Прямая обязанность hr-департамента – анализ потребности компании в наборе специалистов, поиск, найм и адаптация сотрудников, обладающих необходимым уровнем квалификации и «правильными» личностными качествами. Чтобы работа была эффективной и слаженной, на предприятии принимается локальный акт – положение об отделе кадров, которое призвано организовать и упорядочить деятельность менеджеров по персоналу. Внутренний документ имеет четкую логическую структуру, которую можно разбить на семь составных частей.
Общие положения
В разделе указывается порядок создания и ликвидации подразделения, структура подчиненности, документы, которыми руководствуются в ходе работы менеджеры по персоналу.
В первой части прописывается, что решение о создании, ликвидации или реорганизации департамента принимается руководителем компании.
Отделом руководит начальник, которому подчиняются остальные сотрудники при решении внутренних вопросов. Руководитель департамента подчинен генеральному директору фирмы.
Прописывается, что в работе кадровики ориентируются на положения:
- ТК РФ;
- федеральных законов;
- подзаконных актов и инструкций, утвержденных органам власти;
- локальных актов компании;
- приказов руководства предприятия;
- штатного расписания;
- коллективного договора и т.д.
Дополнительно в первом разделе положения об отделе кадров можно указать, что для выполнения поставленных задач его сотрудники взаимодействуют с представителями других департаментов.
Задачи отдела кадров
HR-департамент – «лицо компании», потому что именно с него начинается процесс знакомства нового сотрудника с корпоративной культурой работодателя. Основные цели деятельности трудовиков – грамотная работа с имеющимися специалистами, поиск и набор новых. Они разбиваются на следующую совокупность задач:
- анализ потребности предприятия в новых кадрах;
- поиск новых сотрудников, отвечающих требованиям к уровню квалификации и личностным качествам;
- обеспечение адаптации принятых специалистов;
- ведение кадрового документооборота (прием в организацию, увольнения, выдача справок персоналу по запросам, хранение документации, ведение личных карточек);
- обеспечение соблюдения трудовых прав работников, социальных гарантий;
- организация обучения персонала;
- участие в формировании корпоративной культуры;
- анализ влияния различных факторов на производительность труда, разработка комплекса мероприятий по ее повышению;
- организация профессионального продвижения квалифицированных сотрудников и т.д.
Фирма-наниматель вправе дополнить второй раздел положения об отделе кадров собственными задачами, которые кажутся руководству актуальными на текущий момент.
Структура департамента
Количество hr-специалистов компании зависит от численности сотрудников предприятия. В больших организациях, где трудится от 100 человек, для выполнения поставленных задач нужны усилия 5-6 работников. В малых фирмах функции возлагаются на 1-2 менеджеров по персоналу.
В структуре отдела могут выделяться сотрудники, занятые следующими направлениями:
- поиск и подбор персонала;
- ведение кадрового документооборота;
- организация адаптации новых работников, повышения квалификации «старых»;
- ведение табеля учета рабочего времени и т.д.
Предполагаемая структура кадрового отдела разрабатывается его руководителем, а затем утверждается генеральным директором компании.
Функции hr-отдела
Данный раздел предназначен для описания обязанностей кадровых специалистов, необходимых для успешного решения поставленных перед ними задач. Фактически, это детализация второй части положения.
К числу возможных функций относится следующее:
- поиск специалистов на вакантные позиции;
- документальное оформление приема на работу и увольнения;
- ведение личных дел работников, заполнение трудовых книжек;
- архивирование кадровых документов;
- выдача справок, иных бумаг по запросам персонала;
- подготовка документов для пенсионного, медицинского страхования;
- разработка и применение на практике методов оценки эффективности специалистов;
- учет отработанного времени;
- анализ причины текучки кадров;
- разработка мероприятий по повышению производительность труда и т.д.
Список обязанностей формируется с учетом задач, поставленных внутренними актами компании перед отделом кадров.
Права
Чтобы эффективно справляться с поставленными задачами, кадровики предприятия должны обладать определенным набором прав. В тексте положения указываются следующие их правомочия:
- получать от других отделов компании необходимую информацию;
- давать указания другим департаментам в рамках полномочий отдела кадров;
- контролировать трудовую дисциплину на предприятии;
- обращаться к руководству с предложениями о проведении мероприятий, направленных на повышение квалификации сотрудников, укрепление корпоративной культуры;
- контролировать соблюдение трудового законодательства в компании и т.д.
Фирма формирует список правомочий с учетом задач и непосредственных обязанностей hr-департамента.
Ответственность
За выполнение поставленных задач, приказов руководства и соблюдение трудового законодательства отвечает начальник кадрового департамента. Ответственность может быть трех видов:
- административной;
- дисциплинарной;
- уголовной.
Другие сотрудники отдела отвечают за совершенные ошибки в рамках своих должностных инструкций.
Взаимодействие с другими подразделениями
Чтобы эффективно справляться со своими функциями, кадровики постоянно взаимодействуют с другими подразделениями, например:
- с бухгалтерией – представляют ей документы для начисления зарплаты, стимулирующих выплат;
- с юристами – получают от них информацию о последних изменениях законодательной базы;
- с экономическим отделом – согласуют показатели KPI, штатное расписание.
С иными департаментами кадровики взаимодействуют в рамках согласования графиков отпусков, контроля соблюдения трудовой дисциплины, учета отработанного времени и т.д. Локальный акт об hr-департаменте формализует сложившиеся трудовые отношения и закрепляет права и обязанности сторон.
Для примера вы можете скачать образец положения об отделе кадров в формате Word.