Особенности ведения трудовых книжек и кадровых документов регламентированы трудовым правом. При приеме работника на штатную должность с ним необходимо подписать трудовой контракт. Работодатель для юридического оформления трудовых отношений издает приказ о назначении человека на вакантное место, а после фактического начала трудовой деятельности делают записи о приеме в трудовую книжку. Но если работодатель не сделал запись в трудовой книжке о приёме, переводе или увольнении, это считается грубой ошибкой, за которую нужно отвечать.
Трудовые книжки и обязательства работодателя
Юридическим лицам и ИП трудовым правом вменено в обязанность заполнение трудовых книжек по всем наемным сотрудникам. Этот формуляр выступает документом, в котором систематизированы данные о трудовой деятельности человека за все годы.
Законодательная регламентация нюансов оформления трудовых книжек выражена через:
- ТК РФ;
- Правила, изданные Правительством РФ в составе постановления от 16.04.2003 г. № 225;
- Инструкционные подборки, подготовленные Минтрудом и систематизированные в постановлении от 10.10.2003 г. № 69.
В трудовой книжке нанимателю необходимо отражать следующий набор сведений о рабочей деятельности владельца формуляра:
- данные, идентифицирующие наемного работника;
- информацию о порученной работе (наименование должности, на которую человек принят, с указанием периода пребывания на ней);
- факты внутренних и внешних переводов;
- причины увольнений;
- нематериальные виды поощрения.
Также см. «Правила заполнения трудовых книжек в 2018 году».
Работодатель не уполномочен решать, в чьи книжки вносить сведения о трудоустройстве, а чьи формуляры оставить без внимания.
Если в процессе заполнения бланка была допущена ошибка, запись необходимо признать недействительной, после чего вписывают корректные данные. Ответственность за невнесение записи в трудовую книжку предусмотрена КоАП РФ в ст. 5.27 (штраф – до 50 000 руб.).
Органы трудового контроля и надзора из жалоб и заявлений пострадавших от халатности работодателей получают информацию об ущемлении своих прав в отношении отражения нарабатываемого ими стажа в трудовых книжках.
Нормы Положения от 01.09.2012 г. № 875 предусматривают инициирование внеплановой проверки работодателя при поступлении сигнала о правонарушении. При подтверждении подозрений о наличии фактов неисполнения предприятием или ИП полного спектра обязательств в качестве работодателя, к ним применяют меры административного воздействия.
Также см. «Благодарность в трудовой книжке: образец и что дает».
Как восстановить пропущенные записи в трудовой
Пропуск записи в трудовой книжке об изменении характера трудовой деятельности гражданина или его рабочего статуса признают ошибкой нанимателя. Исправлять допущенный недочет обязан тот работодатель, по вине которого в формуляре была отражена неполная информация о трудоустройстве человека.
Если работодатель не сделал запись в трудовой книжке, основанием для внесения правок в неё не могут быть устные показания должностных лиц.
Кроме того, для каждого случая исправления ошибок необходимо издавать внутреннее распоряжение руководителя фирмы.
Когда на момент обнаружения пропуска в записях человек трудоустроен у другого работодателя, отразить недостающие данные должен уже текущий наниматель. Для этого ему необходимо документальное обоснование вносимой информации от предыдущего работодателя, допустившего ошибку.
Пропущенную запись отражают в такой последовательности:
- данные вписывают в свободные строки после последней записи;
- проставляют следующий по порядку номер записи;
- дата должна отражать фактический период актуальности пропущенной записи.
В итоге, пропуск устраняют, но с одновременным появлением неточности в виде нарушения хронологического порядка внесения записей.
Также см. «Договор найма на работу без трудовой книжки».