Также смотрите:
Зачем нужны номера приказов
Законодательных норм, утверждающих правила, по которым нужно проводить нумерацию кадровых приказов на прием и увольнение, в настоящее время нет. Каждая компания самостоятельно утверждает требования к этой процедуре исходя из своих размеров, численного и структурного состава.
Необходимость присвоения номеров приказов при их регистрации обусловлена целым рядом причин:
- обеспечение сохранности документов в течение положенного срока;
- упрощение идентификации документов при последующем поиске;
- разграничение различных видов распоряжений в зависимости от их назначения.
Обычно нумерацию проводят в хронологическом сплошном порядке в пределах каждого отдельного календарного года.
Правила закрепляют в локальных актах компании. Например, положении по кадровому делопроизводству или учетной политике. Все работники, ответственные за составление и регистрацию распорядительной документации, должны быть ознакомлены с ними под роспись.
Что нужно учесть при присвоении номеров приказов
При разработке методики, по которой будет сделана нумерация приказов о приеме и увольнении, нужно учитывать несколько важных моментов, связанных с особенностями их хранения. Необходимо принять во внимание следующее:
- Приказы по личному составу обязательно регистрируют отдельно от приказов по основной деятельности. В будущем это облегчит их поиск и идентификацию. Для этого их группируют в отдельные дела, которые хранят в зависимости от назначения распорядительного документа.
- При нумерации необходимо учитывать сроки хранения документов: для приказов о приеме и увольнении установлены сроки – в 75 лет по изданным до 2003 года и 50 лет по оформленным с 1 января 2003. В связи с этим, их целесообразно регистрировать и нумеровать отдельно.
Как нумеровать приказы о приеме и увольнении: пример
Для присвоения номеров приказам на прием и увольнение, как правило, используют сочетание цифр и буквенных индексов. При этом:
- числами обозначают порядковый номер документа в течение года;
- буквенным (иногда буквенно-цифровым) индексом отражают другие характеристики приказа, необходимые для его лучшей идентификации и поиска.
- между номером и индексами ставят дефис или косую черту.
Вот пример номера приказа об увольнении:
В примере индексами указана категория приказа «ЛС» – по личному составу, вид приказ «У» – увольнение, цифрой “50” – обозначен срок хранения, а также дана ссылка на год его формирования. Таким образом, кадровый работник подшивает их в отдельную папку с распоряжениями об увольнении за 2020 год и устанавливает срок хранения документа в 50 лет.
ВАЖНО!
В компаниях с небольшой численностью допустимо не делить кадровые приказы по видам и проводить их сплошную нумерацию. Однако обязательно проводить их разделение по срокам хранения.