Также смотрите:
Цели и законодательные основы применения табеля
На работодателя прямо возложена обязанность вести учет фактически отработанного сотрудниками времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).
Также любой режим труда должен соответствовать целому ряду требований, предусмотренных в ТК РФ. Это:
- еженедельная занятость персонала не должна превышать 40 часов (ст. 91 ТК РФ);
- работу ночью нужно учитывать отдельно, и к ней нельзя привлекать некоторые категории работников (ст. 96 ТК РФ);
- в определенных случаях работодатель может привлекать персонал к труду более 40 часов в неделю (ст. 97, 99 ТК РФ); при этом такое время фиксируют отдельно и оплачивают в повышенном размере (ст. 152 ТК РФ);
- несмотря на запрет работать в выходной, в исключительных обстоятельствах это допустимо (ст. 113 ТК РФ), но такое время необходимо оплатить в особом порядке (ст. 153 ТК РФ);
- для организации сменной работы и при применении скользящих графиков тоже есть особые правила (ст. 103, 104 ТК РФ);
- есть регламентация и времени отдыха: например, в ст. 110 ТК РФ определена длительность непрерывного отдыха в неделю.
Весь перечень условий организации труда и отдыха сотрудников фиксируют в правилах внутреннего трудового распорядка, трудовых, коллективных договорах, локальных актах компании.
В результате, чтобы проконтролировать соблюдение всех требований к длительности работы и периодам отдыха, нанимателю необходим отдельный отчетный документ. В этой роли выступает табель учета рабочего времени. Он позволяет:
- фиксировать присутствие персонала на рабочих местах в соответствии с графиками работ, своевременность явок, соблюдение продолжительности рабочего дня;
- определить общее количество проработанного времени (количество труда), которое нужно оплатить работающему по итогам периода, в также длительность отдыха, предоставленного каждому сотруднику;
- задокументировать факты нарушения правил трудового распорядка и периоды, в течение которых сотрудник не присутствовал на работе по уважительным и неуважительным причинам;
- учесть продолжительность работы во вредных условиях, ночью, за пределами нормальной длительности рабочего дня;
- получить статистическую информацию для последующего анализа и планирования применяемых режимов работы.
Формы табелей учета рабочего времени и порядок их применения
В настоящий момент законодательно не закреплено форматов бланков табеля, которые компании должны были бы применять в обязательном порядке. Каждый работодатель может самостоятельно разработать форму, позволяющую ему обеспечить получение нужной информации о рабочем времени его сотрудников.
Большинство компаний предпочитают использовать бланки Т-12 и Т-13, действовавшие ранее на основании постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. При необходимости в них вносят дополнительные графы и столбцы в соответствии со спецификой деятельности и потребностями учета.
Форма Т-12 предназначена для заполнения в ручном режиме, а бланк Т-13 применяют для использования в учетных программах и формирования итогового табеля автоматизировано.
Заполнять табели учета рабочего времени по указанным формам нужно в следующем порядке:
- В шапке формы Т-13 и в верхней части титульной страницы бланка Т-12 вписывают:
-
-
- наименование организации и структурного подразделения, по которому его составляют;
- дату оформления и номер документа;
- дату начала и окончания периода, за который его формируют (как правило, это половина месяца или полный месяц).
-
- Далее в табличной части форм фиксируют явки и отражают отклонения от режима работы. Порядок следующий:
-
-
- начиная с левого крайнего столбца, вносят порядковой номер записи;
- в следующей колонке вписывают Ф.И.О., должность работника;
- табельный номер;
- затем по строке каждого сотрудника на пересечении с колонкой соответствующего числа месяца проставляют условное обозначение вида времени и его продолжительность в течение дня в часах;
- после заполнения всех ячеек по числам месяца по окончании каждой половины месяца с 1 по 15 число подсчитывают итог посещений в днях и часах, а также суммарное значение за месяц;
- далее идут колонки для подсчета общего количества дней выходных, неявок, времени, отработанного ночью, в выходной и сверхурочно и подлежащего оплате в повышенном размере.
-
Более подробно процесс того, как происходит заполнение табеля учета рабочего времени, отражен далее на схеме.
ВАЖНО!
Время работы во вредных условиях труда фиксируют в отдельном табеле.
Табели заполняет и подписывает ответственное лицо. Кроме того, роспись должен поставить проверяющий работник кадровой службы.
Основанием для внесения записей в табель служат:
- приказы о приеме на работу;
- приказы об отпуске;
- больничные листы;
- график работ;
- приказы о направлении в командировку;
- докладные записки, акты о неявке сотрудника на работу, служебные записки службы охраны;
- приказы о привлечении к работе в выходной день и сверхурочно.
Заполнение табеля возможно путем сплошной поденной фиксации явок и отсутствий либо путем отражения только дней неявок и отсутствий сотрудника.
Условные обозначения, которые может применять компания для заполнения табеля, нигде не закреплены. На практике обычно пользуются теми, что действовали во времена обязательного применения формы Т-12 и отражены на ее титульном листе.
ВАЖНО!
Компания по своему желанию может использовать любые другие буквенные или цифровые коды, закрепив их в локальных актах.
На основании итоговых данных табеля по завершении расчетного периода бухгалтерия проводит начисление заработной платы.
Срок хранения табелей в архиве составляет 5 лет. А по работникам, занятым во вредных условиях, не менее 50 лет (ст. 402 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).
Как заполнять табель в период карантина (нерабочих дней)
В связи с пандемией коронавируса перед работодателями стоит задача максимальной изоляции своих работников для борьбы с распространением инфекции (указ Президента РФ от 02.04.2020 № 239). При этом возможны следующие ситуации, требующие оформления табеля учета рабочего времени:
- Остановка производства и роспуск сотрудников по домам с сохранением заработной платы. Типовыми инструкциями к формам Т-12 и Т-13 эта ситуация не предусмотрена. Работодателям рекомендовано нерабочие дни в период коронавируса занести в табель с помощью специально разработанного кода. Например «ОН», закрепив его приказом по компании. Эти дни оплатить по графику, согласно которому сотрудник должен был бы продолжать трудиться.
- Работники уходят на больничный или в отпуск, несмотря на карантин. В табеле эти дни отмечают, как и обычно шифрами «Б» и «ОТ», или 19 и 09 соответственно.
- Сотрудники продолжают трудиться. В табеле также ставят “Я” или код «01» и фактически отработанные сотрудником часы.
Перед тем, как оформить табель учета рабочего времени при дистанционной работе во время карантина, нужно заключить с сотрудниками допсоглашение к трудовому договору. В нём указать, что на них распространяется режим труда и отдыха, действующий в обычное время. Отражают периоды их работы так же, как если бы они присутствовали на территории работодателя.
Подводим итоги
Ведение табелей необходимо для внутреннего контроля, расчета зарплаты и выполнения требований трудового законодательства.
Ведение табеля в период ограничительных мер по борьбе с коронавирусом – ситуация новая, специально не регламентированная. Поэтому при учете оплачиваемых нерабочих дней и карантинных больничных следует исходить из общей логики ситуации и требований новых нормативных актов.