Когда нужна замена
В соответствии с трудовым законодательством каждый работник имеет право на ежегодный отпуск в размере не менее 28 календарных дней. Право на отдых закреплено Конституцией.
Чтобы сохранить порядок в отношении очередности отпусков, работодатель ежегодно утверждает график отпусков. Все работники и работодатель в том числе обязаны соблюдать данный документ.
Ознакомиться с порядком его составления вы можете в статье «Как составить график отпусков».
Когда соблюдается график отпусков и сотрудники идут на отдых по установленной очереди, можно заранее подготовиться к периоду отсутствия работников на своих рабочих местах и сделать замещение.
Можно по-разному оформить возложение обязанностей сотрудника, который собирается в отпуск, на коллегу. Это может быть совмещение или же увеличение объема работ. Также может быть подготовлен временный перевод. Самое главное – надо проверить, нет ли ограничений для возложения обязанностей временно отсутствующего работника.
Если вовремя не найти подходящего сотрудника или ошибиться с выбором кандидатуры, может возникнуть очень серьезная проблема – когда работник уже купил билеты, спланировал свой отдых вместе с семьей, а замены ему не нашли. Есть вариант сделать отзыв из отпуска. Однако это не всегда срабатывает.
Как правильно оформить отзыв работника из отпуска, вы можете прочитать в статье «Отзываем работника из отпуска».
Далее рассмотрим ситуацию, когда замену своему работнику-отпускнику нашли и решили оформить временный перевод.
Условия для временного перевода работника
Как бы ни хотелось, не всегда можно сделать временный перевод, чтобы возложить обязанности временно отсутствующего работника на другого. Так, например, нельзя перевести для исполнения обязанностей главного бухгалтера работника-иностранца.
Также в некоторых случаях надо оформить доверенность на представление интересов компании. В ситуации с отпуском главного бухгалтера не забудьте оформить доверенность на подписание документов для налоговой инспекции, Пенсионного фонда и т. д. Если, конечно, такие полномочия были у самого главного бухгалтера.
Перевести временно для исполнения обязанностей можно только сотрудника, у которого другие трудовые функции. Либо с работником-отпускником у него одинаковые (похожие) трудовые функции, а работают они в разных подразделениях.
Например, временно перевести бухгалтера для исполнения обязанностей другого бухгалтера нельзя, если оба сотрудника работают в одном подразделении – в бухгалтерии. А вот оформить перевод для финансового менеджера можно, если он числится в финансовом отделе.
Также необходимо получить согласие работника на перевод. Это закреплено в ч. 1 ст. 72.1, ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ.
Если сотрудник-отпускник и его будущая замена работают в одном структурном подразделении или у них одинаковые должности, то вместо временного перевода сделайте возложение обязанностей. Это проводят через приказ путем совмещения должностей или увеличения объема работ. Данное правило прописано в ч. 1 и ч. 2 ст. 60.2, ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ.
Ограничения для временного перевода работника
Как было сказано выше, для оформления перевода могут быть определенные ограничения. Поэтому сначала проверьте все имеющиеся основания, а только потом оформляйте перевод.
Рассмотрим некоторые ограничения. Так, например, нельзя делать перевод:
- если у совместителя и у замещаемого сотрудника работа связана с вредными или опасными условиями труда;
- для несовершеннолетнего работника, если при переводе предусмотрен вахтовый метод работы;
- для женщин, когда замещаемая работа связана с подъемом грузов вручную, норма которых превышает допустимые для женского труда.
Если ограничений для подготовки временного перевода не нашли, можно приступать к оформлению допсоглашения. Об этом далее.
Допсоглашение к трудовому договору
Все дополнительные соглашения согласно ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ оформляют в письменном виде.
В соглашении обязательно укажите:
- дату и срок временного перевода работника;
- если у работника меняется трудовая функция, это условие следует указать. Можно прописать должность и новые обязанности сотрудника согласно должностной инструкции;
- новое подразделение – при замене структурного подразделения;
- условия по оплате труда;
- другие условия, которые меняются у работника. Например, режим рабочего времени.
Дополнительное соглашение составляют в 2-х экземплярах: одно для работодателя, второе для работника. В обоих экземплярах работник должен расписаться, а также поставить подпись в получении соглашения на руки. Это предусмотрено ч. 1 ст. 67 ТК РФ.
Пример оформления дополнительного соглашения
Чтобы было понятно, рассмотрим пример заключения допсоглашения о переводе.
ПРИМЕР
Предположим, что в АО «Магазин № 1» старшего менеджера Соколову Л.И. переводят на должность начальника торгового отдела Кравченко А.П.
Вот такая формулировка была бы в дополнительном соглашении:
«АО «Магазин № 1», именуемое в дальнейшем “Работодатель”, в лице председателя правления Савченко Игоря Васильевича, действующего на основании протокола правления № 18 от 15.10.2018 г., с одной стороны, и Соколова Людмила Ивановна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее Дополнительное соглашение (далее – Соглашение) о нижеследующем:
В связи с ежегодным оплачиваемым отпуском начальника торгового отдела Кравченко Алефтины Павловны Работник временно переводится на должность начальника торгового отдела.
Начало и окончание временного перевода: с 01.10.2020 г. по 28.10.2020 г. включительно.
В указанный период Работник исполняет обязанности в соответствии с должностной инструкцией начальника торгового отдела.
На период исполнения должностных обязанностей начальника торгового отдела Работнику устанавливается оклад 50 000 (Пятьдесят тысяч) рублей 00 копеек.
Остальные условия трудового договора от 15.08.2017 г. № 434-К остаются без изменения.
Соглашение является неотъемлемой частью трудового договора от 15.08.2017 г. № 434-К.
Соглашение составлено и подписано в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, один из которых хранится у Работодателя, другой передается Работнику.»
Приказ о переводе
Мы привыкли к тому, что на каждое изменение пишем заявление. Спешим обрадовать: заявление на замещение на время отпуска и его образец не нужны.
Приказ о переводе – тоже не обязательный документ. Его оформление не предусмотрено законодательством. Однако многие его делают, что не является нарушением. Если в компании предусмотрено делать такой приказ – можете делать, используя форму, установленную внутренним документооборотом.
Что еще нужно предусмотреть при переводе
Чтобы ситуация с отсутствие на рабочем месте сотрудника не застала врасплох, надо заранее продумать, что еще нужно сделать при оформлении замещения сотрудника.
Не забудьте про доверенность. Мы уже описывали примерную ситуацию выше. Возможно, потребуется изготовить электронный ключ подписи для отправки бухгалтерской и/или налоговой отчетности. Также ЭЦП может потребоваться при работе с системой клиент-банк или аналогичной.
Если замещаемый сотрудник – материально ответственное лицо, перед уходом в отпуск надо провести обязательную инвентаризацию имущества. Также надо передать это имущество новому сотруднику по акту, а потом провести инвентаризацию по выходу основного работника из отпуска.Не забудьте оформить или уточнить мат. ответственность заместителя!
Также могут потребоваться пропуск или ключи в определённый кабинет, склад или этаж.
Запись о переводе на время отпуска в трудовую книжку не вносят и в СЗВ-ТД не отражают.