Многими людьми трудовая книжка воспринимается в наше время, как пережиток прошлого, когда практически весь документооборот и учет велись не централизованно и только на бумажных носителях.
Этот персональный документ тогда был единственным основанием для правильного расчета трудовой пенсии, и значение его было сложно переоценить.
Сейчас действует система персонифицированного учета пенсионных отчислений каждого работника, и, казалось бы, трудовая книжка потеряла свое решающее значение. Большая доля истины в этом есть, однако, говорить о ненужности документа пока рано.
Значение трудовой книжки
Случаются ситуации, когда работникам ПФ требуется уточнение данных о рабочем стаже человека до внесения его в общую базу данных.
Особенно это актуально для тех, кто начал свою трудовую деятельность до старта программы персонифицированного учета (до 1997 года).
Трудовая книжка, кроме того, это своеобразная рабочая биография каждого человека, подтверждающая его квалификацию, трудовые достижения, карьерный рост. Очевидно, насколько это важно при устройстве в новую организацию.
Закон не предусматривает права отказа в приеме на работу по причине отсутствия ТК, но работодатель скорее поверит этому документу, нежели собственноручно составленному резюме. А вот отсутствие трудовой может навести его на подозрения, и вполне законную причину отказа сформулировать несложно.
В ряде случаев можно попасть в ситуацию, когда трудовую книжку могут потребовать при оформлении загранпаспорта.
Некоторые финансовые организации включают копию трудовой книжки в пакет документов, требуемый для рассмотрения заявления о предоставлении кредита.
Таким образом, и сейчас, и в ближайшей перспективе значение ТК пока достаточно велико. Если случилась досадная утеря трудовой книжки, лучше предпринять шаги к ее восстановлению.
Восстановление трудовой книжки
Все вопросы регламентируются положениями Трудового кодекса и специальным постановлением Правительства № 225-2003 г., касающиеся:
- выписки,
- ведения,
- учета,
- хранения
- восстановления трудовой книжки.
Порядок восстановления (выдачи дубликата) трудовой книжки имеет особенности, в зависимости от сложившихся при ее утрате обстоятельств.
Утеря по вине владельца книжки
Самая распространенная ситуация – человек уволился с работы и получил трудовую книжку на руки.
Спустя какое-то время собирается устраиваться в другую организацию, но вдруг обнаруживает, что потерял трудовую книжку.
Согласно действующим положениям, обязанность на выписку дубликата возлагается на его последнего работодателя.
Практика показывает, что не все кадровые службы с пониманием относятся к этому вопросу, считая, что после полного расчета они не имеют к бывшему сотруднику никакого отношения.
Здесь необходимо проявить настойчивость, сослаться на законодательство, обязательно написать письменное заявление и потребовать его регистрации в делопроизводстве.
Однако в этом случае необходимо знать, что в дубликат будут внесены записи только документально подтвержденные сведения. Понятно, что не представит труда внести все записи по последнему месту работы.
А что делать с предыдущими? Не надо надеяться на оставшиеся в архиве организации формы кадрового учета – это не является основанием. Даже заверенная копия утерянной трудовой книжки в этом случае будет лишь вспомогательным документом, способным лишь упростить сбор необходимых справок и выписок.
Все записи в трудовой вносятся исключительно на основании определенных документов:
- Заверенные выписки из кадровых приказов.
- Экземпляры трудовых договоров, хранящиеся у работника.
- Справки с места работы или выписки из личных дел военнослужащих.
- Финансовые документы – копии платежных ведомостей, расчетные листки, лицевые счета.
- Архивные справки, если организация прекратила свою деятельность.
- Решения об установлении трудового стажа, принятые в установленном судебном порядке.
Все документы должны быть только оригиналами (ксерокопий не допускается), приложены к заявлению и перечислены в нем.
Кадровый работник после проверки снимет с документов копии, заверит их установленным порядком, а оригиналы вернет заявителю. В установленный срок нужно заверить копию и трудовая книжка должна быть выдана.
Писать об этом просто, однако процесс сбора всех требуемых документов может превратиться в долгое и утомительное хождение по прежним местам работы.
Декларация 3 НДФЛ – особенности и образец заполнения.
Какие налоги платим с зарплаты?
Еще хуже, если этих организаций уже не существует. Придется обращаться в региональные или даже федеральные архивы. Сложность может быть и в том, что организации находились на территории бывших союзных республик – остается надеяться, что архивное дело там поставлено должным образом.
Хуже всего, если архивы вообще не сохранились (а в начале 90-х годов это были отнюдь не единичные случаи). Тогда восстановить утраченный стаж можно будет лишь в судебном порядке, предъявив имеющиеся документы и заручившись свидетельскими показаниями как минимум двух бывших сослуживцев, которые могут подтвердить своими документами факт совместной работы.
Не надо надеяться на выписку из лицевого счета ПФ (СЗВК-4). Этот документ может послужить основанием лишь для проставления суммарного трудового стажа. В вопросах разбивки его по конкретным периодам и работодателям он имеет лишь информативный характер, не дающий права внесения соответствующих записей в ТК.
Если в процессе сбора документов не удалось найти подтверждения отдельных мест работы, то выдающий дубликат кадровый орган так и впишет данные в книжку, невзирая возможные на хронологические разрывы.
В этом случае в течение 5 дней сотруднику будет заведена новая ТК, но записан в ней будет лишь прием на работу.
Для получения дубликата с восстановлением всех записей придется все же обращаться по предыдущему месту. Во вновь заводимую книжку подобные записи вносить нельзя.
Книжка утрачена по вине работодателя
Такая ситуация может случиться как по причине небрежного хранения кадровой документации, так и в случае чрезвычайных обстоятельств (пожар, наводнение, действия злоумышленников и т.п.)
В этом случае работник вправе потребовать (подать письменное заявление) от работодателя полного восстановления данных о своей трудовой деятельности и выдачи полноценного дубликата ТК.
Для выполнения этих требований работодатель обязан обратиться в местные органы исполнительной власти. Во многих регионах существуют постояннодействующие комиссии по установлению трудового стажа.
Если таковой нет, она в обязательном порядке будет создана. В ее состав будут включены:
- уполномоченные работники органов власти, занимающиеся вопросами труда и занятости,
- профсоюзные работники,
- представители работодателей,
- возможно – специалисты в области юриспруденции.
Введение новых кодов ОКТМО – для чего?
Для чего предназначена форма РСВ 1 для ПФР?
Для чего нужно бухгалтеру следить за изменением ВВП: https://buhguru.com/finansy/zachem-bukhgalteru-znat-nominalnyjj-i.html
Комиссия принимает меры по запросу и получению необходимых документов, рассматривает их, производит необходимый опрос свидетелей, способных подтвердить факты о том или ином периоде работы.
В качестве подтверждения комиссия может принять все указанные выше справки и выписки, расчетные книжки, профсоюзные или иные документы, которые, по мнению ее членов, достоверно удостоверяют рабочий стаж.
По итогам работы составляется акт, в котором персонально по каждому человеку подробно расписывается его восстановленный стаж.
Никаких сборов с работников в данном случае не взимается.
Хотя обязанность по запросу подтверждающих документов в такой ситуации возлагается в большей мере на виновника утраты и на комиссию, пассивно ожидать решения своего вопроса не стоит.
Только проявление личной настойчивости и активности в подготовке всей необходимой информации позволит восстановить трудовую книжку со всеми необходимыми записями.