нормативно не регламентирован.
Особенности ОСВ
Оборотно-сальдовая ведомость составляется за определенный промежуток времени – месяц, квартал или год – и включает в себя такие показатели, как:
- Счета бухгалтерского учета, по которым за указанный период времени были движения денежных средств.
- Сальдо на начало отчетного периода – дебет/кредит.
- Обороты за указанный период времени.
- Сальдо на конец отчетного периода.
Оборотно-сальдовая ведомость используется при заполнении и проверке бухгалтерского баланса компании, составлении отчета о финансовых результатах деятельности.
В случае, если при составлении ведомости у бухгалтера нет данных для заполнения какой-либо графы, в строке в обязательном порядке ставится прочерк.
Следует обратить внимание, что бухгалтерская отчетность формируется строго в соответствии с данными, которые содержатся в оборотно-сальдовой ведомости с развернутым сальдо. Дебетовые/кредитовые сальдо по счета учета показываются отдельно.
Оборотно-сальдовая ведомость может использоваться только при заполнении упрощенного баланса и финансовых отчетов. При составлении обыкновенной бухгалтерской отчетности может потребоваться детализация, которой нет в ОСВ.
Виды бухгалтерских счетов
Счета бухгалтерского учета могут быть:
Это счета, на которых хранятся активы предприятия, увеличение которых отображается в графе Дебет, а уменьшение – в графе Кредит.
Они необходимы для того, чтобы отразить источники финансирования компании. Увеличение количества объектов отражается по кредиту, а их уменьшение – по дебету.
Такие счет отражают и активы, и пассивы – расчеты с поставщиками, покупателями и заказчиками. Они отражают дебиторскую и кредиторскую задолженности.
Виды оборотно-сальдовых ведомостей
Стандартной формы оборотно-сальдовой ведомости нет: она не установлена на законодательном уровне, а потому каждая организация вправе выбрать любую удобную форму самостоятельно. Для фиксации удобного варианта ведомости можно закрепить ее в виде приложения при составлении учетной политики предприятия.
При составлении бухгалтерской документации следует помнить о том, что оборотно-сальдовая ведомость – это регистр бухгалтерского учета, в котором в обязательном порядке должны содержаться такие реквизиты, как:
- Наименование; оборотно-сальдовая ведомость.
- Наименование предприятия, в котором составляется бухгалтерский документ.
- Период, за который отображаются данные в ОСВ.
- Систематическая группировка объектов, которые вошли в бухгалтерский учет.
- Величина денежного измерения объектов бухучета.
- Перечень должностных лиц, которые несут ответственность за ведение и составление ведомости.
- Подпись каждого из ответственных, их фамилии и инициалы.
К сведению
Правила составления оборотно-сальдовой ведомости
В случае, когда бухгалтерский учет предприятия осуществляется с помощью специализированного программного обеспечения, у специалиста не возникает сложностей. Достаточно просто найти вкладку Отчеты и выбрать среди предложенного списка Оборотно-сальдовую ведомость, указать нужный временной промежуток: документ будет сформирован в автоматическом режиме.
При составлении оборотно-сальдовой ведомости вручную специалисту необходимо придерживаться ряда простых правил:
- Сальдо по счетам на начало отчетного периода содержится в ведомости за предыдущий промежуток времени.
- В ОСВ должны быть указаны дебетовые и кредитовые обороты по всем счетам предприятия.
- Путем математических расчетов необходимо высчитать сальдо на конец отчетного периода и указать его в ведомости по всем счетам. Данные в ведомости и в бухгалтерском учете должны совпадать.
Убедиться в том, что ведомость составлена правильно, просто: по результатам должны совпадать итоговые сальдо по дебету/кредиту на начало отчетного периода, обороты по всем счетам, итоговые сальдо на конец отчетного периода.
При составлении оборотно-сальдовой ведомости в обязательном порядке необходимо указать наименование компании, название документа, а также период, информация за который содержится в оборотно-сальдовой ведомости. В таблице отражаются достоверные данные о состоянии счетов, предварительно рассчитанные и проверенные.
Сотрудник, ответственный за составление отчетной документации, должен ее заверить подписью.
Обортно-сальдовая ведомость может быть составлена как вручную на бумаге, так и в виде электронного документа, заверенного электронной подписью специалиста.
Следует обратить внимание, что нормативными актами запрещено вносить в ведомость исправления в случае, если при заполнении были допущены ошибки: корректировать документ могут только уполномоченные лица, несущие ответственность за составление оборотно-сальдовой ведомости.
Срок хранения оборотно-сальдовых ведомостей составляет 5 лет с момента составления документа.
Пример: оборотно-сальдовая ведомость по счету:
ОСВ по счету 60
На счете 60 учитывают расчеты с поставщиками. Счет активно-пассивный, поэтому остатки по нему могут быть как кредитовые, так и дебетовые. Кредитовый остаток по счету 60 означает, что организация должна поставщику оплатить поставку. Дебетовый остаток по счету 60 означает, что вы перечислили поставщику аванс, а он не отгрузил товары или материалы в счет аванса (дебиторская задолженность поставщика). Авансы учитывают на отдельном субсчете.
Пример:
На 1 января кредитовый остаток по субсчету 60-1 составил 120 000 руб. Это стоимость неоплаченной поставки товаров. Также у организации есть дебетовый остаток – 50 000 руб. Это сумма перечисленного аванса, в счет которого не было поставок, она учтена на субсчете 60-2, открытом к счету 60.
В январе организация перечислила поставщику 80 000 руб. Также поставщик отгрузил товар в счет полученного аванса. Общая стоимость отгрузки составила 110 000 руб. Оставшаяся часть поставки в январе не оплачена. Поставщик не является плательщиком НДС.
В январе сделаны проводки:
Дебет 60-1 Кредит 51
- 80 000 руб. – перечислена часть задолженности поставщику;
Дебет 41 Кредит 60-1
- 110 000 руб. – отражена стоимость поставки товаров;
Дебет 60-1 Кредит 60-2
- 50 000 руб. – зачтен ранее уплаченный аванс в счет оплаты поставки.
Оборотно-сальдовая ведомость по синтетическому счету 60 в разрезе субсчетов за январь выглядит так:
| Счет | Сальдо на начало | Обороты за период | Сальдо на конец | |||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | |
| 60 | 50 000 | 120 000 | 130 000 | 160 000 | 100 000 | |
| 60-1 | 120 000 | 130 000 | 110 000 | 100 000 | ||
| 60-2 | 50 000 | 50 000 | ||||
Проверка оборотно-сальдовых ведомостей
Нередко возникают ситуации, когда при проведении камеральной проверки на предприятии представители налоговой инспекции запрашивают у бухгалтера или руководителя предприятия оборотно-сальдовые ведомости за определенный промежуток времени.
Налоговым кодексом запрет на проверку такой документации не установлен; вместе с тем нет регламента, определяющего правила контроля ОСВ.
Налоговая служба вправе запросить у предприятия оборотно-сальдовые ведомости за отчетный период в том случае, если компания самостоятельно обратилась в ИФНС с заявлением о проведении налогового мониторинга. В такой ситуации действия налогового инспектора являются законными, что прописано в Приложении к Приказу ФНС и в налоговом кодексе Российской Федерации.
При ведении бухгалтерского учета на предприятии необходимо помнить о том, что оборотно-сальдовая ведомость – один из важных отчетных документов, в котором отражаются состояние счетов и движения финансовых средств предприятия. На основании ведомости формируется бухгалтерский баланс, финансовые и налоговые отчеты.
Ввиду того, что ОСВ используется не всеми предприятиями, то при введении ведомости в документооборот необходимо утвердить данное решение в учетной политике компании.