Какой бланк использовать
Отчёт «Персонифицированные сведения о физических лицах» (далее также – ПСФЛ, перссведения) – это форма по КНД 1151162. Её бланк, порядок заполнения и электронный формат сдачи утверждены с 2023 года приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878 в Приложениях № 2, 4 и 6 соответственно.
Кстати, этим же документом утверждена сама форма Расчета по страховым взносам (РСВ).
ПСФЛ состоят из двух листов – стандартного титульного и второго с одинаковыми блоками для сведений о физлицах.
Получив этот отчет, налоговая передаёт его данные уполномоченным органам соцзащиты и Социальному фонду, который образован с 1 января 2023 года после объединения ПФР и ФСС. Это позволяет чиновникам быстрее обновлять сведения, необходимые для предоставления пособий и адресных мер поддержки нуждающимся гражданам.
Когда сдавать
Перссведения по физлицам нужно представлять в свою ИФНС ежемесячно – не позднее 25-го числа следующего за отчетным месяца.
Значит, персведения за июль 2023 года нужно сдать в налоговую не позднее 25 августа 2023 года. Это пятница, поэтому никаких переносов нет.
Можно ли не сдавать за июль 2023
Нет, представить июльский отчёт обязательно.
Согласно позиции ФНС, которая согласована с Минфином, подавать в налоговую персонифицированные сведения о физлицах не нужно только за последние месяцы расчетного (отчетного) периода по страховым взносам. То есть за март, июнь, сентябрь и декабрь (письмо ФНС от 28.03.2023 № БС-4-11/3700).
Дело в том, что форма персонифицированных сведений содержит показатели по физлицам, идентичные разделу 3 РСВ. А именно – Ф.И.О., СНИЛС, сумму выплат и иных вознаграждений:
Июль – это первый месяц расчетного (отчетного) периода. Значит, отчитаться за него нужно.
Поэтому далее расскажем, как по правилам сформировать отчет ПСФЛ за июль 2023 года. Образец его заполнения можно посмотреть и скачать бесплатно по ссылке в конце статьи.
Кто должен заполнить и сдать
Перссведения заполняют плательщики страховых взносов (либо их представители), делающие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам. Поэтому должны отчитаться:
- организации;
- ИП;
- физлица без статуса ИП;
- адвокаты с адвокатскими кабинетами;
- частные нотариусы;
- иные частнопрактикующие специалисты.
Что включить в отчёт
Собственно, оба листа:
- титульный;
- персональные данные физлиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу в июле.
Второй лист заполняют по количеству застрахованных – столько блоков, сколько нужно.
Со 2 июня 2023 г. действует новая Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах. Она утверждена приказом Минтруда от 03.04.2023 № 256н.
Также см. Новая Инструкция по персучету со 2 июня 2023 года.
Кого включать в отчёт
В нём нужно отразить данные всех застрахованных лиц за июль 2023 года – кому за этот месяц были начислены выплаты и иные вознаграждения в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров на выполнение работ, оказание услуг. А также:
- по договорам авторского заказа;
- по договорам об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности – в пользу авторов произведений (указаны в подп. 1 – 12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ);
- издательским лицензионным договорам;
- лицензионным договорам о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности (подп. 1 – 12 п. 1 ст. 1225 ГК). В т. ч. вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам с пользователями.
Облагаются выплаты взносами или нет, значения не имеет: всё равно включайте человека в отчёт. Например, кто получал пособие по больничному за первые 3 дня.
Самозанятых в отчет ПСФЛ не включают.
Перссведения нужно сдавать, даже если в компании нет сотрудников кроме директора, который одновременно единственный учредитель.
Подробнее см. Нужно ли включать и подавать персонифицированные сведения на директора-учредителя.
На членов совета директоров акционерного общества перссведений подают независимо от наличия вознаграждений им в отчётном месяце в течение всего периода исполнения ими своих обязанностей (письмо ФНС от 13.06.2023 № ЗГ-3-11/7733).
Особенности заполнения
Заметим, что в форме «Персонифицированные сведения о физлицах» (КНД 1151162) не предусмотрено отражение каких-либо кадровых мероприятий – увольнения, перевода, ликвидации и т. п. Поэтому, например, сведения об увольняемом работнике приводят в общем порядке наряду с данными по остальным физлицам. То есть внешне при заполнении – никаких отличий.
Если в июле по физлицу не было начисленных выплат и иных вознаграждений, заполните на него только строки 020 – 060, а в строке 070 – прочерки.
Кроме того, обратите внимание:
- поле «Период, за который представляются сведения (код)» заполняют в соответствии с кодами из Приложения № 3 к Порядку заполнения персонифицированных сведений. Для июля нужно проставить «07»;
- при первичной подаче сведений по физлицам за июль 2023 признак аннулирования в строке 010 не проставляют;
- сведения о физлице (Ф.И.О.) указывают в соответствии с документом, удостоверяющим его личность.
Внутреннего совместителя включают в перссведения один раз и без особых отметок. Дублирование записи об одном и том же лице в одном отчёте не предусмотрено.
Также см. Как правильно заполнить Персонифицированные сведения о физлицах.
Способы сдачи ПСФЛ
Персонифицированные сведения о физлицах можно подать в налоговую:
- на бумажном носителе – по почте, лично;
- по телекоммуникационным каналам связи с электронной подписью.
При этом на 11 и более человек персонифицированные сведения сдают только в электронном виде по ТКС.
Куда сдавать
Рассматриваемый отчёт представляют в налоговый орган:
- по месту нахождения организации;
- по месту нахождения её обособленных подразделений, которым она открыла счета в банках и которые начисляют и делают выплаты и иные вознаграждения физлицам;
- по месту жительства физлица, делающего выплаты и иные вознаграждения физическим лицам.
Образец заполнения ПСФЛ за июль 2023
ПРИМЕР
В ООО “Гуру” работают 3 сотрудника. В июле 2023 года компания начислила им выплаты в размере:
- Сергееву А.А. – 110 000 руб.;
- Широковой Е.А. – 85 000 руб.;
- Симоновой С.С. – не было выплат.
Широкова 14.07.2023 уволена.
Исходя из этих условий, первый и второй лист перссведений по физлицам заполняют так: