Какие закон выдвигает требования к бухгалтерским документам и их оформлению? Рассказываем про это с учётом Закона <О бухучете> № 402-ФЗ, а также общероссийского стандарта для предприятий не госсектора – ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (далее также – Стандарт).
Обязательные нормативные акты
В части требований к документам бухгалтерского учета необходимо руководствоваться:
- Законом <О бухучете> № 402-ФЗ;
- Стандартом бухучета о документах и документообороте.
Также см. «Новый ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»: проект».
Язык документа
Действующие требования к оформлению бухгалтерских документов говорят об их составлении на русском языке. Исключение – когда первичка изначально составлена на иностранном языке. В этом случае нужен перевод на русский язык каждой строки.
Если российская фирма полностью или частично ведёт деятельность за пределами РФ, а правила или законы той территории требуют составления документов бухгалтерского учета на местном языке, то им нужно следовать.
Однако регистр бухучета, составленный на другом языке, должен содержать построчный перевод на русский язык.
Валюта в регистре бухучета
Что касается требования к первичным бухгалтерским документам об указании валюты, то в регистрах должны фигурировать российские рубли. При этом не имеет значения:
- фактическая валюта факта хозяйственной жизни;
- место ведения компанией деятельности.
Записи в регистрах по объектам бухучета, стоимость которых выражена в иностранной валюте, одновременно делают в такой валюте и в рублях.
Датировка документа
Также требования, предъявляемые к бухгалтерским документам, в Стандарте определяют, что считать датой составления первичного учетного документа. Так вот, это дата его подписания лицом/лицами:
- совершившим сделку/операцию и ответственным за ее оформление;
- ответственным за оформление свершившегося события.
В отношении датирования требования к первичным документам бухгалтерского учета выделяют 2 нюанса:
| Ситуация | Решение |
| Первичный документ составлен на основании другого документа – оправдательного (отражает сведения о факте хозяйственной жизни) | Первый должен содержать ссылку на соответствующий оправдательный документ |
| Дата формирования первичного учетного документа отлична от даты факта хозяйственной жизни | Первичный документ должен содержать дату совершения факта хозяйственной жизни |
Принцип последовательности
По объектам учета основные требования к бухгалтерским документам такие:
- отражать в регистрах бухучета согласно хронологии;
- систематическое накопление на соответствующих счетах бухучета (так называемая систематическая запись).
Верность отражения объектов в регистрах бухучета обеспечивают лица, которые составили и подписали их.
Какие задачи стоят перед регистрами учета
Отдельные требования, предъявляемые к оформлению бухгалтерских документов, касаются регистров (журналы, книги и т. п.), с которыми работает компания. Они в совокупности должны обеспечивать:
- полноту информации (в расчете на всех заинтересованных ею пользователей);
- системность (взаимосвязь хронологической и систематической записей, синтетического и аналитического учета, учетной и отчетной информации);
- обоснованность учетных записей (соответствие их первичке);
- правдивость (получение информации без ошибок в соответствии с методологией учета и отчетности);
- своевременность информации;
- правовую весомость записей в учете.
Что можно делать с новыми документами
Помимо жёстких требований к оформлению первичных бухгалтерских документов Стандарт разрешает компаниям:
- дополнять документы бухгалтерского учета новыми необходимыми реквизитами (помимо перечисленных в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ);
- оформлять несколько взаимосвязанных фактов хозяйственной жизни одним первичным документом учета;
- оформлять длящиеся факты (например, начисление процентов, амортизацию активов, изменение стоимости активов и обязательств) и повторяющиеся факты (например, поставку товара партиями в разные даты по одному долгосрочному договору) с самостоятельно определённой периодичностью (сутки, неделя, месяц, квартал и т. п.);
- использовать в качестве первички документы, оформляющие гражданско-правовые отношения с контрагентами, персоналом, госорганами, для управления фирмой и т. п. – например, договор, кассовый чек, квитанция об оплате, расписка, служебный контракт, служебное задание, приказ о приеме на работу, приказ об увольнении, авансовый отчет (при условии наличия обязательных реквизитов).
Также см. «Организация документооборота в бухгалтерском учете».
Чем делать записи
Записи на бумажном носителе можно делать краской, шариковой (не гелевой!) ручкой и др., чтобы это обеспечивало сохранность данных записей в течение установленного законом срока хранения.
На бумажных бухгалтерских документах учета нельзя делать записи средствами, которые не обеспечивают их сохранность этих записей. Так, простой карандашом и подобные ему – под запретом.
Также см. «Организация хранения документов бухгалтерского учета».
Обязательные свойства документов
Нынешние требования к первичным учетным документам бухгалтерского учета таковы, что любой электронный экземпляр должно быть возможно продублировать на бумаге.
Кроме того, следует исключить возможность повторного использования первички после принятия к бухгалтерскому учету. Обычно для этого применяют различные физические и программные средства.