На что обратить внимание при хранении незакрытых личных дел
До того момента, пока сотрудник не уволен, все документы на него хранят в каровой службе компании. Место, где нужно хранить личные дела сотрудников, необходимо оборудовать сейфами или запираемыми металлическими шкафами. В них и размещают папки с документами. Доступ к ним предоставляют только уполномоченным на обработку персональных данных лицам.
В кадровой службе хранят только дела работающих сотрудников. Документы по уволенному персоналу передают в архив.
Порядок размещения и сортировки дел внутри шкафов, сейфов или металлических запирающихся картотек организации определяют самостоятельно. Например, их можно расставлять по первой букве фамилии сотрудников, группировать по подразделениям или порядковым номерам.
Все хранящиеся дела лучше регистрировать в специальном журнале. Папки следует доставать из места хранения только на время внесения в них дополнительных документов или получения из них нужной информации.
Недопустимо оставление открытого дела на столе без присмотра уполномоченного к его обработке сотрудника.
После того, как расторгнут трудовой договор и в дело подшиты все документы по увольнению, его передают в архив компании.
Подготовка дел к хранению в архиве
До того момента, как начать хранить личные дела уволенных сотрудников в архиве, их нужно подготовить надлежащим образом. Для этого необходимо (п. 4.20 – п. 4.22 приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526):
- Удалить из документов все металлические скрепки, скобы или другие приспособления для скрепления листов.
- Проверить папку на наличие дублирующих документов и изъять при необходимости лишние копии.
- Пронумеровать все страницы, кроме описи и листа-заверителя, простым карандашом в правом верхнем углу. Листы с фотографиями нумеруют как одну страницу, а на отдельных фотографиях номер проставляют на обороте.
Возможны случаи, когда нумерация листов в описи отличается от фактического количества страниц:
Окончательное оформление документов перед тем, как хранить личные дела сотрудников в архиве, включает:
- Подшивку (переплет) дела.
- Составление листа-заверителя.
- Проверку и при необходимости уточнение внутренней описи.
- Внесение уточнений на титульный лист (в случае необходимости).
На этом подготовку личного дела для сдачи в архив можно считать законченной.
Толщина каждой папки с документами должна быть не более 4 см, а количество листов в ней не должно превышать 250 страниц.
Когда дело занимает больший объем, нужно разбить его на отдельные тома. При этом надо сшить личное дело сотрудника, как указано в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526: на 4 прокола в папку с картонной обложкой, с размещением в конце отдельного листа-заверителя.
Важно
Документы длительного срока хранения (свыше 10 лет) передают в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства по ним (п. 4.10 приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526).
Особенности составления листа-заверителя
Лист-заверитель подтверждает комплектность переданного в архив дела, а также состояние переданных в нем документов.
Утвержденного бланка нет. Его составляют в произвольной форме со следующими реквизитами:
- номер дела;
- количество листов в деле;
- описание физического состояния отдельных листов в деле.
На практике применяют форму из Приложения 8 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
Передача дела на хранение в архив
Передача личных дел в архив происходит по описи (п. 4.31 Правил). В ней отражают:
- индекс дела;
- его название;
- сроки хранения;
- периоды накопления в нем документов.
Опись делает структурное подразделение, передающее папки в архив. В конце проставляют итоговое количество передаваемых дел и ставят подпись составителя. Также она должна быть заверена руководителем структурного подразделения.
В ходе приемки личных дел в архив проверяют:
- правильность их формирования и оформления;
- соответствие количества зарегистрированных дел тому, что предусмотрено номенклатурой компании.
Выявленные в ходе проверки недостатки устраняет передающее дела структурное подразделение.
При передаче дел обязательно присутствует представитель сдающего подразделения и работник архива.
В графе «Примечание» описи можно проставлять пометки о наличии каждого дела.
В конце описи указывают:
- количество принятых дел;
- номера отсутствующих папок;
- дату поступления дел;
- названия должностей;
- подписи и расшифровки лица, сдающего и принимающего дела на хранение.
Также в дополнение к описи дел можно дополнительно составлять акт приемки-придачи дел.
Опись оформляют минимум в 2-х экземплярах, один из которых остается у передавшего дела структурного подразделения, а другой – в архиве.
Как правило, для хранения дел в компании выделяют запираемое помещение, оборудованное стеллажами. Организация размещения в нем дел должна позволять быстро их идентифицировать и найти. По окончании предельного срока хранения личные дела работников подлежат уничтожению.
Сроки хранения личных дела в архиве
Как правило, личные дела работников содержат документы длительного срока хранения. В связи с наличием в папках документов по личному составу установлен следующий срок хранения личных дел уволенных сотрудников (п. 4.8 приказа Росархива от 20.12.2019 № 237, ст. 22.1 Закона «Об архивном деле» № 125-ФЗ):
- для законченных делопроизводством до 01.01.2003 – 75 лет;
- для завершенных после 01.01.2003 – 50 лет.