Не все бухгалтеры и иные специалисты, работающие с первичкой и регистрами бухучета, знают, как правильно делать исправления в бухгалтерских документах. А от этого напрямую зависит финансовая безопасность предприятия, вероятность наступления негативных последствий от налоговых и иных проверок. Поэтому с учётом Закона <О бухучете> № 402-ФЗ, а также общероссийского стандарта для предприятий не госсектора – ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (далее также – Стандарт) рассказываем, какой подход нужно применять при корректировке бухгалтерии.
Кто устанавливает правила
Всегда ли возможно исправление ошибок в бухгалтерских документах? Совсем нет. Иногда закон или нормативные правила, принятые на его основе, прямо запрещают это делать. Например, это касается кассовых и банковских документов (п. 16 Положения по ведению бухучета и бухотчетности в РФ, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).
В остальных случаях допустимые способы исправления ошибок в первичных бухгалтерских документах и бухрегистрах определяет руководство предприятия, но с учетом действующего законодательства.
Как поправить электронный документ
Установленный в компании порядок исправления ошибок в бухгалтерских документах, изначально составленных электронно, должен быть таким, чтобы были понятны:
- правильные сведения;
- неверные данные.
По закону исправление ошибок в документах бухгалтерского учета подразумевает наличие следующих обязательных реквизитов:
- дата корректировки;
- электронные подписи лиц, которые составили первичный учетный документ или отвечают за ведение регистра бухучета, внесшие это исправление;
- должности, Ф.И.О. либо иные реквизиты, необходимые для идентификации данных лиц.
Непосредственно способы исправления в бухгалтерских документах электронного вида в законе не названы, кроме одного – составление нового (поправленного) электронного документа.
В этом случае исправление первичных документов, ранее принятых к учету, нужно обязательно снабдить пометкой о том, что новый образец составлен вместо первоначального электронного документа. Плюс проставить:
- дату корректировки;
- электронные подписи лиц, которые составили первичный учетный документ или отвечают за ведение регистра бухучета, внесшие это исправление;
- должности, Ф.И.О. либо иные реквизиты, необходимые для идентификации данных лиц.
Современные правила исправления ошибок в бухгалтерских документах требуют, чтобы средства воспроизведения нового (поправленного) электронного документа обеспечивали невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.Проще говоря, программное обеспечение должно воспринимать оба документа как один единый.
Также см. «Правила хранения бухгалтерских документов».
Как поправить бумажный документ
На бумажных носителях порядок исправления ошибок в первичных бухгалтерских документах следующий:
| 1 | Перечеркнуть неправильный текст или сумму (суммы) ТОНКОЙ чертой – чтобы можно было прочитать неправильный текст или сумму |
| 2 | Изложить сверху верный текст/суммы |
| 3 | Сделать надпись «Исправлено» |
| 4 | Поставить дату исправления |
| 5 | Подписи лиц, которые составили первичный учетный документ или отвечают за ведение регистра бухучета, внесшие это исправление |
| 6 | Должности, Ф.И.О. либо иные реквизиты, необходимые для идентификации данных лиц |
Подчистки, замазывания, стирания, т. п. в документе бухгалтерского учета недопустимы!
Как корректировать регистры бухучета
Можно отдельно выделить способы исправления ошибок в бухгалтерских документах – регистрах (книгах, журналах и т. п.). Среди них закон называет составление:
- аннулирующих записей по бухгалтерским счетам (т. н. сторно);
- дополняющих записей по счетам.
Формально можно и полностью заменить регистр как на новый документ, однако такая необходимость возникает не часто (ветхость, порча, нечитаемость и т. п.).
Разумеется, разрешение на исправление бухрегистра должен дать тот специалист, который отвечает за его ведение.
Также см. «Организация документооборота в бухгалтерском учете».