Электронный больничный лист и как он оплачивается с 2022 года: инструкции и разъяснения

Бухгуру

Actual for 21.01.2022

Одно из самых важных новшеств 2022 года – отмена бумажных больничных листков и полный переход на электронные листки нетрудоспособности: в 2022 году и далее больничные листы будут иметь только электронную форму. Несмотря на то, что в пробном порядке с электронными больничными уже работали, окончательный переход на них и обновление законодательства по взаимодействию бухгалтерии с ФСС вызвали в начале 2022 года массу вопросов. Как теперь действовать работодателям, чтобы ФСС оплатил больничное пособие? Как взаимодействовать с работниками и с ФСС? Как получить от сотрудников подтверждение о болезни? Постараемся ответить на все основные вопросы в данной статье. Этот материал – подробная инструкция и ответы на главные вопросы про отмену бумажных больничных листов с 2022 года и как оплачиваются электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН).

Изменения по больничным с 2022 года

С 1 января 2022 года открытие, продление и закрытие больничных листов по общему правилу возможно только в электронном виде (Закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ). Согласие пациента для этого не требуется. Бумажный листок нетрудоспособности выпишут лишь в исключительных случаях.

Электронный больничный (далее также – ЭБ) создается в специальной единой информационной системе ФСС – ЕИИС «Соцстрах». В нее попадают:

сведения об открытии, продлении, закрытии ЭБ от медучреждения;
информация от ФСС, связанная с оплатой ЭБ. Например, не получив необходимых для оплаты сведений из официальных баз, ФСС может направить запрос работодателю лица, предъявившего к оплате ЭБ.
сведения от работодателей, необходимые для оплаты ЭБ из средств ФСС и сведения для работодателей – о том, что больничный их работнику выдан, закрыт и надо ли досылать данные в ФСС.

Однако появился новый документ – выписка из электронного больничного. Её форму утверждает ФСС.

Работнику с 2022 года в медучреждении выдают только выписку с номером электронного документа (по запросу). Вся остальная работа уходит «в цифру».

В результате появляются изменения в таком вроде бы привычном действии, как оформление и оплата больничного листа.

До 2022 года больничный лист могли выдавать как электронно, так и на бумаге независимо от страхового случая. Более того, медучреждение было обязано получать согласие пациента на оформление электронного больничного. С 2022 года такое согласие не требуется.

Но не возникнет ли проблем в связи с внедрением электронных больничных листов? Конечно, в первое время сложности могут возникать как у работодателей, так и у работников. Однако переход на электронные больничные листы – неизбежен. Поэтому главное – пережить переходный период в 2022 году. Не исключаем, что некоторые органы ФСС тоже не успеют перейти на электронные больничные листы с 1 января 2022 года. В таком случае работодателям, скорее всего, потребуется передавать в ФСС электронные реестры для назначения пособий по временной нетрудоспособности.

Бумажные больничные листы с 2022 года выдают только в особых случаях:

лицам, сведения о которых составляют государственную и иную охраняемую законом тайну;

лицам, в отношении которых реализуются меры государственной защиты.

Особенности оплаты пособий по таким больничным устанавливают отдельные нормативные акты.

Новые сроки для работодателей и ФСС

В 2022 году работодатель обязан направить в ФСС документы и сведения для начисления пособия в течение 3-х рабочих дней. До 2022 года на это было 5 календарных дней.

В 2022 году ФСС назначит и выплатит пособие по нетрудоспособности в течение 10 рабочих дней. До 2022 года у ФСС было 10 календарных дней, чтобы назначить пособие + 2 рабочих дня, чтобы выплатить его.

Новые правила перечисления пособия

С 2022 года ФСС перечисляет пособия на банковский счет, который указан в заявлении получателя либо в личном кабинете на сайте Госуслуг.

В законе прописали еще 2 варианта выплаты пособий:

через «Почту России»;
через законного представителя застрахованного лица, в т. ч. работодателя.

Электронный документооборот

Для сбора информации по назначению и выплате пособий должен быть организован обязательный электронный документооборот между медучреждениями, внебюджетными фондами и налоговыми органами.

У ФСС появилось право запрашивать информацию:

в ПФР – СНИЛС гражданина, сведения о страхователе, у которого он работает, страховом стаже, а также сведения о зарплате за период до 1 января 2017 года на основании сведений персучета;
в ФНС – сведения о зарплате застрахованного лица за период с 1 января 2017 года;
из Реестра ЗАГС – сведения о госрегистрации актов гражданского состояния;
из ЕГИССО – сведения о неназначении (назначении) матери, отцу или обоим родителям единовременного пособия при рождении ребенка, ежемесячного пособия по уходу за ребенком в органах соцзащиты (с 2022 г. – в ПФР), а также другие необходимые сведения для назначения и выплаты страхового обеспечения.

Как подготовиться к работе только с электронными больничными

Порядок подготовки к работе с ЭЛН в 2022 году следует из:

постановления Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010 “Об утверждении Правил получения Фондом социального страхования РФ сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособий»;
постановления Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567 (в редакции от 23.08.2021) “Об утверждении Правил информационного взаимодействия страховщика, страхователей, медицинских организаций и федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа”;
информации, опубликованной на официальном портале ФСС.

Как работодателям подключиться к личному кабинету на сайте ФСС

Работодателям (страхователям) нужно подключиться к личному кабинету на сайте ФСС. Входить в него можно через учетную запись юрлица на портале Госуслуг.

Если у dашей организации еще нет подтвержденной учетной записи на Госуслугах, создайте ее в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА):

На esia.gosuslugi.ru перейдите во вкладку «Организации».
Создайте подтвержденную учетную запись, используя квалифицированную электронную подпись (КЭП), выданную на имя руководителя или на лицо, имеющее право действовать без доверенности.
Заполните карточку с реквизитами.

Если же говорить о процедуре подключения к системе оплаты электронных больничных, то рекомендуем придерживаться следующего алгоритма действий:

Шаг 1. Оформите две усиленные квалифицированные электронные подписи, совместимые с системой «Соцстрах». Одну подпись на директора, вторую — на главбуха или другое ответственное лицо. Подписи нужны для регистрации в системе социального документооборота, при помощи которой организация будет взаимодействовать с ФСС. В том числе для того, чтобы заверять больничные.

Любые сведения, направляемые в ФСС в рамках электронного взаимодействия в 2022 году, нужно заверять усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Если на момент перехода на электронный больничный такой у руководителя организации или ИП нет – ее нужно оформить. Сделать это можно через ФНС России (УКЭП от ФНС подойдет и для соцстраха).

Отметим, что порядок получения руководителем организации или предпринимателем УКЭП для работы с налоговой и фондами с 2022 года тоже изменен. Уточнить порядок действий при оформлении ЭЦП можно в предлагаемой памятке.

ПОДРОБНАЯ ПАМЯТКА ПО ПОЛУЧЕНИЮ ЭЛ. ПОДПИСИ 2022

Также см. “Как оформлять ЭЦП в 2022 году“.

Шаг 2. Установите программу для проверки электронной подписи и защиты информации — КриптоПро. Скачать программу можно на специальном сайте (cryptopro.ru).

Шаг 3. Подключитесь к сервису электронного взаимодействия с ФСС — «Социальный электронный документооборот» (СЭДО). Как к нему подключиться, уточните службе технической поддержки, которая сопровождает вашу бухгалтерскую программу.

Для начала страхователю – организации или ИП – нужно зарегистрироваться в ЕИИС «Соцстрах». Сделать это можно несколькими путями:

через ЛК страхователя на сайте ФСС (https://cabinets.fss.ru/ ). Для доступа к ЛК надо использовать подтвержденную учетную запись на портале Госуслуг;
через сервис электронного взаимодействия “Социальный электронный документооборот” (СЭДО) на сайте ФСС (https://sedo.fss.ru/sedo.html );
через программу АРМ “Подготовка расчетов для ФСС” – ее тоже можно найти и скачать на сайте Фонда;
посредством бухгалтерского ПО, в котором реализована возможность работы с электронными больничными (например, 1С);
используя услуги оператора ЭДО.

Сведения, передаваемые в ЕИИС «Соцстрах» страхователем, уже должны быть заверены УКЭП.

Шаг 4. Убедитесь, что ваша бухгалтерская программа умеет работать с электронными больничными. Если нет, то можете подключиться, например, к этой.

Также есть еще 2 бесплатных способа получать и отправлять электронные больничные в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» (далее — ЕИИС «Соцстрах»). Это можно делать:

Через личный кабинет страхователя (lk.fss.ru);
Через специальную программу АРМ «Подготовка расчетов для ФСС».

Если выбрали первый вариант – зарегистрируйте компанию на Госуслугах и используйте эту учетную запись для доступа в личный кабинет на сайте Фонда (gosuslugi.ru, lk.fss.ru). Если хотите воспользоваться вторым способом, скачайте программу АРМ «Подготовка расчетов для ФСС».

Шаг 5. Уведомьте работников об изменениях. Издайте приказ, в котором известите работника, что после закрытия больничного он должен сообщить его номер работодателю лично, по электронной почте или телефону.

Формально наниматель не обязан уведомлять сотрудников об изменения в работе с эл. больничными. Однако во избежание дополнительных сложностей и недопонимания в процессе оформления и оплаты электронного листка нетрудоспособности, рекомендуем это сделать.

Каким способом сообщить работникам об изменениях – вправе выбрать сам работодатель.

Посоветуйте работникам зарегистрироваться на портале Госуслуг. Тогда они смогут получать информационные сообщения о своих электронных больничных. Подробности об оплате больничного они могут узнать в личном кабинете получателя услуг на сайте ФСС (lk.fss.ru).

Порядок действий работодателей, работников и ФСС

Теперь подробнее остановимся на схеме взаимодействия работодателей, работников и ФСС.

Как работодателю узнать про электронный больничный сотрудника? Итак, вначале работодатель получает информацию об открытии электронного больничного (ЭЛН) с использованием системы электронного документооборота. Кроме того, информация об открытии ЭЛН поступит в личный кабинет работника на едином портале Госуслуг. Если врач продлит, закроет или аннулирует больничный лист, ФСС также сообщит об этом работодателю и сотруднику.

Работа с электронным больничным начнется для работодателя с момента открытия его заболевшему сотруднику.

Из Информации ФСС следует такой порядок действий:

1. При оформлении ЭБ заболевшему сотруднику будет сообщен его номер. Обращаем внимание, что номер электронного больничного в 2022 году может поступить к сотруднику разными способами:

на талоне – по форме, установленной конкретным медучреждением;
в смс-сообщении;
в письме на электронную почту.

То, каким образом работник сообщает этот номер нанимателю, не регламентировано. Например, он может сделать это по телефону или переслать электронное письмо с информацией о том, что заболел и номером открытого электронного больничного.

Работодателю эта информация нужна, чтобы правильно учитывать рабочее время сотрудника. В частности, проставлять в табель неявку по болезни (уважительной причине).

Рекомендуем работодателям установить единый внутренний порядок, как именно сотрудник должен уведомлять о номере открытого ему больничного. И ознакомить сотрудников с этим новым порядком одновременно с уведомлением о переходе только на электронные больничные листы с 2022 года.

2. Работодатель может проверить и отслеживать сведения о выданном сотруднику ЭБ через ЕИИС «Соцстрах». Для этого нужен номер больничного и СНИЛС работника.

Кроме того, увидеть данные ЭБ можно и через сервис СЭДО.

Открытому, продлеваемому и закрываемому эл. больничному присваивают различные статусы. Нанимателю интересен статус электронного больничного 030: он означает, что ЭБ закрыт (сотрудник выписан), и по нему может быть произведен расчет и выплата пособия.

С сообщением о закрытии электронного больничного работодатель получает предзаполненные Фондом сведения, которые нужны для выплаты пособия. Если их не хватает, ФСС направит запрос о недостающей информации. В течение 3-х рабочих дней работодателю нужно разместить в информационной системе ФСС недостающие данные (п. 22 и 23 Правил, утв. постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010). Если ФСС прислал одни сведения, а у работодателя другая информация – данные нужно заменить.

Фонд назначит и выплатит пособие в течение 10 рабочих дней (п. 17 ст. 3 Закона от 30.04.2021 № 126-ФЗ).

Как работодателю заполнять электронный больничный

Заполнение электронного листка нетрудоспособности в 2022 году происходит по новым правилам.

В нормативных актах по порядку работы с электронными больничными в 2022 году формально не прописано заполнение раздела «Заполняется страхователем» в ЭБ. Это связано с тем, что по замыслу авторов системы ЭБ все данные для расчета пособия должны попадать в ФСС в рамках межведомственного взаимодействия – от ПФР, ЗАГС и т. д.

То есть по общему правилу работодатель сам не заполняет ЭБ, как это было ранее с бумажными больничными, в которых предусматривался специальный раздел.

Исходя из разъяснений ФСС и некоторых положений нормативки, направлять в Фонд сведения для корректного расчета больничного нанимателю всё же надо. Для таких случаев предусмотрено право ФСС направить запрос нанимателю через ЕИИС «Соцстрах». Последний не позднее 3-х рабочих дней со дня получения данных о закрытии больничного и запроса ФСС размещает нужные сведения в ЕИИС. Размещенные сведения заверяются УКЭП. Согласно Постановлению № 2010, ФСС после закрытия ЭБ может запросить целый ряд данных. Что именно, об этом далее.

В части оплаты больничных по болезни/травме это следующие сведения и данные:

о продолжительности страхового стажа застрахованного лица на день наступления временной нетрудоспособности;
о суммах выплат застрахованному лицу, с которых начислялись взносы в соцстрах у текущего работодателя и/или у других работодателей, если в расчетном периоде работник сотрудничал не с одним нанимателем;
о замене календарных лет в расчетном периоде – на основании заявления застрахованного лица;
о районном коэффициенте, используемом при исчислении пособий;
о продолжительности рабочего времени застрахованного лица – если на момент наступления страхового случая застрахованное лицо работает на условиях неполного рабочего времени (неполной рабочей недели, неполного рабочего дня);
о периодах освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты, в т. ч. о ежегодных оплачиваемых отпусках;
о периоде отстранения застрахованного лица от работы, за который не начислялась зарплата (если больничный приходится на указанный период);
о периоде заключения под стражу, административного ареста, проведения судебно-медицинской экспертизы застрахованного лица (если больничный попадает в такой период);
о периоде простоя – если временная нетрудоспособность приходится на период простоя;
о размере сохраняемой за период простоя зарплаты – если в течение него продолжается период болезни по больничному, выданному ранее;
о периоде отсутствия застрахованного лица на работе в связи с временной нетрудоспособностью;
о наступлении временной нетрудоспособности вследствие совершения застрахованным умышленного деяния, ставшего причиной;
что застрахованное лицо приступило к работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях до 1 января 2007 г. и продолжает работать в этих районах и местностях – если его страховой стаж составляет менее 8 лет (при наличии таких сведений).

В части оплаты больничных по беременности и родам (БиР):

о дате начала отпуска по беременности и родам;
о продолжительности страхового стажа застрахованного лица на день наступления отпуска по беременности и родам;
о суммах выплат аналогично «обычным» больничным;
о количестве календарных дней, приходящихся на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;
периоды освобождения от работы с полным или частичным сохранением зарплаты (аналогично больничным по болезни);
о замене календарных лет в расчетном периоде – на основании заявления застрахованного лица;
о районном коэффициенте, используемом при исчислении пособий;
о продолжительности рабочего времени застрахованного лица – если на момент наступления страхового случая оно работает на условиях неполного рабочего времени.

Кроме описанных выше случаев, работодателю может понадобиться направить в ФСС информацию и без запроса. Так поступить следует в ситуациях, когда:

нужно сформировать, дополнить или уточнить сведения о получателе пособия по больничному – например, работник принес сведения об изменении своих данных;
есть сведения, о которых в ФСС могут не знать (и не запросить) – например, работник написал заявление о замене лет в расчетном периоде или попросил учесть его заработок у другого работодателя и предоставил документы.

Направить в ФСС такие данные надо не позднее 3-х дней с даты закрытия больничного. По общему правилу их тоже заверяют УКЭП.

Если больничный по нетрудоспособности закрыт в течение 3-х дней, которые оплачивает по закону только работодатель, никакие сведения для расчета в ФСС направлять не нужно.

Сам электронный больничный лист работодатель в 2022 году не подписывает. По той причине, что он никак не участвует в его формировании.

Как работодателю хранить электронные больничные

В Информации для страхователей ФСС указал, что хранение электронных больничных с 2022 года происходит только в ЕИИС «Соцстрах».

Поэтому ни распечатывать ЭБ, ни хранить эти распечатанные копии для ФСС работодателю не нужно. Он может это делать, только если ему так удобнее по внутренним регламентам (например, в качестве первички для оплаты первых 3-х дней больничного по нетрудоспособности).

Как оплачивать электронный больничный в 2022 году

Порядок оплаты электронного больничного в 2022 году принципиально не поменялся. Работодатель по-прежнему оплачивает первые 3 дня нетрудоспособности, если ЭБ выдан по болезни или травме (не связанным с рабочей деятельностью).

Срок оплаты больничного привязан к сроку выплаты зарплаты и может быть установлен внутренним регламентом работодателя.

Отметим, что ФСС свою часть пособия по больничному выплатит, когда получит от работодателя необходимые сведения для расчета (в течение 10 рабочих дней с момента получения). Поэтому рекомендуем отслеживать закрытие больничных и получение запросов на допсведения от ФСС.

Заявление от работника на оплату ЭБ работодателю не нужно. Формально оно не нужно и ФСС. Однако некоторые территориальные отделения Фонда могут иметь свой порядок оплаты пособий по ЭБ. Поэтому рекомендуется уточнить в своем отделении ФСС, надо или не надо брать у работника заявление на оплату больничного для ФСС.

Ссли сотрудник с электронным больничным продолжал работать: как быть

Нередки ситуации, когда сотрудник обратился к врачу, ему оформили больничный лист, но, почувствовав себя лучше, он вышел на работу.

Формально имеет место нарушение предписанного врачом режима. Однако на практике ни в медучреждении, ни в ФСС об этом могут и не узнать. Как быть в таком случае работодателю? Оплачивать пособие или зарплату?

По мнению экспертов и согласно ст. 183 ТК РФ и ст. 1.3 Закона № 255-ФЗ, за отработанное время сотруднику нужно платить зарплату. Пособие по больничному предусмотрено, чтобы компенсировать человеку неполученный заработок. Если же вместо нахождения дома сотрудник на больничном работал и получил зарплату – права на пособие он не имеет.
Надо ли уведомлять о такой ситуации ФСС?

По приведенным в предыдущем абзаце причинам – надо. В случае, если период больничного превысил 3 дня, оплачиваемые работодателем.

Как оплачивать бумажные больничные в 2022 году

При переходе на новые правила образуются «переходящие» больничные, выданные по старым правилам в 2021 году и закрытые в 2022-м. Такие бумажные больничные принимаются к оплате, рассчитываются и оформляются по правилам 2021 года.

При этом продлевают открытый прошлогодний больничный в 2022 году тоже только в электронном виде. То есть продление уже попадет в ЕИИС.

Если бумажный листок нетрудоспособности выдан в 2021 году, в январе 2022 года закрыт, а затем возникла необходимость аннулирования и/или выдачи его дубликата, этот документ будет оформлен только в электронном виде (тоже в ЕИИС и по правилам 2022 года).

Ответы на вопросы про больничные в 2022 году

В течение какого срока компания должна направить документы в ФСС для выплаты больничных?

В течение трех рабочих дней со дня, когда работник сообщит организации номер закрытого больничного (п. 14 ст. 3 Закона № 126-ФЗ).

Что будет, если документы для оплаты больничного компания представит в Фонд с опозданием?

Специалисты Фонда могут оштрафовать руководителя компании на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 4 ст. 15.33, п. 4 ч. 5 ст. 28.3 КоАП).

Есть ли переходный период по больничным листам, которые открыли на бумаге до 1 января 2022 года?

Нет. Листы, открытые на бумаге, закроют в обычном порядке. Если после 1 января нужно продлить больничный, откроют новый в электронном виде.

Откуда ФСС узнает, какой стаж и заработок работника для расчета больничного?

ФСС направит работодателю предзаполненные данные для выплаты пособия. ФСС использует информацию, которая есть в его распоряжении, или будет получать информацию от других ведомств, в том числе по заработку, стажу. В течение 3-х рабочих дней работодатель должен проверить сведения, если нужно - заменить их. Если у Фонда нет сведений, он пришлет запрос. Отправить Фонду сведения нужно также в течение 3-х рабочих дней.

А как быть, если работник захочет произвести замену лет в расчетном периоде?

Если работник желает и имеет право заменить годы расчетного периода, он подает работодателю заявление. С 2022 года в законе действует правило — заменить годы и пересчитать пособие можно и после его выплаты, но не более чем за 3 года, предшествующих дню обращения работника. В этом случае на основании заявления сотрудника работодатель передает сведения о замене лет не позднее 5 рабочих дней.

Что будет, если специалисты из ФСС заметят ошибку в оформлении больничного?

Если ФСС увидит нарушения в больничном, он направит медорганизации или работодателю извещение с перечнем необходимых исправлений. Медицинская организация или страхователь обязаны скорректировать ЭЛН за 5 рабочих дней.

А если ошибку в оформлении больничного заметит не ФСС, а работодатель?

Работодатель должен сообщить о выявленной ошибке в ФСС. Работодателю не нужно самому связываться с поликлиникой или отправлять туда работника, чтобы исправить больничный лист. ФСС сам свяжется с медучреждением. Оно аннулирует ошибочный больничный и оформит дубликат (п. 67 Порядка, утв. приказом Минздрава от 23.11.2021 № 1089н). Фонд пришлет сообщение о дубликате работодателю.