Новая Инструкция по персучету со 2 июня 2023 года

Новый регламент

В силу ст. 19 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного и социального страхования” (далее – Закон 27-ФЗ) инструкцию о порядке ведения такого учета сведений о зарегистрированных лицах утверждает Минтруд.

Приказ Минтруда от 03.04.2023 № 256н с новой инструкцией вступил в силу со 2 июня 2023 года (далее – Инструкция 256н).

Основная причина утверждения новой инструкции в том, что с 1 января 2023 года работодатели представляют сведения персонифицированного учета в составе единой формы отчетности ЕФС-1.

Также см. Что нужно знать про новый отчёт ЕФС-1 с 2023 года.

Одновременно с указанной даты признан утратившим силу прежний регламент, закреплённый приказом Минтруда от 22.04.2020 № 211н.

Содержание

Инструкция 256н состоит из 5 разделов и помимо общих вопросов регламентирует порядок:

• регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета;
• сдачи страхователями и сроки приема и учета территориальными органами Социального фонда (СФР) сведений для персучета;
• контроля за полнотой, достоверностью и своевременностью сдачи эти отчетов;
• хранения и уничтожения документов со сведениями персучета.

Основные новшества и изменения

Среди новшеств можно выделить такие:

• отражено создание СФР после объединений ПФР и ФСС;
• уточнили сроки подачи страхователем анкеты застрахованного лица – не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем приема на работу или заключения договора ГПХ;
• убрали 2 способа подачи сведений персучета – через сайт ПФР и в МФЦ;
• изменили сроки проверки;
• изменили сроки внесения сведений на лицевые счета застрахованных.

В Инструкции 256н Минтруд учёл все изменения, которые были внесены в Налоговый кодекс РФ с 2023 года в части уплаты страховых взносов с вознаграждений по договорам гражданско-правового характера, а также изменения в страховое законодательство.

Также см. Что нужно знать про договоры ГПХ в отчете ЕФС-1 и их коды.

Поясним, что сам персучет ведёт СФР, работодатели только подают для него отчеты. В том числе форму ЕФС-1.

Порядок регистрации в системе персучета

Дата регистрации

Регистрация физического лица происходит путём открытия индивидуального лицевого счета (ИЛС). Датой регистрации считается дата его открытия.

Кого регистрируют

Регистрации на территории России подлежат:

• граждане РФ;
• иностранцы;
• лица без гражданства.

Документы-основания

Регистрацию проводит территориальный орган СФР на основании:

• анкеты зарегистрированного лица;
• сведений о госрегистрации рождения;
• сведений, поступающих от органов, предоставляющих государственные или муниципальные услуги и МФЦ – когда лицо обратилось, а ИЛС нет;
• сведений об иностранцах и лицах без гражданства из Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).

Анкета

Гражданин или его представитель может подать указанную анкету следующими способами:

• лично (+ нужен документ, удостоверяющий личность);
• через страхователя (работодателя);
• через МФЦ.

Если через представителя, то понадобятся документ:

1. Подтверждающий полномочия представителя;
2. Удостоверяющий его личность.

Правильность сведений в анкете гражданин/его представитель заверяет личной подписью.

СИТУАЦИЯ	РЕШЕНИЕ
Физлицо самостоятельно уплачивает страховые взносы и не зарегистрировано в системе персучета	После принятия СФР решения о включении в соответствующий реестр нужно подать в территориальный орган Фонда анкету зарегистрированного лица.
Прием на работу или заключение договора ГПХ, на вознаграждения по которому начисляют взносы, если на него не открыт ИЛС	Работодатель представляет в СФР анкету зарегистрированного не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем приема на работу или заключения договора.

При подаче анкеты работодателем правильность указанных в ней сведений заверяют личной подписью гражданина.

Если нет возможности лично заверить анкету по причине длительного (свыше 1 месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или по иной причине, страхователь указывает эту причину в анкете и заверяет её своей подписью.

Анкету страхователь может подать в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью через:

• оператора документооборота между СФР и страхователем;
• личный кабинет страхователя на сайте СФР.

При подаче анкеты через МФЦ правильность сведений в ней заверяют личной подписью гражданина и/или работника многофункционального центра.

Проверка сведений

СФР через МВД проверяет сведения о физлице, поступившие от органов, предоставляющих государственные или муниципальные услуги.

КАТЕГОРИЯ	ОСНОВАНИЕ ДЛЯ РЕГИСТРАЦИИ
Граждане РФ	Сведения о госрегистрации рождения, полученные СФР из единого Реестра ЗАГС
Иностранцы и лица без гражданства	Сведений, поступающие в СФР из Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА) при наличии в ней сведений о документе, удостоверяющем личность и прошедшего проверку достоверности.

Принятие решения

Территориальный орган СФР в течение 5 рабочих дней со дня получения анкеты и вышеуказанных сведений принимает решение об открытии индивидуального лицевого счета либо об отказе в регистрации лица.

Регистрацию подтверждает уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Оно содержит о страховой номер ИЛС.

Уведомление о регистрации гражданину направляют способом, указанным им при обращении.

Основание для отказа в регистрации – наличие в системе персучета ИЛС, открытого на лицо с аналогичными анкетными данными.

Решение об отказе в регистрации направят тоже способом, указанным при обращении.

Подача заявлений

Зарегистрированное лицо или его представитель вправе подать заявление о выдаче документа, подтверждающего регистрацию в системе персучета в случае:

• его утраты;
• непригодности для использования уведомления о регистрации.

Также можно подать заявление о корректировке анкетных данных в ИЛС в случае:

• изменения анкетных данных;
• неточности или ошибки в уведомлении о регистрации.

Оба заявления можно подать:

• лично;
• через страхователя (работодателя);
• в МФЦ.

Направить заявление можно в форме электронного документа с электронной подписью через Интернет, включая Госуслуги.

При подаче заявления лично нужен документ, удостоверяющий:

• личность гражданина;
• личность и полномочия представителя.

Правильность сведений в заявлении заверяют личной подписью зарегистрированного лица/его представителя.

СИТУАЦИЯ	РЕШЕНИЕ
Указанные заявления подаёт страхователь	Правильность сведений в них заверяют личной подписью зарегистрированного лица.
Зарегистрированное лицо не может лично заверить заявление по причине длительного (свыше 1 месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или иной причине	Страхователь указывает эту причину в заявлении и заверяет своей подписью

Заявление страхователь может подать в форме электронного документа с усиленной квалифицированной подписью.

При подаче заявления через МФЦ его правильность заверяют личной подписью зарегистрированного лица и/или работника многофункционального центра.

Рассмотрение заявлений

Территориальный орган СФР в течение 5 рабочих дней рассматривает заявление и принимает решение:

• о выдаче уведомления о регистрации;
• изменении анкетных данных в ИЛС;
• отказе в этом.

Основанием для отказа в выдаче уведомления о регистрации/изменении анкетных данных является:

• отсутствие в системе персучета ИЛС со страховым номером, указанным в заявлении;
• несоответствие сведений о зарегистрированном лице в заявлении сведениям в ИЛС.

Решение об отказе направят способом, указанным при обращении. В том числе в виде электронного документа на Госуслуги.

Срок корректировки

Сведения о зарегистрированном лице в ИЛС Фонд уточняет и дополняет в срок не дольше 5 рабочих дней со дня получения соответствующих сведений.

Подача сведений для персучета: порядок и сроки

Кто должен подавать

Основные сведения для индивидуального (персонифицированного) учета, предусмотренные ст. 11 Закона 27-ФЗ (далее – индивидуальные сведения), в территориальные органы СФР по месту их регистрации представляют:

• страхователи, признаваемые таковыми в соответствии с абз. 4 п. 1 ст. 1 Закона 27-ФЗ и подп. 1 п. 1 ст. 6 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ “Об обязательном пенсионном страховании в РФ” (организации, ИП, физлица);
• физлица – застрахованные, самостоятельно уплачивающие дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию;
• государственные и муниципальные учреждения, чьи виды деятельности перечислены в приказе Минтруда от 02.09.2022 № 507н (образование, медицина, уход, культура и искусство и т. п.).

Какие сведения подавать

Страхователь представляет в составе единой формы ЕФС-1 индивидуальные сведения о всех работающих у него лицах, включая заключивших:

• договоры гражданско-правового характера (ГПХ) на выполнение работ, оказание услуг;
• договоры авторского заказа;
• договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• издательские лицензионные договоры;
• лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в т. ч. договоры о передаче полномочий по управлению правами.

Порядок и сроки подачи сведений для персучета установлены Законом 27-ФЗ.

Также см. Когда сдавать ЕФС-1 в различных ситуациях.

Сведения о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и уплаченных взносах работодателя (в случае их уплаты) страхователь подаёт в составе ЕФС-1 в порядке и сроки, установленные Федеральным законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ “О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений” и Законом 27-ФЗ.

Кто самостоятельно уплачивает дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию вправе представить копию документа, подтверждающего уплату взносов за истекший квартал с отметками банка об исполнении. Это можно сделать напрямую в Фонд или направить электронный документ (электронный образ) в том числе через Госуслуги.

Застрахованные, имеющие право на зачет в страховой стаж иных периодов, представляют в территориальные органы СФР сведения о них в соответствии с Федеральным законом от 28.12.2013 № 400-ФЗ “О страховых пенсиях”.

Способы подачи

Индивидуальные сведения страхователь может представить в территориальный орган СФР:

• на бумажном носителе – лично/уполномоченным представителем либо по почтовой связи;
• в форме электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью через Интернет, включая Госуслуги.

Юрлица при подаче сведений на бумаге заверяют их подписью руководителя и печатью организации (при её наличии).

Дата представления сведений

На бумажном носителе	Считается: дата фактической подачи в территориальный СФР – при представлении лично или уполномоченным представителем; дата отправки почтовым отправлением согласно почтовому штемпелю.
В электронной форме	Дата их отправки по телекоммуникационным каналам связи в адрес территориального органа СФР, подтвержденная оператором электронного документооборота или территориальным органом Фонда.
Через личный кабинет	Дата их регистрации, сформированная в личном кабинете.

При подаче индивидуальных сведений в электронной форме территориальный СФР направляет страхователю подтверждение приема в форме электронного документа.

При представлении индивидуальных сведений застрахованным /его уполномоченным представителем их заверяют личной подписью этого лица, представителя.

Сроки внесения сведений на ИЛС

Территориальный орган СФР проверяет индивидуальные сведения и вносит их в индивидуальные лицевые счета в следующие сроки:

В течение 3 рабочих дней	Полученные от страхователя сведения: о трудовой деятельности; даты заключения и прекращения, иные реквизиты договоров ГПХ и иных, на вознаграждение по которым по налоговому законодательству начисляются страховые взносы, и периоды выполнения работ/оказания услуг по таким договорам.
В течение месяца	Полученные от ФНС
В течение 3 месяцев	О доп. взносах на накопительную пенсию от страхователя или застрахованного лица (когда сам платит)
В течение месяца	Полученные от страхователя периоды работы и деятельности, в т. ч. включаемые в стаж для досрочной пенсии или повышения фиксированной выплаты к ней.
До 1 марта года, следующего за истекшим календарным годом	Сведения о физлицах: самостоятельно уплачивающих страховые взносы; добровольно вступивших в обязательное пенсионное страхование.

Контроль за полнотой, достоверностью и своевременностью подачи сведений: порядок

Эти моменты территориальные органы СФР контролируют в отношении каждого работающего у страхователя застрахованного лица.

Уведомление о нарушениях

Страхователю его вручают при обнаружении в представленных им индивидуальных сведениях:

• ошибок;
• их несоответствия индивидуальным сведениям у СФР;
• несоответствия формам и форматам, установленным Фондом.

Соответственно, такие сомнительные сведения в индивидуальные лицевые счета застрахованных СФР не вносит.

Уведомление об устранении имеющихся ошибок и несоответствий вручают следующими способами:

• лично под расписку;
• направят по почте заказным письмом;
• в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Уведомление должно содержать протокол проверки – чтобы было понять, какие нарушения устранить.

СПОСОБ НАПРАВЛЕНИЯ УВЕДОМЛЕНИЯ	КАКОЙ ДЕНЬ СЧИТАЕТСЯ ДАТОЙ ВРУЧЕНИЯ
СФР направил уведомление по почте заказным письмом	6-й день с даты отправления заказного письма
В электронном виде по ТКС	Дата, подтвержденная оператором электронного документооборота или территориальным органом Фонда.
Передано через личный кабинет	Дата его размещения в ЛК

Исполнить уведомление нужно в течение 5 рабочих дней. Для этого нужно подать уточненные индивидуальные сведения.

Дополнение и уточнение ИЛС

Оно возможно в том числе по заявлению застрахованного лица при:

• обнаружении в представленных страхователем сведениях ошибок и/или несоответствий;
• выявлении недостоверности индивидуальных сведений уже учтенных на ИЛС по ликвидированному страхователю.

Тогда на основании представленных физлицом документов либо на основании документов, подтверждающих стаж и находящихся в распоряжении СФР, он принимает решение о дополнении/уточнении индивидуального лицевого счета в части сведений о стаже.

Застрахованному сообщат об этом в срок до 7 рабочих дней со дня принятия указанного решения.

Ответственность

За непредставление в установленные сроки индивидуальных сведений о каждом застрахованном либо неполные и/или недостоверные сведения страхователь несет ответственность по ст. 17 Закона 27-ФЗ.

Финансовых санкций не будет, если:

• в ответ на уведомление страхователь в течение 5 рабочих дней со дня его получения подал уточненные или исправленные индивидуальные сведения о зарегистрированных;
• сам нашёл ошибку в ранее поданных сведениях до её обнаружения СФР и представил уточненные/исправленные сведения о данном зарегистрированном лице за отчетный период, в котором эти сведения уточняются.

СИТУАЦИЯ	ПОСЛЕДСТВИЕ
Страхователь в дополнение к ранее поданным за соответствующий отчетный период сведениям подал данные по работавшим за данный отчетный период, по которым ранее их не представлял и срок подачи прошёл	Финансовые санкции по ст. 17 Закона 32-ФЗ за непредставление индивидуальных сведений на данных лиц в установленный срок
Несоблюдение порядка представления индивидуальных сведений в форме электронных документов	Страхователь несет ответственность по ст. 17 Закона 27-ФЗ
Нарушение установленных Законом 27-ФЗ порядка и сроков представления сведений и документов в СФР	Должностные лица страхователя несут административную ответственность по КоАП РФ

Кроме того, трудовые инспекции оперативно узнают от СФР о непредставлении страхователем в установленный срок либо представлении им неполных и/или недостоверных сведений о трудовой деятельности.

Хранение и уничтожение документов персучета

Индивидуальный лицевой счет СФР ведет в течение жизни зарегистрированного лица. После его смерти сведения из его ИЛС хранят столько же, сколько пенсионные дела.

Сроки хранения сданных в территориальные органы СФР документов такие (п. 4 ст. 8 Закона 27-ФЗ):

• бумажные – не менее 6 лет;
• электронные, юридическая сила которых подтверждена электронной подписью – не менее 75 лет.

Уничтожение документов персучета происходит по истечении установленного срока их хранения.