С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. В частности, он установил новые сроки хранения документов административно-хозяйственного обеспечения деятельности организации. Приводим их все в этой статье в нескольких таблицах.
Также смотрите:
- Все сроки хранения документов по закупкам с 2020 года
- Сколько хранить документы, связанные с учетом имущества: сроки с 2020 года
- Сколько в организации нужно хранить договоры: изменения с 2020 года
- Сколько нужно хранить документы, связанные с организацией документооборота на предприятии
- Сколько хранить с 2020 года документы материально-технического обеспечения деятельности
Чем руководствоваться
Обязательные сроки хранения документов, касающихся административно-хозяйственного обеспечения деятельности организации, с 18.02.2020 регламентирует п. 10 раздела II упомянутого приказа Росархива. Они включают 3 группы документов:
- эксплуатация зданий, строений, сооружений;
- транспортное обслуживание;
- информационно-телекоммуникационное обеспечение.
Поясним, что в представленных ниже таблицах срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.
Документы по эксплуатации зданий, строений, сооружений
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Паспорта зданий, сооружений: | (1) После сноса здания, строения, сооружения | |
| а) памятников архитектуры, истории и культуры; | Постоянно | |
| б) иных зданий, строений и сооружений | 5 лет (1) | |
| Документы технического учета объектов недвижимого имущества (технические планы, технические и кадастровые паспорта) | Постоянно | – |
| Планы (схемы) размещения организации | 3 года (1) | (1) После замены новыми |
| Документы (информации, акты, заключения, докладные, служебные записки, справки) по вопросам охраны объектов культурного наследия, природоохранных зон | 5 лет ЭПК | – |
| Документы (заявления, правоустанавливающие документы, планы, проекты, технические паспорта, решения) о переводе помещений в жилые и нежилые | Постоянно | – |
| Договоры страхования зданий, строений, сооружений, помещений, земельных участков; документы (полисы, соглашения, переписка) к ним | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Договоры страхования жилых помещений, заключенные в рамках программ организации возмещения ущерба, причиненного расположенным на территории субъектов Российской Федерации жилым помещениям граждан, с использованием механизма добровольного страхования | 10 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Документы (заявки, акты, переписка) о содержании зданий, строений, сооружений, прилегающих территорий в надлежащем техническом и санитарном состоянии | 3 года | – |
| Договоры энергоснабжения | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Договоры оказания коммунальных услуг организации | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Переписка об оказании коммунальных услуг организации | 5 лет | – |
| Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, строений, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий | 3 года | – |
| Акты сдачи-приемки ввода в эксплуатацию зданий, строений, сооружений | Постоянно | – |
| Переписка по вопросам эксплуатации зданий, строений, сооружений, помещений и земельных участков | 5 лет | – |
| Протоколы собраний собственников помещений в многоквартирном доме | Постоянно | – |
| Документы (заявления, справки, журналы регистрации заявлений, переписка) по выбору организаций, осуществляющих управление многоквартирными домами | 5 лет (1) | (1) При возникновении споров и разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
Документы о транспортном обслуживании
|
ВИД ДОКУМЕНТЫ |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Паспорта транспортных средств и паспорта шасси транспортных средств | До списания транспортных средств | – |
| Правила погрузки и разгрузки транспортных средств, контейнеров: | (1) После замены новыми | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | 1 год (1) | |
| Договоры транспортной экспедиции и (или) аренды транспортных средств | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Договоры обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Договоры страхования транспортных средств | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Путевые листы | 5 лет (1) | (1) При отсутствии других документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда – 50/75 лет |
| Журналы, базы данных учета путевых листов | 5 лет | – |
| Документы (сведения, ведомости, акты, переписка) о техническом состоянии и списании транспортных средств | 3 года (1) | (1) После списания транспортных средств |
| Документы (заявки, акты, сведения, графики обслуживания, переписка) о ремонте транспортных средств | 3 года | – |
| Журналы учета заявок на проведение ремонта и профилактического осмотра транспортных средств | 1 год | – |
| Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности организации в транспортных средствах | 3 года | – |
| Документы (заправочные лимиты и листы, оперативные отчеты и сведения, переписка) о расходе бензина, горюче-смазочных материалов и запчастей | 1 год (1) | (1) При условии проведения проверки |
| Акты служебного расследования дорожно-транспортного происшествия в организации; документы (протоколы, схемы, фотодокументы, сведения, объяснительные записки) к ним | 5 лет (1). | (1) Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – Постоянно |
| Журналы учета дорожно-транспортных происшествий | 5 лет | – |
Документы об информационно-телекоммуникационном обеспечении
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Схемы линий внутренней связи организации | До замены новыми | – |
| Разрешения на установку и использование средств связи | 1 год (1) | (1) После окончания эксплуатации средств связи |
| Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) о развитии средств связи и их эксплуатации | 5 лет | – |
| Договоры эксплуатации, ремонта, аренды внутренней связи | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Документы (справки, сведения) по организации защиты телекоммуникационных каналов и сетей связи | 5 лет | – |
| Документы (заявки, акты, заключения, справки, списки, перечни паролей, анализы, отчеты, переписка) об обеспечении защиты информации в организации | 5 лет | – |
| Схемы организации криптографической защиты | 3 года (1) | (1) После замены новыми |
| Акты об уничтожении средств криптографической защиты информации и носителей с ключевой информацией | 5 лет | – |
| Сертификаты ключа проверки электронной подписи: | (1) После исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных подписей | |
| а) в удостоверяющих центрах; | Постоянно | |
| б) в других организациях | 5 лет (1) | |
| Договоры, соглашения с удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи | 5 лет (1) | (1) После приостановления или аннулирования действия сертификата ключа проверки электронной подписи |
| Документы (заявления, запросы, уведомления, переписка) об изготовлении сертификата ключа проверки электронной подписи, о приостановлении, возобновлении и аннулировании действия сертификата ключа проверки электронной подписи | 5 лет | – |
| Реестры выданных и аннулированных сертификатов ключей проверки электронных подписей удостоверяющих центров | Постоянно (1) | (1) Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
| Списки уполномоченных лиц – владельцев сертификатов ключа проверки электронной подписи | 5 лет (1) | (1) После замены новыми |
| Регламенты удостоверяющих центров: | – | |
| а) по месту разработки и утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Заявления на подтверждение подлинности электронной подписи, отчеты удостоверяющего центра о подтверждении или невозможности подтверждения подлинности электронной подписи | 3 года | – |
| Журналы, базы данных учета носителей информации, программно-технических средств защиты информации ограниченного доступа | 5 лет | – |
| Журналы, базы данных поэкземплярного учета средств криптографической защиты информации, эксплуатационной и технической документации и ключевых документов | 5 лет | – |
| Журналы учета заявлений о повреждении средств связи | 1 год | – |