В жизни бывают разные ситуации. Иногда при отсутствии трудового стажа нужно срочно оформить отпуск авансом. В подобном случае выручает обоюдное согласие между руководителем и подчиненным. Сотрудник может взять отпуск в полном размере – 28 календарных дней или частично. Это зависит от решения директора.
Определение и особенности предоставления
Трудовой кодекс не содержит формулировки такого понятия, как отпуск авансом. Но на практике принято считать, что это отдых, предоставляемый сотруднику до истечения рабочего года.
Имейте в виду: предоставление отпуска наперед возможно только по отношению к ежегодному оплачиваемому отдыху! Все остальные нужно предоставлять своевременно. Также см. «Когда можно брать отпуска по Трудовому кодексу».
Руководитель обязан ежегодно давать своим сотрудникам основной и/или дополнительный отдых. За первый рабочий год такое право у подчиненного появляется при отработке половины трудового периода. Исключение составляют отдельные категорий граждан:
- несовершеннолетние лица;
- беременные сотрудницы;
- участники ВОВ;
- работающие по совместительству;
- воспитывающие двух и более детей;
- другие лица.
Условия предоставления отпуска авансом отличают от обычного по следующим признакам:
- Нужно точно знать, какие периоды включать в трудовой стаж.
- Оформление такого вида отдыха – это право, а не обязанность руководителя.
- Минимальная продолжительность – 14 дней.
- Не допустима замена денежной выплатой.
Для остальных категорий сотрудников отдых предоставляют пропорционально отработанной части рабочего года с согласия руководства. Для получения человек должен подать соответствующее заявление. Дату определяют с учетом утвержденного графика. Также см. «График отпусков».
Можно ли брать отпуск авансом за следующий год
Право на пользование рассматриваемым видом отдыха предоставлено без ограничений сотрудникам, проработавшим хотя бы несколько дней в новом рабочем периоде. Но оформлять отпуск за будущий год – незаконно, так как служащий не отработал за него ни одного дня!
Для работников, деятельность которых связана с вредными или опасными факторами обстановки, оформление основного или дополнительного отдыха возможно заблаговременно и в полной его продолжительности.
Компенсируется ли отпуск авансом при увольнении
Когда служащий заранее оформляет отдых, в дальнейшем он обязуется отработать положенное количество дней. Но что делать в случае расторжения трудового контракта? Имеет ли право работодатель компенсировать свой ущерб? Ответ на эти вопросы зависит от причины увольнения.
Наниматель не имеет права требовать возмещения, если работник отгулял отпуск авансом и был уволен по нижеследующим причинам:
- по согласию сторон;
- когда истек срок действия трудового договора;
- перевод к другому нанимателю;
- сокращение численности персонала;
- отказ от сотрудничества в связи с изменениями условий труда;
- неявка на работу больше 4 месяцев в связи с временной нетрудоспособностью (исключение – декретный отдых);
- направление на обучение;
- выход на пенсию;
- другие уважительные причины.
При расторжении трудового договора по другим причинам работодатель имеет право потребовать компенсацию с сотрудника, который отгулял отпуск авансом. Например, при увольнении по собственному желанию или серьезном дисциплинарном проступке. Ее можно вычесть без согласия работника.
Существует ограничение, установленное ст. 138 ТК РФ: удерживаемая сумма не должна превышать 20% зарплаты. Когда отпускные перечислены в большем размере или оплаты труда недостаточно для удержания, нужно договариваться с работником о возврате денег. Он может написать заявление о своем согласии с принимаемым решением.
Как взять отпуск авансом
Оформлением занимается кадровый специалист или бухгалтер с учетом норм законодательства. Соблюдать требования нужно обязательно, чтобы при возникновении разногласий были документальные подтверждения факта предоставления преждевременного отдыха.
В рассматриваемой ситуации процедура идет по стандартной схеме. Сотрудник пишет заявление на отпуск авансом, адресованное руководителю. В нем он указывает:
- желаемую продолжительность – минимум 14 дней;
- дату и свою подпись;
- причину, повлиявшую на решение (не обязательно).
ПРИМЕР
В фирму ООО «ИМИКОР-Сибирь» 16.05.2016 был устроен Хрусталев на должность ведущего менеджера проекта. Отработав 19 дней, сотруднику срочно понадобился отпуск по семейным обстоятельствам с 13 июня на 14 дней.
На имя директора он составил такой документ – заявление о досрочном ежегодном отпуске.
Если работодатель удовлетворяет просьбу сотруднику и дает отпуск авансом, издают приказ. Документ заполняют по унифицированной форме Т-6. Затем обе стороны его подписывают. Также см. «Образец приказа на отпуск».
Расчет оплаты отдыха
Все положенные суммы определяют на основании среднего дневного заработка и фактически отработанного времени. Расчет производят в следующем порядке. Также см. «Расчет отпуска в 2016 году: примеры».
- Определяем среднемесячную зарплату по формуле:
- Рассчитываем среднедневную зарплату:
- Определяем размер начисляемых отпускных (ОТПнач.). Он будет равен:
- Удерживаем подоходный налог (13%) с начисленных отпускных:
- Сумма денежных выплат составит:
ЗПср.мес. – среднемесячная оплата труда;
ЗП1, ЗП2 – зарплата за каждый месяц работы;
N – количество отработанных месяцев.
ЗПср.д. – средняя дневная з/п;
29,3 – среднее количество дней в одном месяце.
Д – продолжительность отдыха (дни).
ПРИМЕР (ПРОДОЛЖЕНИЕ)
Ведущий менеджер проекта Хрусталев брал отпуск авансом с 13 июня 2016 года на 14 календарных дней. Среднемесячная зарплата равна 27 300 руб. Требуется определить размер отпускных к выплате этому сотруднику.
Решение.
- Вычислим среднедневную зарплату по формуле:
- Определим размер начисляемых отпускных:
- Удерживаемый подоходный налог будет равен:
В итоге, менеджер проекта Хрусталев получит на руки отпускные в размере 11 352 руб. (13 048 – 1696).
Предположим, что предоставленный авансом отпуск использован сотрудником, а в дальнейшем он уволился по причине:
- А) призыва на военную службу;
- Б) по собственному желанию.
Может ли руководитель ООО «ИМИКОР-Сибирь» получить денежное возмещение? Если да, тогда в каком размере?
Решение.
- А) Призыв на военную службу
Это уважительная причина расторжения договора, поэтому не служит основанием для взыскания компенсации (ч. 1 ст. 83 ТК РФ). После увольнения Хрусталева требовать возместить денежные средства не нужно.
- Б) Прерывание сотрудничества по инициативе работника
Это является основанием возврата отпускных. Компания должна удержать с последней зарплаты сумму для погашения задолженности за неотработанные дни отпуска в размере: 13 048 х 20% = 2609 руб.
При предоставлении сотруднику отпуска авансом возникает риск потерять выплаченные деньги. Поэтому при обращении организации в суд нужно подготовить достоверные и убедительные доказательства неправомерности позиции работника, так как нередко суд встает на его сторону.