Требования к составу документации личного дела
Определяя, что должно быть в личном деле работника, работодатель исходит необходимости включать туда документы, связанные непосредственно с трудовыми взаимоотношениями.
В личное дело не следует помещать документы, имеющие незначительные периоды хранения (п. 3.2.6 Государственной системы документационного обеспечения управления, приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).
Обычно личное дело включает:
- документацию трудящегося, прямо относящуюся к его трудовой деятельности и предоставляемую самим работником по законодательству РФ;
- оформляемую нанимателем в обязательном порядке в процессе выполнения им должностных функций.
Условно состав личного дела сотрудника можно поделить на 3 части:
- Документы при приеме на работу.
- Документы о прохождении сотрудником конкурса в качестве соискателя при приеме на работу (если проводился).
- Документы с информацией о деятельности сотрудника у работодателя.
В результате, в перечень документов в личном деле включают как сведения, носящие характер персональной информации о сотруднике, так и данные о непосредственном выполнении им трудовых обязанностей.
Все их располагают в хронологическом порядке, а каждый лист дела нумеруют.
Все документы регистрируют во внутренней описи, которую включают в состав папки.
Из чего состоит личное дело сотрудника
Законодательно состав документов личного дела работника не утвержден. Однако в кадровом деле сложилась определенная практика его формирования.
Чаще всего папки личных дел организуют по структуре, пример которой приведен на схеме.
Важно
В личное дело не стоит включать копии документов с личными данными работника: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета.Считается, что это избыточные данные. Нужную информацию из них записывают, после чего возвращают работнику. Причем делать этого не нужно даже при получении от сотрудника разрешения об обработке персональных данных (см.. например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013).
При приеме работника обычно сохраняют:
- заявление;
- его анкету или данные резюме;
- соглашение о неразглашении коммерческой информации;
- копии дипломов;
- рекомендательные письма, характеристики с прежних мест работы.
В качестве документов, связанных с трудовой деятельностью, чаще всего подшивают:
- трудовой договор и допсоглашения к нему;
- приказы по перемещению, совместительству, совмещению, переводу, увольнению;
- приказы по оплате труда – начисление премий, назначение надбавок;
- приказы об отпусках, о командировках;
- приказы по поощрениям, награждениям;
- приказы об аттестации и копии актов по ее результатам;
- служебные записки о поощрении или о применении дисциплинарных взысканий, объяснительные сотрудника, акты служебных расследований;
- заявления об увольнении или переводе;
- договор о материальной ответственности;
- должностные инструкции.
При начале оформления папки заводят также внутреннюю опись, которая входит в список документов в личном деле работника. В нее добавляют новые строки по мере поступления в дело новых документов. После увольнения работника её тоже подшивают в папку.
Можно без ограничений помещать в личное дело документы по трудовой деятельности сотрудника: их список открыт.
Включение в состав дела персональных сведений о работнике
Под персональными данными понимают любую информацию, относящуюся к определенному или определяемому лицу. Для ее сбора и обработки необходимо получить письменное согласие от работника (п. 1 и п. 5 ч. 1 ст. 6, ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
В части того, что входит в личное дело работника, это требование касается:
- медкнижки работника;
- документов об образовании;
- справки об отсутствии (наличии) судимости;
- характеристики и рекомендательных писем.
При этом важно соблюдать ряд принципов хранения и обработки персональных данных:
- цель их использования – трудоустройство работника, обеспечение его продвижения по службе, контроль качества выполняемой им работы;
- строгое соблюдение норм Конституции и ТК РФ при их обработке;
- сотрудник должен быть под роспись ознакомлен с локальными актами, регламентирующими порядок работы с персональными данными.
Определяя список документов в личном деле работника, в него обязательно нужно добавить письменное согласие на обработку персональных данных. Срок действия такого разрешения можно ограничивать окончанием действия трудового договора или моментом достижения цели использования персональной информации. Оно может быть письменно отозвано работником в любой момент. Однако нужно понимать, что отсутствие согласия на использование персональной информации может сделать фактически невозможным продолжение трудовых отношений.
Письменное разрешение на обработку персональных данных хранят в течение 3-х лет с момента окончания его действия.