Одна из обязанностей работодателей по отношению к сотрудникам – правильное ведение и заполнение трудовых книжек. От этого зависит дальнейший расчет стажа и пенсии, поэтому к оформлению данной документации предъявляют строгие требования, которые нужно соблюдать. Книжка – многостраничный документ с несколькими разделами. Хранится она у работодателя. Существует также особый порядок, касающийся учета книжек. Однако сотрудники, ответственные за работу с этими документами, иногда могут допускать ошибки, поскольку от них никто не застрахован даже при самом ответственном подходе. В этом случае испорченный бланк нужно будет уничтожить, и эта операция требует документального заверения с составлением соответствующего акта. Чтобы его оформить, можно использовать наш образец акта на списание трудовых книжек.
Общие особенности
По своему значению трудовая книжка – основной документ, который используют в качестве основания для вычисления стажа и расчета пенсии. Помимо обязательных разделов и страниц, которые в ней присутствуют, также могут использоваться дополнительные вкладыши – если место в каком-то разделе закончилось, но есть необходимость в продолжении записей.
Документ хранят в организации, где на данный момент трудится работник. Заполняет его работодатель.
Если человек впервые куда-то трудоустроен и пока не имеет книжки, то работодатель должен ее завести. При увольнении книжку отдают сотруднику на руки.
Также см. «Как завести трудовую книжку впервые».
Оформление списания
Ситуации, в которых по каким-то причинам может потребоваться списание книжек, достаточно редки, но иногда всё же возникают. Четкого регламента по этому поводу нет, однако сделать всё равно придется, чтобы не столкнуться с негативными последствиями в будущем.
Причиной для списания может быть порча самой книжки и ее бланка либо вкладыша. При этом обстоятельства могут быть очень разными – начиная от ошибки кадрового сотрудника и заканчивая стихийным бедствием. Например, пожаром в помещениях, где хранили книжки. В любом случае, нужно выполнить все необходимые действия и проводки по списанию трудовых книжек.
ИНФОРМАЦИЯ
При уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую их следует списать с забалансового счета – Кт 006.
Есть определенный порядок, указывающий, как именно должно проводиться списание.
Также см. «Реализация трудовых книжек сотрудникам: проводки».
Учитывая статус рассматриваемых документов, необходимо предварительно созвать специальную комиссию, которая подтвердит, что книжки действительно необходимо списать, а также проконтролирует этот процесс. При этом учтите что:
- состав комиссии не предусмотрен законодательно, поэтому организация вправе самостоятельно принимать решение по данному вопросу: для определения лиц, которые будут участвовать в комиссии, можно использовать локальные акты в качестве основания либо отдельно издать соответствующий приказ;
- комиссия проводит инвентаризацию документов, а также присутствует непосредственно во время их уничтожения;
- после окончания всех действий заполняют акт, подтверждающий эту процедуру. Можно использовать произвольную форму.
Далее показан образец акта на списание трудовых книжек:
|
Утверждаю Генеральный директор ООО «Гуру» Краснов В.В. Краснов (подпись) 01.10.2018 (дата утверждения)
АКТ о списании трудовых книжек
Составлен комиссией, назначенной приказом генерального директора ООО «Гуру» от 27.09.2018 № 032, в составе: · председателя комиссии – начальника отдела кадров И.Ю. Сидорова; · членов комиссии – начальника юридического отдела Н.Т. Марфиной; · специалиста отдела кадров – И.Н. Зотова. Настоящий Акт свидетельствует о том, что указанной комиссией в соответствии с п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», 01.10.2018 были списаны и уничтожены (измельчены с помощью шредера) следующие испорченные в результате неправильного заполнения бланки: · трудовой книжки – 1 (один) бланк (серия ТК-V № 123784); · вкладыша в трудовую книжку – 1 (один) бланк (серия AT ВТ № 441177). Комиссией подтверждена непригодность указанных бланков, вследствие чего было принято решение об их уничтожении.
Подписи членов комиссии:
Председатель комиссии Сидорова Ю.И. Сидорова (подпись)
Члены комиссии: Марфина Н.Т. Марфина (подпись)
Зотов И.Н. Зотов (подпись)
|
Для того чтобы уничтожить книжки, обычно используют специальный аппарат, который измельчает бумаги – так называемый шредер. Однако нет какого-то закона, обязывающего организацию в обязательном порядке иметь такую технику, поэтому при ее отсутствии можно воспользоваться другими вариантами. Допустимо:
- сожжение бумаг в специально отведенном месте;
- измельчение их ножницами вручную.
Также можно воспользоваться услугами специальных фирм, которые готовы уничтожить большие объемы документов.