С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. В частности, он установил новые сроки хранения документов, касающихся материально-технического обеспечения деятельности организации. Приводим их все в этой статье.
Также смотрите:
Чем руководствоваться
Обязательные сроки хранения документов, касающихся материально-технического обеспечения деятельности организации, с 18.02.2020 регламентирует п. 9 раздела II упомянутого приказа Росархива. Они представлены ниже в таблице.
Отметим, что по новым правилам переписку по вопросам материально-технического обеспечения деятельности достаточно хранить 3 года, а не 5 лет, как ранее (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Списки (реестры) поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и покупателей (заказчиков) | 5 лет | – |
| Документы (сводные ведомости, таблицы, расчеты) о потребности в материалах (сырье), оборудовании, продукции | 5 лет | – |
| Документы (заявки, заказы, графики отгрузки, диспетчерские журналы, записи поручений, сведения) о поставке материалов (сырья), оборудования и другой продукции | 3 года | – |
| Комплектовочные ведомости | 1 год | |
| Спецификации на отгрузку и отправку продукции, материалов (сырья), оборудования | 5 лет | – |
| Таможенные декларации | 5 лет | – |
| Документы (сертификаты, акты, рекламации, заключения, справки) о качестве поступающих (отправляемых) материалов (сырья), продукции, оборудования | 5 лет | – |
| Гарантийные талоны на продукцию, технику, оборудование | 1 год (1) | (1) После истечения срока гарантии |
| Отчеты об остатках, поступлении и расходовании материалов (сырья), продукции, оборудования | 5 лет | – |
| Документы (распоряжения, требования, накладные) об отпуске товаров со складов и отгрузке продукции | 5 лет | – |
| Документы (заявки, докладные и служебные записки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой | 5 лет | – |
| Документы (акты, справки, заявки, докладные и служебные записки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств | 5 лет | – |
| Эксплуатационно-технические документы (инструкции, руководства) | 3 года (1) | (1) После списания технических средств |
| Перечни установленного и неустановленного компьютерного оборудования | До замены новыми | – |
| Переписка по вопросам материально-технического обеспечения деятельности | 3 года | – |
| Нормативы складских запасов | 5 лет (1) | (1) После замены новыми |
| Договоры хранения (складского хранения) | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Документы (уведомления, журналы, карточки учета материальных ценностей, складские свидетельства и квитанции, требования, погрузочные ордера, лимитно-заборные карты) об учете прихода, расхода, наличия остатков материалов (сырья), продукции, оборудования на складах, базах | 5 лет (1) | (1) После списания материальных ценностей |
| Документы (справки, отчеты, сведения, переписка) о складском хранении материальных ценностей | 5 лет | – |
| Книги учета распоряжений на отпуск товаров и продукции со складов | 5 лет | – |
| Книги учета и списания тары | 1 год | – |
| Нормы естественной убыли, отходов продуктов: | (1) После замены новыми | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | 5 лет (1) | |
| Пропуска на вывоз товаров и материалов со складов, корешки к ним | 3 года | – |