Зачем внедрять ЭДО нужно по сценарию
Типовые сценарии введения электронного документооборота позволяют понимать основные этапы внедрения ЭДО в организации и соблюдать их последовательность. Они помогают компании комфортно перейти на электронный документооборот с учетом особенностей своих внутренних бизнес-процессов.
В 2021 году ФНС России предложила 2 сценария внедрения электронного документооборота:
| НАЗВАНИЕ СЦЕНАРИЯ | КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА |
| «Первые шаги и быстрый результат» | Предполагает быстрое подключение к системе оператора ЭДО и оперативную настройку обмена электронными документами с контрагентами |
| «Комплексный подход и дальнейшее развитие» | Предполагает цифровизацию всех бизнес-процессов при переходе на электронный документооборот и полную интеграцию системы оператора ЭДО с текущей IT-архитектурой компании |
С чего начать
Первые действия должны быть такими:
- ознакомиться с типовыми сценариями проектов внедрения электронного документооборота в компании;
- проанализировать основные этапы внедрения проекта;
- определить их последовательность в рамках конкретного проекта в компании.
Сценарий № 1: «Первые шаги и быстрый результат»
Он позволяет компании быстро перейти на электронный документооборот независимо от отрасли ее деятельности.
Срок перехода ‒ не более 4-х недель.
Этот сценарий предназначен в основном для компаний малого и среднего бизнеса (МСП) с объемом менее 10 000 документов в год. Также его можно рассматривать в качестве первого шага при внедрении ЭДО для крупного бизнеса.
В рамках этого сценария предполагается внедрение типового решения оператора электронного документооборота без доработок.
ШАГ 0. ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ ПОДГОТОВКА И АНАЛИЗ
Необходимо:
- Сформировать перечень документов для перевода на обмен в электронной форме.
- Определить круг лиц, уполномоченных подписывать документы.
- Проанализировать подключенных к электронному документообороту контрагентов компании (статус их перехода на ЭДО).
- Предварительно определить тип подходящего ИТ-решения.
Этот документ содержит перечень факторов, по которым компания может предварительно определить подходящий тип IT-решения при внедрении электронного документооборота. Это может быть внедрение:
- типового коробочного решения;
- комплексного решения, включающего интеграцию решения оператора ЭДО с учетными системами компании.
Типовое решение по электронному документообороту — это типовое (коробочное) решение по ЭДО от оператора либо модуль к учетной системе компании, предусматривающий обмен электронными документами с контрагентами.
Комплексное решение предполагает комплексную цифровизацию бизнес-процессов при переходе на ЭДО и расширенную интеграцию системы оператора электронного документооборота с текущей ИТ-архитектурой компании.
ШАГ 1. ПОДКЛЮЧЕНИЕ К ОПЕРАТОРУ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Здесь нужно:
- Выбрать оператора электронного документооборота.
- Выбрать подходящий тариф по обмену документами.
- Оформить заявку на подключение к оператору.
- Заключить лицензионное соглашение с оператором электронного документооборота.
Приведённый документ содержит основные критерии выбора оператора электронного документооборота ‒ требования к базовой функциональности решения, безопасности, а также вопросы технической поддержки решения.
Этот инструмент позволит оценить предлагаемые решения операторов ЭДО по перечню критериев, сгруппированных по следующим направлениям оценки:
- функциональность решения и технологии;
- техническая поддержка;
- безопасность использования решения;
- регламентация деятельности оператора электронного документооборота.
Информация может быть получена из открытых источников, а также в результате запроса коммерческого предложения у операторов электронного документооборота.
ШАГ 2. ТЕХНИЧЕСКАЯ ПОДГОТОВКА И ВНЕДРЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Здесь нужно:
- Получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре и приобрести средство криптографической защиты информации.
- Настроить доступ пользователей в систему оператора ЭДО (авторизацию и аутентификацию).
- Настроить процессы обмена документами в системе ЭДО ‒ их типы, маршруты согласования и подписания.
ШАГ 3. ТЕСТИРОВАНИЕ И ОБУЧЕНИЕ
Включает проведение тестового обмена документами с контрагентами и обучение сотрудников.
ШАГ 4. СТАРТ ОБМЕНА ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ С КОНТРАГЕНТАМИ
1. Известить контрагентов о переходе на электронный документооборот.
Этот документ нужен для извещения контрагентов о переходе компании на электронный документооборот и уточнения их готовности взаимодействовать в рамках ЭДО.
Письмо оформляют на официальном бланке компании и направляют в адрес контрагентов в индивидуальном порядке либо посредством массовой рассылки.
2. Заключить с контрагентами Соглашение об использовании электронного документооборота.
Соглашение заключают с контрагентами, с которыми предполагается осуществление электронного документооборота.
Соглашение может быть заключено как в виде отдельного документа, так и в виде дополнительного соглашения к действующему договору или раздела основного договора, содержащего соответствующие положения.
Документ может быть составлен как на бумаге, так и в электронной форме.
Соглашение об обмене электронными документами может предусматривать:
- перечень форматов электронных документов, подлежащих обмену;
- способ направления и получения электронных документов;
- виды электронных подписей, используемых при создании электронных документов;
- порядок проверки электронных подписей, используемых при создании электронных документов;
- порядок уведомления о результатах проведенных проверок электронной подписи и электронного документа;
- перечень лиц, ответственных за организацию направления и получения электронных документов;
- способ подтверждения отправления и получения электронного документа;
- требования к обеспечению конфиденциальности передаваемых электронных документов;
- факт доставки электронных документов.
3. Направить приглашения контрагентам в системе электронного документооборота для начала обмена документами.
4. Оформить заявку на настройку роуминга для поддержания документооборота с контрагентами, взаимодействующими с другими операторами ЭДО.
5. Внести изменения в учетную политику в части положений по переходу на электронный документооборот.
Носит опциональный характер. В учетной политике могут быть указаны следующие положения:
- каким образом составляют первичные учетные документы (например, как на бумажном носителе, так и в электронном виде с подписанием электронной подписью);
- указание типов и видов документов, которые могут быть выставлены в электронном виде, перечень бизнес-процессов, покрываемых электронным документооборотом;
- перечень форматов электронных документов, подлежащих электронному обмену;
- положения о типе используемой электронной подписи при обмене электронными документами;
- условия о начале обмена электронными документами (например, наличие соглашения и др.)
При внесении изменений в учетную политику могут быть также добавлены положения, основанные на сложившейся практике по первичным документам/документообороту в целом.
6. Начать обмен документами с контрагентами.
Сценарий № 2: «Комплексный подход и дальнейшее развитие»
Комплексный подход по развитию и внедрению электронного документооборота предназначен для компаний среднего и крупного бизнеса, у которых:
- большой объем документов для перевода на электронный документооборот (в основном более 10 000 документов год);
- есть определенный процесс согласования и подписания документов (утвержденные маршруты согласования);
- много ответственных исполнителей;
- есть необходимость интегрировать систему оператора ЭДО с учетными системами компании;
- есть необходимость перевода внутренних документов организации на электронный документооборот.
ФАЗА 1. АНАЛИЗ ТЕКУЩЕЙ СИТУАЦИИ
Предполагает диагностику текущего состояния документооборота в компании, ее бизнес-процессов и IT-ландшафта, а также определение периметра проекта и направления электронного документооборота.
Для диагностики текущего состояния и определения периметра проекта нужно:
- сформировать проектную команду (определить роли ее членов и их зоны ответственности);
- собрать информацию по текущим бизнес-процессам и ИТ-ландшафту компании;
- определить организационный и процессный периметр проекта;
- оценить текущий уровень автоматизации бизнес-процессов;
- разработать ключевые направления по оптимизации процессов документооборота;
- провести верхнеуровневую оценку бюджета проекта.
Далее для разработки концепции нужно:
- определить перечень форм документов для перевода в электронный вид;
- выбрать IT-решения по электронному документообороту;
Выбор IT-решения по ЭДО включает:
- выбор оператора электронного документооборота (см. выше шаг 1 сценария № 1);
- выбор подходящего тарифа по обмену электронными документами;
- оформление заявки на подключение к оператору;
- заключение лицензионного соглашения с оператором.
- сделать технико-экономическое обоснование проекта (бизнес-кейс), вкл. оценку эффектов и необходимых инвестиций (в этом поможет Калькулятор расчета эффективности внедрения ЭДО в компании на сайте ФНС);
- разработать верхнеуровневую целевую ИТ-архитектуру;
- проанализировать налогово-юридические барьеры и риски перехода на электронный документооборот;
- согласовать целевую модель электронного документооборота;
- принять решение о дизайне и внедрении целевого решения.
ФАЗА 2. ДИЗАЙН И ВНЕДРЕНИЕ ДОЛГОСРОЧНЫХ РЕШЕНИЙ
Она предполагает реализацию комплексных решений по цифровизации бизнес-процессов и полную интеграцию системы электронного документооборота с текущим ИТ-ландшафтом компании.
В рамках проекта возможна разработка нового ИТ-продукта (например, при переводе на электронный документооборот внутренних документов компании, т. к. нужна разработка нового программного обеспечения либо существенная доработка существующих ИТ-систем).
Данная фаза включает:
- Дизайн целевого решения.
- Внедрение целевого решения.
Дизайн целевого решения
Необходимо:
- Разработать функционально-технические требования к ИТ-архитектуре и информационной безопасности.
- Создать детальный дизайн целевых бизнес-процессов и ИТ-архитектуры.
- Разработать необходимую нормативно-методическую документацию электронного взаимодействия (положения, регламенты, соглашения и др.) и внести изменения в существующие локальные нормативные акты в связи с внедрением электронного документооборота (см. выше в п. 5 шага 4 Сценария № 1 про опциональные изменения в учётную политику).
- Подготовить обучающие материалы, тренинги для пользователей.
Внедрение целевого решения
Здесь нужно:
- Построить целевую модель (в т. ч. внедрить целевые процессы и ИТ-архитектуру).
- Интегрировать электронный документооборот с ИТ-системами компании.
- Протестировать системы и предоставить доступ пользователям.
- Известить контрагентов о переходе на электронный документооборот (см. выше п. 1 шага 4 сценария № 1).
- Заключить с контрагентами Соглашение об использовании электронного документооборота (см. выше п. 2 шага 4 сценария № 1).
- Перевести документооборот в электронную форму и начать обмен документами.
- Сформировать центр компетенций по поддержке процессов электронного документооборота и пользователей его систем.
- Построить процесс коммуникации с регуляторами через электронный документооборот.
Использованы материалы: сайт ФНС России.