Также смотрите:
Возмещать или нет расходы на аренду авто
Ответ на этот вопрос зависит, прежде всего, от внутренних правил компании. Если локальным нормативным актом организации предусмотрено возмещать расходы на аренду автомобиля в командировке, то тогда оплатить данные расходы работнику обязаны. А если данные расходы не предусмотрены внутренними документами компании или трудовым договором, их компенсируют по усмотрению руководителя.
Данные условия прописаны в ст. 167 и ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о служебных командировках, письме Роструда от 15.05.2015 № 1168-6-1.
Как подтвердить расходы на аренду авто
По возвращении из зарубежной поездки работник должен предоставить бухгалтеру авансовый отчет.
Узнать, как оформляют этот документ, вы сможете из нашей статьи «Каким должен быть отчет о командировке».
Если нужна информация, как начисляют суточные, в т. ч. суточные в Казахстан, с ней вы можете ознакомиться в статье «Как рассчитать суточные при командировке за границу».
К авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие расходы на аренду авто в загранкомандировке. Контролирующие органы в своих разъяснениях дают рекомендации по этому поводу (письма УФНС России по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687, Минфина России от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742).
Такими документами могут быть:
- документы на оплату аренды авто;
- договор на аренду автомобиля;
- документы, которые подтверждают использование арендованного авто в производственных целях.
Все документы, оформленные на иностранных языках, должны быть построчно переведены на русский язык.
Налоги и сборы
Если расходы на аренду авто в загранкомандировке предусмотрены коллективным договором или положением о командировках, а также оформлены документально, можно принимать их в целях налогообложения прибыли. Это будут прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Признавать расходы на аренду заграничного авто следует на дату утверждения директором авансового отчета по командировке.
Если работник арендовал авто в служебных целях и смог документально подтвердить данные расходы, компенсацию этих затрат не облагают страховыми взносами. Эту позицию подтверждает подп. 2 п. 1, п. 2 ст. 422 НК РФ, подп. 1 п. 1 и п. 2 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ, а также письмо Минтруда России от 13.05.2016 № 17-3/ООГ-764.
Аналогично поступают с НДФЛ с суммы возмещения расходов на аренду авто в зарубежной командировке: при наличии подтверждающих документов и факта того, что авто было использовано в служебных, а не личных целях, НДФЛ не начисляют.
Итоги
Аренда автомобиля в зарубежной командировке может облегчить выполнение производственных задач сотруднику.
При принятии к учету и компенсации данного вида расходов следует учесть положения локальных актов компании о командировках – в них расходы на аренду авто в командировке должны быть указаны как компенсируемые.