Как должно происходить подписание первичных документов по бухгалтерии? Кто может и кто должен ставить в них свою подпись, в т. ч. электронную? От ответа на данные вопросы зависит успешная и безопасная работа любой организации. Рассказываем, каких правил и принципов следует придерживаться с учётом Закона <О бухучете> № 402-ФЗ, а также общероссийского стандарта для предприятий не госсектора – ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (далее также – Стандарт).
ЭЦП и бухучет
Практика показывает, что уже плотно вошла в бухгалтерский учет электронная подпись. Её проставляют исключительно на электронных документах.
Примечательно, что подходящие типы электронной подписи для своих документов бухучета предприятие определяет само из предусмотренных законодательством – ФЗ № 63 от 6 апреля 2011 года.
ЭЦП может быть (ст. 5):
- простая;
- усиленная (квалифицированная и наоборот).
Хотя законодательством может содержать требование об использовании определенного вида электронной подписи.
Многие электронные документы фирма формирует совместно со своими контрагентами и т. п. для последующего электронного обмена ими. В этом случае виды применяемой электронной подписи бухучета определяют соглашением с участниками электронного документопотока.
Также см. «Виды электронной подписи и их различия».
Кто может подписывать
Состав сотрудников, у которых есть право подписание первичных бухгалтерских документов, определяет глава компании с учетом требований закона. В этом случае, если речь идёт о постоянной основе, готовят соответствующий приказ на подписание первичных документов.
Также см. «Директор в отпуске: кто подписывает документы?».
Операции с деньгами: особенности подписания
Документы, которыми оформляют хозяйственные операции с деньгами, подписывают 2 лица – руководитель предприятия и главный бухгалтер. Сюда же Стандарт относит финансовые и кредитные обязательства – то есть документы, оформляющие:
- финансовые вложения фирмы;
- договор займа;
- договор кредита;
- товарный и коммерческий кредит.
Главбуха может заменять:
- иной специалист компании, на которого возложили ведение учета (когда нет главбуха в принципе);
- уполномоченный на подписание сотрудник (в этом случае готовят доверенность на подписание первичных бухгалтерских документов).
Финансовые и кредитные обязательства, денежные и расчетные документы недействительны и не должны приниматься к исполнению, если нет подписи главбуха (или иного специалиста, который ведет бухучет, либо уполномоченного на это лица).
Также см. «Что такое первичные документы бухгалтерского учета».