В 2021 году действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он установил новые сроки хранения документов по заработной плате. В этом материале приводим их все в таблице.
Также смотрите:
Новые сроки для зарплатных документов
Их определяет п. 4.2 раздела II упомянутого приказа. Вот ключевые изменения по документам зарплаты с 18.02.2020:
- документы о получении з/п теперь нужно хранить 6 лет, а не 5 (это когда у работников есть лицевые счета);
- реестры сведений о доходах физлиц вместо 75 лет нужно хранить всего 5 лет;
- лицевые счета работников: 75 лет – документы, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 г. (так было и раньше); 50 лет – если оно закончено после 01.01.2003 (это нововведение).
Далее в таблице показаны все документы по зарплаты и соответствующие обязательные нормативные сроки их хранения с уточнениями Росархива.
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Утвержденные фонды заработной платы: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| Положения об оплате труда и премировании работников: | (1) После замены новыми | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | 5 лет (1) | |
| Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат | 6 лет (1) | (1) При отсутствии лицевых счетов – 50/75 лет |
| Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате | 50/75 лет ЭПК | – |
| Переписка о выплате заработной платы | 5 лет | – |
| Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи | 5 лет | – |
| Исполнительные листы (исполнительные документы) по удержаниям из заработной платы | 5 лет (1) | (1) После исполнения |
| Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате дополнительных отпусков, предоставляемых работникам, совмещающим работу с получением образования | 5 лет | – |
| Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг | 50/75 лет | – |
| Журналы, базы данных учета депонированной заработной платы | 5 лет | – |
Пояснение: срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение.