«Бухгуру»

Правила подписания бухгалтерских документов

Actual for 5.06.2018

Как должно происходить подписание первичных документов по бухгалтерии? Кто может и кто должен ставить в них свою подпись, в т. ч. электронную? От ответа на данные вопросы зависит успешная и безопасная работа любой организации. Рассказываем, каких правил и принципов следует придерживаться с учётом Закона <О бухучете> № 402-ФЗ, а также общероссийского стандарта для предприятий не госсектора – ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (далее также – Стандарт).

ЭЦП и бухучет

Практика показывает, что уже плотно вошла в бухгалтерский учет электронная подпись. Её проставляют исключительно на электронных документах.

Примечательно, что подходящие типы электронной подписи для своих документов бухучета предприятие определяет само из предусмотренных законодательством – ФЗ № 63 от 6 апреля 2011 года.

ЭЦП может быть (ст. 5):

Хотя законодательством может содержать требование об использовании определенного вида электронной подписи.

Многие электронные документы фирма формирует совместно со своими контрагентами и т. п. для последующего электронного обмена ими. В этом случае виды применяемой электронной подписи бухучета определяют соглашением с участниками электронного документопотока.

Также см. «Виды электронной подписи и их различия».

Кто может подписывать

Состав сотрудников, у которых есть право подписание первичных бухгалтерских документов, определяет глава компании с учетом требований закона. В этом случае, если речь идёт о постоянной основе, готовят соответствующий приказ на подписание первичных документов.

Также см. «Директор в отпуске: кто подписывает документы?».

Операции с деньгами: особенности подписания

Документы, которыми оформляют хозяйственные операции с деньгами, подписывают 2 лица – руководитель предприятия и главный бухгалтер. Сюда же Стандарт относит финансовые и кредитные обязательства – то есть документы, оформляющие:

Главбуха может заменять:

Финансовые и кредитные обязательства, денежные и расчетные документы недействительны и не должны приниматься к исполнению, если нет подписи главбуха (или иного специалиста, который ведет бухучет, либо уполномоченного на это лица).

Также см. «Что такое первичные документы бухгалтерского учета».

 

Exit mobile version