Кратко о новом отчёте
С 1 января 2023 года действует постановление ПФР от 31.10.2022 № 245п, которое утвердило форму нового отчёта ЕФС-1 (далее – Постановление № 245п). Он объединил в себе две группы отчётных сведений:
- Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета.
- Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (т. е. по взносам на травматизм).
Также см. Что входит в форму ЕФС-1: состав и структура.
То есть новый отчёт объединил в себе сведения из форм СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3.
Также Постановление № 245п в Приложении № 2 закрепило очень подробный порядок заполнения формы ЕФС-1, и в разд. IV про подраздел 1.1 подраздела 1 со сведениями о трудовой/иной деятельности.
Также см. Как правильно заполнить в форме ЕФС-1 подраздел 1 раздела 1.
Аббревиатура «ЕФС» в названии новой отчётности расшифровывается как Единая Форма Сведений.
Основная причина введения нового отчета – объединение с 01.01.2023 ПФР и ФСС в единый Социальный фонд России (СФР).
Порядок и сроки сдачи сведений персучета, входящих в ЕФС-1, регулирует ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
При направлении в СФР формы ЕФС-1 в неё можно включать отдельные разделы и подразделы в соответствии с законодательно установленными сроками.
Также см. Что нужно знать про новый отчёт ЕФС-1 с 2023 года.
Кого включать в подраздел 1.1 подраздела 1
Его заполняют и сдают страхователи в территориальный орган СФР на всех зарегистрированных лиц, включая совместителей и дистанционщиков:
- с которыми заключены или прекращены трудовые/служебные отношения в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами;
- в отношении которых были другие кадровые изменения – в т. ч. перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и др.;
- в случае подачи работником заявления о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ) либо о предоставлении ему электронных сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК).
Подраздел 1.1 подраздела 1 ЕФС-1 представляют также в отношении застрахованных, заключивших:
- договоры гражданско-правового характера о выполнении работ/оказании услуг;
- договоры авторского заказа;
- договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
- издательские лицензионные договоры;
- лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в т. ч. договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе.
То есть это договоры, на вознаграждение по которым в соответствии с налоговым законодательством начисляются страховые взносы.
Заявление по трудовой книжке или на электронные сведения
Сначала идёт заполнение сведений о дате подачи заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки либо о предоставлении электронных сведений о трудовой деятельности.
В поле “Дата подачи” указывают дату подачи соответствующего заявления в формате ДД.ММ.ГГГГ. Его заполняет тот работодатель, которому подано заявление.
| СИТУАЦИЯ | РЕШЕНИЕ |
| Нужно скорректировать дату подачи одного из заявлений | Представляют форму СЗВ-ТД, где в соответствующей строке заполняют новую дату подачи заявления. |
| Необходимо отменить ранее представленные сведения о подаче заявлений | В соответствующей строке приводят ранее указанную дату и в поле “Признак отмены” проставляют знак “X”. |
Основные правила заполнения таблицы
Графа 1 “№ п/п”
Заполняют сквозной нумерацией. Номер присваивают записи по каждому кадровому мероприятию и/или каждому договору гражданско-правового характера (ГПХ).
Номера указывают в порядке возрастания без пропусков и повторений.
Графа 2 “Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ”
Указывают в формате “ДД.ММ.ГГГГ”:
- дата кадрового мероприятия;
- дата начала периода работы по договору ГПХ;
- дата окончания периода работы по договору ГПХ.
Графа 3 “Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ”
Указывают следующие мероприятия:
| КОД | НАИМЕНОВАНИЕ МЕРОПРИЯТИЯ | ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ МЕРОПРИЯТИЯ |
| 1 | ПРИЕМ | Прием на работу (службу) |
| 2 | ПЕРЕВОД | Перевод на другую работу |
| 3 | ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ | Изменение наименования страхователя |
| 4 | УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) | Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации.
Заполняют с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т. п.). |
| 5 | УВОЛЬНЕНИЕ | Увольнение с работы |
| 6 | ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ) | Лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью |
| 7 | ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ | Приостановление действия заключенного трудового договора, при котором за работником сохраняется рабочее место в соответствии со ст. 351.7 ТК РФ |
| 8 | ВОЗОБНОВЛЕНИЕ | Возобновление действия ранее заключенного трудового договора, при котором за работником сохранялось рабочее место, в соответствии со ст. 351.7 ТК |
| 9 | НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ | Начало периода работы по договору ГПХ:
|
| 10 | ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ | Окончание периода работы по указанным договорам ГПХ |
Графа 4 “Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера”
Указывают один из следующих кодов:
| Код | Территориальные условия работы |
| РКС | Работа в районах Крайнего Севера |
| МКС | Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера |
Графу заполняют в отношении работающих в том числе по договорам ГПХ в районах Крайнего Севера/в местностях, приравненных к ним.
Графа 5 “Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение”
Указывают:
- наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации;
- конкретный вид поручаемой работы;
- наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор).
Записи о наименовании трудовой функции (должности/работы, специальности, профессии с указанием квалификации, конкретном виде поручаемой работы) заполняют в соответствии со штатным расписанием работодателя.
Если в соответствии с федеральными законами выполнение работ по определенным должностям, специальностям или профессиям даёт право на льготы либо накладывает ограничения, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими:
- квалификационными справочниками;
- или положениями профессиональных стандартов;
- или реестров соответствующих должностей.
Для государственных и муниципальных служащих также указывают код должности по соответствующему реестру должностей.
Установление/присвоение работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняют с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации – класс, категория, классный чин и т. п.
Если в соответствии с приговором суда осужденный и не отбывший наказание работник лишен права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью (ст. 47 УК и ст. 84 ТК), вносят запись:
- на каком основании;
- на какой срок;
- какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).
При заключении договора ГПХ графу 5 “Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение” не заполняют.
Графа 6 “Код выполняемой функции”
Указывают кодовое обозначение занятия, соответствующее занимаемой должности/профессии, виду трудовой деятельности на рабочем месте при исполнении трудовых функций (работ, обязанностей). Оно состоит из пяти цифровых знаков в формате “XXXX.X”, где:
- первые четыре знака – код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий (ОКЗ);
- пятый знак – контрольное число.
Графу 6 “Код выполняемой функции” обязательно заполняют, если вид мероприятия “ПРИЕМ”, “ПЕРЕВОД”, “УВОЛЬНЕНИЕ”, “ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ”, “ВОЗОБНОВЛЕНИЕ”, “НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ” или “ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ”.
Для договоров ГПХ в графе 6 также указывают один из следующих кодов:
| Код | Вид договора |
| ДГПХ | Договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг) |
| ДАВТ | Договор авторского заказа |
| ДОИП | Договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства |
| ИЗЛД | Издательский лицензионный договор |
| ЛДПИ | Лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в т. ч. договор о передаче полномочий по управлению правами организации, коллективно управляющей правами |
Графа 7 “Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона”
Указывают код причины увольнения, который берут из раздела Коды причин увольнения, используемые при заполнении формы ЕФС-1 приложения к Постановлению № 245п (это очень длинный перечень в табличной форме).
Также приводят без каких-либо сокращений причину прекращения трудового договора в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом.
Если указан код “иное”, то обязательно приводят реквизиты нормативного акта, а также пункт, часть статьи, статью, являющиеся основанием для увольнения.
В случае прекращения договора ГПХ графу 7 “Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона” не заполняют.
Графа 8 “Наименование документа” (подраздел “Основание”)
Указывают наименование документа, подтверждающего оформление/прекращение трудовых отношений (приема, перевода, приостановления, увольнения и т. д.). Это может быть:
- приказ (распоряжение);
- иное решение;
- документ страхователя;
- наименование договора ГПХ.
Графа 9 “Дата” (подраздел “Основание”)
Указывают в формате ДД.ММ.ГГГГ:
- дату документа, подтверждающего оформление/прекращение трудовых отношений;
- дату заключения договора ГПХ;
- дату прекращения договора ГПХ.
Графа 10 “Номер документа” (подраздел “Основание”)
Указывают номер приказа (распоряжения), иного документа страхователя или номер договора ГПХ без указания знака “№”.
Графа 11 “Признак отмены записи”
| СИТУАЦИЯ | РЕШЕНИЕ |
| Нужно отменить запись в ранее представленных сведениях о трудовой/иной деятельности по работнику | Сдают подразд. 1.1 подраздела 1, заполненный в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые необходимо отменить. И проставляют знак “X”. |
| Нужно скорректировать/исправить ранее сданные сведения о трудовой/иной деятельности по зарегистрированному лицу | Необходимо отменить ранее представленные сведения в соответствии правилом выше и в следующей строке заполнить скорректированные (исправленные) сведения. |
Смена названия
Если за время работы зарегистрированного лица наименование страхователя (работодателя) меняется, об этом отдельной строкой в графе 3 “Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ” указывают “Переименование”. Одновременно:
| Графа 2 “Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ” | Указывают дату, с которой произошло изменение наименования.
Формат: ДД.ММ.ГГГГ |
| Графа 5 “Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение” | Указывают, что “Старое наименование” с конкретного числа переименовано в “Новое наименование страхователя”. |
| Графы “Наименование документа”, “Дата”, “Номер документа” подраздела “Основание” | Приводят реквизиты приказов/распоряжений, иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования. |
Также см. Общие правила заполнения отчёта ЕФС-1.