ЕФС-1 при приеме на работу: как заполнить и срок сдачи

Владимир Бельковец-Краснов

Actual for 26.01.2023

Если взяли на работу нового сотрудника – это одно из основных кадровых мероприятий у любого работодателя. С 2023 года о таких фактах нужно подавать отчётность в Социальный фонд России (СФР) в рамках единой формы сведений. Из этой статьи узнаете, как заполнить и срок сдачи ЕФС-1 при приеме на работу с образцом заполнения в 2023 году этой формы отчета.

В какой срок сдать ЕФС-1 на нового сотрудника

При приеме на работу отчёт нужно представить в СФР по месту регистрации не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа/распоряжения, иного документа, принятия решения, которые подтверждают оформление трудовых отношений. Об этом говорит подп. 2 п. 5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного и социального страхования”.

То есть это не обязательно трудовой договор.

Отметим, что до 2023 года подобный отчет подавали в ПФР в рамках формы СЗВ-ТД. Сроки были установлены те же.

Также см. Отчет ЕФС-1 вместо СЗВ-ТД: что это значит и последствия.

Учтите, что новые компании подают сведения о трудовой/иной деятельности на принятых работников в общем порядке и в указанный срок. Это же касается отчета на нового директора или руководителя организации.

Состав ЕФС-1 при приеме на работу

Бланк формы ЕФС-1 и порядок заполнения утверждены с 1 января 2023 года постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п, а электронный формат – от этой же даты № 246п.

При взятии нового работника в ЕФС-1 нужно включить:

титульный лист;
подраздел 1 раздела 1 (это вводные поля со СНИЛС, Ф.И.О. и др. на новичка);
подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» подраздела 1 раздела 1.

То есть эти части отчета можно подать отдельно от остальной формы (п. 1.11 Порядка заполнения ЕФС-1).

Как заполнить титульный лист

С ним сложностей возникнуть не должно. К тому же при приеме на работу каких-либо особенностей его заполнений не установлено.

Подробно, как правильно заполнить титульный лист формы ЕФС-1, рассмотрено в нашей статье здесь.

Заполнение подраздела 1

Здесь вопросы может вызвать заполнение только полей «Статус ЗЛ» (ЗЛ – застрахованное лицо) и «Гражданство (код страны)».

В первом поле на нового сотрудника нужно указать один из кодов:

КОД	СТАТУС ЗАРЕГИСТРИРОВАННОГО
ГРФ	Граждане Российской Федерации
ПЖИГ	Иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно проживающие на территории РФ
ВЖИГ	Иностранные граждане или лица без гражданства, временно проживающие на территории РФ, а также временно пребывающие здесь иностранцы или лица без гражданства, которым предоставлено временное убежище в соответствии с Федеральным законом от 19.02.1993 № 4528-1 “О беженцах”.
ВПИГ	Иностранцы или лица без гражданства (кроме высококвалифицированных специалистов в соответствии с Федеральным законом от 25.07.2002 № 115-ФЗ “О правовом положении иностранных граждан в РФ”), временно пребывающие на территории РФ.
ВКС	Иностранцы или лица без гражданства из числа высококвалифицированных специалистов в соответствии с Законом № 115-ФЗ, временно пребывающие на территории России.

Гражданство нового работника (код соответствующей страны) указывают в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира. Он приведён в постановлении Госстандарта России от 14.12.2001 № 529-ст.

В частности, для граждан России ставят код 643, а лиц без гражданства – 000.

Про остальные поля подробнее см. Как правильно заполнить в форме ЕФС-1 подраздел 1 раздела 1.

Правила для Подраздела 1.1. Сведения о трудовой (иной) деятельности

Здесь в таблице в графе 2 нужно указать дату приёма как кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ.

В графе 3 отражают сведения об приёме на работу или службу. Выглядит так: ПРИЁМ.

В графе 5 записи о наименовании трудовой функции делают в соответствии со штатным расписанием работодателя. А название структурного подразделения приводят, только если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор.

Графу 6 «Код выполняемой функции» обязательно заполняют, если вид мероприятия ПРИЁМ. Здесь приводят кодовое обозначение занятия, соответствующее занимаемой должности или профессии, виду трудовой деятельности на рабочем месте при исполнении трудовых функций (работ, обязанностей).

Код выполняемой функции состоит из 5 цифр в формате “XXXX.X”, где:

первые четыре знака – код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий (ОКЗ);
пятый знак – контрольное число (берут тоже из ОКЗ).

Например, для бухгалтера код выполняемой функции будет 2411.6. А для помощника бухгалтера – 3313.2.

Подробнее см. Как заполнять код выполняемой функции в отчете ЕФС-1.

В подразделе “Основание” таблицы подраздела 1.1 указывают:

в графе 8 – наименование документа, подтверждающего оформление трудовых отношений путём приёма. Это может быть приказ/распоряжение, иное решение, документ страхователя;
графе 9 – дата такого документа в формате ДД.ММ.ГГГГ;
графе 10 – номер приказа/распоряжения, иного документа страхователя без знака “№”.

Подробнее см. Как правильно заполнить в форме ЕФС-1 подраздел 1.1 подраздела 1 со сведениями о трудовой деятельности.

Пример заполнения ЕФС-1 при приёме нового сотрудника

Правильный образец заполнения формы ЕФС-1 для отчета в СФР о приеме на работу смотрите в Готовом решении КонсультантПлюс здесь.

Также см. Отчёт ЕФС-1 при увольнении: как правильно заполнить и срок сдачи.