Документы инвентаризации по ФСБУ 28/2023

Бухстандарт по инвентаризации

С 16 апреля 2023 года приказ Минфина России от 13.01.2023 № 4н утвердил новый Федеральный стандарт бухгалтерского учета – ФСБУ 28/2023 “Инвентаризация”.

Согласно п. 2 Приказа 4н, ФСБУ 28/2023 “Инвентаризация” станет обязательным с 1 апреля 2025 года. Однако организации могут начать применять его правила и раньше.

Заметим, что по инвентаризации ранее не было ни отдельного бухгалтерского стандарта, ни своего ПБУ. Её проводили на основании Методических указаний Минфина России по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом от 13.06.1995 № 49).

ФСБУ 28/2023 устанавливает требования к инвентаризации активов и обязательств компаний, кроме организаций бюджетной сферы.

Также см. Новый ФСБУ 28/2023 “Инвентаризация”: что нужно знать.

Понятие

Согласно п. 5 указанного стандарта, документы инвентаризации – это оформленные документально:

• сведения о фактическом наличии объектов инвентаризации;
• сопоставление их с данными регистров бухгалтерского учета;
• результаты инвентаризации.

В частности, ФСБУ 28/2023 относит к ним инвентаризационные описи, акты инвентаризации, сличительные ведомости.

Обобщение документов

Стандарт разрешает применять документы, в которых объединены показатели документов со сведениями о фактическом наличии объектов инвентаризации и документов, о её результатах.

Чем руководствоваться

Документы инвентаризации составляют, хранят и исправляют с учетом правил ФСБУ 28/2023 в соответствии с требованиями, установленными для первичных учетных документов и регистров бухучета:

• Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

Также см. Когда проводить инвентаризацию обязательно по ФСБУ 28/2023.

В ходе инвентаризации

Фактическое наличие объектов инвентаризации определяют путем подсчета, взвешивания, обмера, осмотра, иногда видео-, фото-фиксации, выполнения расчетов, а также проверки документов.

Фактическое наличие/количество активов-запасов, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, можно определять на основании документов. Но с обязательными пересчетом количества упаковок и проверкой части этих активов в натуре на выборочной основе.

При инвентаризации большого количества активов – весовых товаров документ, оформляющий результаты их перевеса, ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня или по окончании перевеса данные этих документов сличают и выверенный итог вносят в документы о фактическом наличии объектов инвентаризации.

Принципы работы с документами

Учтите, что одни из основных требований к организации работы инвентаризационной комиссии такие:

• полнота и точность документирования фактического наличия объектов инвентаризации;
• правильность и своевременность такого документирования.

Также см. Требования к инвентаризационной комиссии по новому стандарту бухучета.

До начала проверки фактического наличия активов инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации первичные учетные документы, на основании которых отражено движение активов в регистрах бухучета. В частности – приходные и расходные документы, отчеты о движении активов. Председатель комиссии визирует их, указывая «до инвентаризации на «__________» (дата)».

Документ на бумажном носителе со сведениями о фактическом наличии объектов инвентаризации не должен содержать незаполненные строки. Если они остаются на последней странице, эти строки должны быть прочеркнуты.

Расписки мат. ответственных и подотчётных

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации:

1. Все первичные учетные документы, на основании которых отражено движение активов в регистрах бухучета, сданы в бухгалтерию экономического или переданы инвентаризационной комиссии.
2. Все активы, вверенные им для хранения или использования, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход.

Аналогичные расписки дают лица, получившие денежные средства в подотчет или доверенности на получение активов.

Заявление мат. ответственного

Когда после инвентаризации материально ответственное лицо обнаружило ошибку в документе о фактическом наличии объектов инвентаризации, оно должно немедленно (в частности, до открытия помещения склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом инвентаризационной комиссии.

Последняя проверяет данное заявление и в случае подтверждения его исправляет ошибки в указанном документе.

Требования к документам по запасам

Документ со сведениями о фактическом наличии активов, относящихся к запасам, и иных аналогичных активов, должен содержать, в частности:

• наименования активов и сведения, идентифицирующие их, их количество по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете;
• количество (прописью) порядковых номеров активов и общее количество (прописью) таких активов в натуральных единицах измерения на каждой странице независимо от того, в каких единицах измерения (например, штуках, килограммах, метрах) эти активы показаны (на каждой странице документа);
• отметку о проверке цен, таксировки и подсчета итогов – на последней странице документа с подписями проверявших это;
• расписку материально ответственного, подтверждающую проверку фактического наличия активов инвентаризационной комиссией в его присутствии, отсутствие претензий к комиссии и принятие перечисленных в документе активов для хранения или использования (в конце документа);
• в случае смены материально ответственных лиц – подписи принявшего и сдавшего актив;
• подписи всех членов инвентаризационной комиссии и соответствующего материально ответственного лица.

При истребовании материально ответственным документа о фактическом наличии активов инвентаризационная комиссия должна обеспечить его предоставление.

Что приложить

Согласно ФСБУ 28/2023, к документам инвентаризации приобщаются, в частности:

• акты обмеров, технические расчеты, документы, оформляющие результаты перевеса весовых товаров;
• предоставленные материально ответственными лицами объяснения о допущенной пересортице;
• предоставленные инвентаризационной комиссии объяснения причин, по которым разница в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных, не отнесена на виновных лиц.

Также см. Общие требования к проведению инвентаризации по ФСБУ 28/2023.