Какой бланк использовать
Отчёт «Персонифицированные сведения о физических лицах» (ПСФЛ) – это форма по КНД 1151162. Её бланк, порядок заполнения и электронный формат утверждены с 2023 года приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878 в Приложениях № 2, 4 и 6 соответственно.
Кстати, этим же документом утверждена сама форма Расчета по страховым взносам (РСВ).
ПСФЛ состоят из двух листов – стандартного титульного и второго с одинаковыми блоками для сведений о физлицах.
Получив этот отчет, налоговая передаёт его данные уполномоченным органам соцзащиты и Социальному фонду, который образован с 1 января 2023 года после объединения ПФР и ФСС. Это позволяет чиновникам быстрее обновлять сведения, необходимые для предоставления пособий и адресных мер поддержки нуждающимся гражданам.
Когда сдавать
Перссведения по физлицам нужно представлять в свою ИФНС ежемесячно – не позднее 25-го числа следующего за отчетным месяца.
Значит, персведения за апрель 2023 года нужно сдать в налоговую не позднее 25 мая 2023 года. Это четверг, поэтому никаких переносов нет.
Можно ли не сдавать за апрель 2023
Нет, представить отчёт за апрель обязательно.
Согласно позиции ФНС, которая согласована с Минфином, подавать в налоговую персонифицированные сведения о физлицах не нужно только за последние месяцы расчетного (отчетного) периода. То есть за март, июнь, сентябрь и декабрь (письмо ФНС от 28.03.2023 № БС-4-11/3700).
Дело в том, что форма персонифицированных сведений о физлицах содержит показатели по ним, идентичные разделу 3 РСВ. А именно – Ф.И.О., СНИЛС, сумму выплат и иных вознаграждений:
Апрель – это первый месяц расчетного (отчетного) периода, так как идёт после окончания 1 квартала.
Поэтому расскажем, как по правилам сформировать отчет ПСФЛ за апрель 2023 года. Образец его заполнения можно посмотреть и скачать бесплатно по ссылке в конце статьи.
Кто должен заполнить и сдать
Перссведения заполняют плательщики страховых взносов (либо их представители), делающие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам. Поэтому должны отчитаться:
- организации;
- ИП;
- физлица без статуса ИП;
- адвокаты с адвокатскими кабинетами;
- частные нотариусы;
- иные частнопрактикующие специалисты.
Что включить в отчёт
Собственно, оба листа:
- титульный;
- персональные данные физлиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу в апреле.
Второй лист заполняют по количеству застрахованных – столько блоков, сколько нужно.
Кого включать в отчёт
В нём нужно отразить данные всех застрахованных лиц за апрель 2023 года. В том числе кому за этот месяц были начислены выплаты и иные вознаграждения в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров на выполнение работ, оказание услуг. А также:
- по договорам авторского заказа;
- по договорам об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности – в пользу авторов произведений (указаны в подп. 1 – 12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ);
- издательским лицензионным договорам;
- лицензионным договорам о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности (подп. 1 – 12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ). В т. ч. вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам с пользователями.
Самозанятых в отчет ПСФЛ не включают.
Облагаются выплаты взносами или нет, значения не имеет: всё равно включайте человека в отчёт.
Также см. Нужно ли включать и подавать персонифицированные сведения на директора-учредителя.
Особенности заполнения
Заметим, что в форме «Персонифицированные сведения о физлицах» (КНД 1151162) не предусмотрено отражение каких-либо кадровых мероприятий – увольнения, перевода, ликвидации и т. п. Поэтому, например, сведения об увольняемом работнике приводят в общем порядке наряду с данными по остальным физлицам. То есть внешне при заполнении – никаких отличий.
Кроме того, обратите внимание:
- если в апреле 2023 по физлицу не было начисленных выплат и иных вознаграждений, его всё равно включают в отчёт и в строке 070 проставляют прочерки;
- поле «Период, за который представляются сведения (код)» заполняют в соответствии с кодами из Приложения № 3 к Порядку заполнения персонифицированных сведений. Для апреля нужно проставить «04»;
- при первичной подаче сведений по физлицам за апрель 2023 признак аннулирования в строке 010 не проставляют;
- сведения о физлице (Ф.И.О.) указывают в соответствии с документом, удостоверяющим его личность.
Также см. Как правильно заполнить Персонифицированные сведения о физлицах.
Способы сдачи ПСФЛ
Персонифицированные сведения о физлицах можно подать в налоговую:
- на бумажном носителе – по почте, лично;
- по телекоммуникационным каналам связи с электронной подписью.
На 11 и более человек персонифицированные сведения сдают только в электронном виде по ТКС.
Куда сдавать
Рассматриваемый отчёт представляют в налоговый орган:
- по месту нахождения организации;
- по месту нахождения её обособленных подразделений, которым она открыла счета в банках и которые начисляют и делают выплаты и иные вознаграждения физлицам;
- по месту жительства физлица, делающего выплаты и иные вознаграждения физическим лицам.
Образец заполнения ПСФЛ за апрель 2023
ПРИМЕР
В ООО “Гуру” работают 3 сотрудника. В апреле 2023 года компания начислила им выплаты в размере:
- Сергееву А.А. – 110 000 руб.;
- Широковой Е.А. – 85 000 руб.;
- Симоновой С.С. – не было выплат.
Широкова 14.04.2023 уволена.
Исходя из этих условий, первый и второй лист перссведений по физлицам заполняют так: