Как происходит уведомление о переходе на электронные трудовые книжки: бланки и образцы

Бухгуру

Actual for 25.12.2019

С 2020 года начался поэтапный переход на электронные трудовые книжки. Уведомление о таком переходе должны получить все работники всех работодателей уже в 2020 году. То есть, такой документ обязательно нужно иметь кадровику и бухгалтеру. В данном материале мы поясним особенности уведомления о переходе на электронные трудовые книжки в 2020 году и дадим ссылки на скачать образцы документов – уведомлений и заявлений. Также вы можете ознакомиться с примерами заполнения заявлений от работников о сохранении бумажной трудовой книжки или отказе от нее.

Также смотрите:

Закон о переходе на цифровой формат сведений о стаже

Закон о введении в России электронных трудовых книжек уже принят (Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Он вступил в силу с 1 января 2020 г.

В течение 2020 года будет происходить постепенный переход на электронные трудовые книжки.

Но обязательно ли переходить на электронные трудовые книжки? Да, теперь работодатели обязаны сдавать в ПФР сведения обо всех своих работниках для формирования сведений об их трудовой деятельности в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). А вот работники не обязаны переходить именно на электронные трудовые книжки. Они вправе сообщить работодателю, что хотят, чтобы трудовая книжка, как и прежде, велась на бумаге.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки в 2020 году

В обязанности всех работодателей входит уведомление работников о введении электронных трудовых книжек. Также нужно уведомить о необходимости сделать выбор, по какой форме будет вестись трудовая книжка работника.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ!
Письменные уведомления необходимо выдать работникам не позднее 31 октября 2020 года (постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887).

Если работник находится в длительном отпуске, командировке, в декрете или в отпуске по уходу за ребенком, можно направить ему такое уведомление по почте.

В ответ работник должен передать работодателю одно из двух:

заявление о переходе на электронную трудовую книжку;
заявление с просьбой продолжить вести трудовую книжку на бумаге.

До 31 декабря 2020 г. включительно нужно собрать от работников заявления об их выборе формы трудовой книжки. Указанные сведения включают в отчет СЗВ-ТД, подаваемый по итогам истекшего месяца.

При отказе от ведения трудовой книжки на бумаге, работодатель должен выдать ее на руки сотруднику. Возможность в последующем вернуться к ведению трудовой книжки на бумаге в ТК РФ не предусмотрена.

Бланки и образцы уведомлений и заявлений

Формы уведомления и заявлений законом не установлены. Каждый работодатель должен утвердить их самостоятельно.

Предлагаем возможные бланки заявлений от работников и уведомлений о переходе на электронные (цифровые) трудовые книжки в 2020 году:

Уведомление сотрудника о переходе на электронные трудовые книжки

Чтобы письменно уведомить каждого сотрудника о переходе на электронные трудовые книжки в срок не позднее 31 октября 2020 года, можно использовать такое уведомление:

Заявление работника о ведении бумажной трудовой книжки

Если работник хочет, чтобы ему продолжили вести бумажную трудовую книжку, он подает такое заявление:

Заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку

Чтобы начать формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде и отказаться от бумажной трудовой книжки, от работника нужно получить специальной заявление о переходе на цифру. Вот возможный образец:

В КонсультантПлюс есть детальная пошаговая инструкция, как работодателю подготовиться в 2020 году к переходу на электронные трудовые книжки. Бесплатно 2 дня при оформлении доступа к системе К+.

Сотрудники подают заявления до 31 декабря 2020 года. Однако по закону подать заявление можно и после 2020 года (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).