Кадровые документы: что это и какие должны быть в организации

Организации, использующие наемный труд, обязаны заполнять и хранить кадровые документы. Такая функция работодателей закреплена Трудовым кодексом. Документальное оформление распространяется на операции по приему работников, их переводу, увольнению.

Суть системы кадрового документооборота

Бланки по кадровому учету могут быть обязательными, унифицированными и рекомендованными к применению. Дополнительно к стандартному набору документов работодателям предоставляется право разрабатывать и утверждать собственные шаблоны по учету наемного персонала и сбору важной информации о работниках. Комплекс таких документов позволяет решить ряд задач:

• соблюдение законодательных требований по оформлению трудовых взаимоотношений с наемным персоналом;
• отражение достоверной информации в распорядительной документации;
• обеспечение соответствия кадрового и бухгалтерского учета;
• создание базы данных по сотрудникам;
• выявление специалистов, которым можно поручить ответственные и сложные задания;
• определение группы перспективных работников;
• формирование классификационных выборок персонала по уровню профессиональной и квалификационной подготовки.

Для работника правильность оформления кадровых бланков и их сохранность на предприятии важна при реализации права на пенсионное обеспечение и получение дополнительных социальных гарантий. Например, трудовая книжка требуется при назначении пенсии. Кадровая документация необходима при подтверждении оснований для досрочного выхода на пенсию отдельных категорий работников. Отпуск, по которому не издан приказ, будет считаться недействительным, а время отсутствия работника в такой ситуации приравнивается к прогулу.

Классификация документов кадрового характера

Кадровые бланки подразделяются на две группы по критерию уровня их законодательного регулирования:

• обязательные формы;
• шаблоны дополнительного учета.

В состав первой категории документации относят:

1. Правила, регламентирующие внутренний трудовой распорядок. Они нужны для фиксации порядка взаимодействия работодателя и нанятого им персонала. Действие правил распространяется на оформление операций по приему на должность, заключению трудового соглашения. Нормы касаются вопросов согласования периодов работы и оплачиваемого отдыха, обозначения комплекса прав и обязанностей участников трудовых отношений (с. 189 ТК РФ).
2. Трудовые договоры – отражают полный набор существенных условий сотрудничества работодателя и наемных специалистов (ст. 54 ТК РФ).
3. Трудовые книжки – обязательный элемент кадрового учета. Эти бланки относятся к формам строгой отчетности. Содержащиеся в них сведения подтверждают накопленный сотрудником трудовой стаж.
4. Шаблоны форм, которые приведены в Постановлении авторства Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1. К ним относятся образцы распорядительной кадровой документации, штатное расписание и личные карточки.
5. Бланки, касающиеся вопросов охраны труда и обеспечения безопасности на производстве.
6. Положение, регламентирующее процедуры по обеспечению сохранности персональных данных.

В числе необязательных для ведения документов значатся личные дела, штатные расстановки и коллективные соглашения. Для личных дел предусмотрено исключение – если речь идет о государственной структуре, то их оформление является обязательным. Коллективный договор нужен предприятию для согласования с коллективом всех существенных вопросов, которые не были охвачены индивидуальными соглашениями. Этот документ переходит в разряд обязательных, если от работников поступил письменный запрос на разработку и подписание договора.

Меры ответственности

Проверка полноты ведения кадрового учета и правильности заполнения всего набора обязательных бланков относится к сфере влияния трудовой инспекции. Этот государственный орган создан для систематического надзора за действиями работодателей, для контроля надлежащего исполнения ими обязательств перед наемными работниками. Проверка может инициироваться трудовой инспекцией, если мониторинговые мероприятия были запланированы на текущий год. Внеплановые выездные проверки проводятся в ситуациях, когда имеются обращения физических лиц со свидетельствами о правонарушениях со стороны руководства предприятия.

Если при проверке предприятия будут выявлены недочеты или серьезные нарушения, инспекторами начисляется штраф. Меры воздействия на работодателей содержатся в таких нормативных документах:

• Трудовом кодексе;
• КоАП;
• Уголовном кодексе.

Величина штрафной санкции зависит от того, при каких обстоятельствах было совершено правонарушение, к каким последствиям это привело. К предприятию применяются меры материального наказания. Должностные лица, которые признаны виновными в совершении нарушения, могут быть оштрафованы или дисквалифицированы на временной основе. За повторные нарушения к работодателю может применяться исключительная мера – приостановка деятельности компании.